La comunicazione in azienda diventa immediata
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Nella società attuale il dinamismo diventa sempre più fattore distintivo e fondamentale per la buona riuscita di ogni impresa. La velocità dello scambio di informazioni viene considerata sempre più un elemento determinante per questo fine. Lo scambio di email non è più sufficiente per veicolare le informazioni in tempo reale ed è allora che i sistemi di messaggistica immediata, subentrano e vengono utilizzati sempre più spesso sia per motivi professionali sia, talvolta, personali. L’Instant Messaging (IM) nasce e si sviluppa per migliorare la comunicazione tra dipendenti aziendali, favorendo il lavoro di squadra anche se lavorano a chilometri di distanza. L’IM permette di collegare contemporaneamente più elementi di una stessa azienda che possono comunicare immediatamente ogni loro idea senza distrarsi dal lavoro su cui si stanno concentrando. Le soluzioni Microsoft per la comunicazione immediataMicrosoft mette a disposizione per gli utenti Windows due client per la comunicazione immediata: Windows Live Messenger e Microsoft Office Communicator. I due software, in apparenza molto simili, hanno in realtà caratteristiche ben diverse tra loro e sono improntati a due segmenti di mercato ben distinti: il primo è indirizzato prevalentemente ad un’utenza di tipo consumer e alla piccola azienda, mentre il secondo più si adatta all’utilizzo in aziende di qualsiasi dimensione grazie alla sua scalabilità e alle funzioni di integrazione con i server Microsoft e alle applicazioni Microsoft Office System. Perché scegliere Windows Live MessengerWindows Live Messenger è un client gratuito e di largo utilizzo fra le piccole imprese e i liberi professionisti. Facile da installare: necessita solo di un computer con sistema operativo Windows XP (o superiore), di una connessione ad internet sempre attiva e di un Windows Live ID. Con Windows Live Messenger è possibile comunicare con i propri colleghi tramite messaggi istantanei, effettuare videochiamate e inviare sms. Il modulo Windows Live call permette di effettuare chiamate VOIP a telefoni fissi o mobili in tutto il mondo con tariffe competitive ed è possibile trovare sul mercato apparecchi telefonici ideati per sfruttare il sistema VOIP di Windows Live Messenger per effettuare conversazioni telefoniche in maniera tradizionale. Appoggiandosi a Windows Messenger è possibile inoltre effettuare e ricevere inviti di Assistenza Remota, prendendo il possesso del PC dell’utente con cui si è in contatto ed effettuare delle verifiche da remoto oltre alla possibilità di mostrare il proprio desktop tramite la funzione di condivisione applicazioni. E’ inoltre possibile scambiare file (in modo sicuro grazie all’integrazione fra Windows Live Messenger e l’antivirus già presente nel PC) in due diversi modi: tramite l’invio di file singoli oppure condividendo una cartella intera con la funzionalità “Cartelle Condivise”. La condivisione consiste in una vera e propria sincronizzazione fra i file, permettendo ad entrambe le parti di modificare il file condiviso e aggiornalo automaticamente anche sul PC dell’altro contatto. Windows Live Messenger, dalle ultime versioni, ha allargato la possibilità di contattare, oltre gli utenti appartenenti al proprio network MSN® Messenger, anche gli utenti Yahoo!® e, per alcuni paesi, anche gli utenti Vodafone. Limite di Windows Live Messenger è quello che per poter funzionare è necessaria una costante connessione ai server Messenger esterni messi a disposizione da Microsoft. Perché scegliere Office CommunicatorOffice Communicator è un client di comunicazione davvero completo. Oltre alle funzionalità di Windows Live Messenger ne ha altre di alto interesse per un utilizzo prettamente aziendale come ad esempio la connessione ai server Exchange. Si appoggia innanzitutto a Microsoft Live Communications Server, la soluzione server per la messaggistica offerta da Microsoft, attraverso il quale è possibile mantenere le conversazioni all’interno della propria rete aziendale senza bisogno, come accade in Windows Live Messenger, di far veicolare i dati all’esterno. Col sistema Live Communications Server si hanno due vantaggi fondamentali:
Le comunicazioni tramite Windows Live Communications Server viaggiano crittografate garantendo così una maggior sicurezza in caso di intrusioni aziendali; sempre nell’ambito della sicurezza è possibile mantenere, grazie all’integrazione con SQL Server, uno storico di tutte le conversazioni in un unico database centralizzato con la possibilità di effettuare ricerche all’interno dei registri. Altro grande vantaggio del sistema Windows Live Communications Server è quello di potersi interfacciare a centralini telefonici PBX permettendo così di avviare da Office Communicator una telefonata che verrà rediretta automaticamente al proprio telefono aziendale. In questo modo l’integrazione tra telefonia tradizionale e VOIP è sempre più trasparente per l’utente finale, non obbligandolo ad avere più apparati telefonici per ogni sistema e velocizzando la composizione telefonica attraverso un semplice click. Office Communicator si integra con Microsoft Office Live Meeting dando la possibilità di effettuare vere e proprie riunioni in real-time coi propri colleghi ovunque si trovino, attraverso il sistema di video-conferenza e con la possibilità di condividere documenti Office in lettura e modifica. Office Communicator permette infine di instaurare conversazioni, oltre che con gli utenti appartenenti alla propria azienda anche con utenti appartenenti ai network MSN® Messenger, AOL® Instant Messenger™ e Yahoo!®.
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La messaggistica immediata è un modo molto efficiente di rimanere in contatto con i collaboratori quando si lavora da casa, mentre gli altri si trovano in ufficio. Se si lavora in remoto, la messaggistica immediata fornisce anche un modo per dimostrare il proprio stato durante il giorno, in quanto le persone non possono passare davanti all'ufficio per controllare se si è alla propria scrivania.
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