Non è raro che il tempo occorso a pianificare una riunione superi la durata della riunione stessa. Le riunioni possono rappresentare un fattore vitale per la maggior parte delle aziende di oggi. Ciò nonostante la loro pianificazione si rivela spesso una preoccupante occasione di dispersione della produttività.

	SUGGERIMENTO: con un telefono, un PC e una connessione Internet potete condurre sessioni di collaborazione interattive su Internet. Ulteriori informazioni Microsoft Office Live Meeting.

Il modo di organizzare le riunioni aziendali può essere il più vario. Eccone alcuni esempi:

Riunione indetta dal responsabile. Il responsabile annuncia che la riunione si terrà il tal giorno alla data ora e i partecipanti dovranno fare in modo di essere presenti e puntuali. Può essere una modalità efficace; tuttavia, i vari partecipanti dovranno adoperarsi per riorganizzare la propria agenda in modo da fare spazio alla riunione.

Riunione concordata ufficio per ufficio. Colui che desidera indire la riunione visita i vari uffici per sondare la disponibilità dei colleghi. Una volta individuati un giorno e un'ora appropriati per tutti, li comunica ai partecipanti. Ma a quel punto, qualcuno potrebbe avere pianificato altri appuntamenti per quell'intervallo di tempo e sarà necessario ricominciare a vagliare le possibilità.

Riunione concordata per posta elettronica. L'organizzatore invia un messaggio di posta elettronica in cui propone la riunione e un paio di date possibili, chiedendo ai destinatari di rispondere indicando quella preferita. Se tutti rispondono al messaggio tempestivamente e sono d'accordo sulla stessa data tra quelle proposte, il metodo risulterà efficace.

Il problema è che, se l'azienda non ha un server o un sistema automatico di pianificazione in tempo reale, l'organizzazione della riunione può rivelarsi un'enorme perdita di tempo che, alla fine, si sarebbe potuto investire con maggior profitto.

Esiste però la soluzione. La maggior parte delle aziende moderne si affida a Microsoft Office per la creazione di documenti, l'invio e la ricezione di posta elettronica e la realizzazione di presentazioni, fogli di calcolo e materiali di marketing. Molte di esse non vanno oltre le funzioni elementari, senza sfruttare funzionalità meno note ma di straordinaria utilità. Alcune di tali funzionalità possono migliorare significativamente la gestione del tempo.

Verifica della disponibilità degli altri utenti
Office Small Business Edition 2003 e Small Business Server 2003 includono opzioni di pianificazione avanzate in grado di facilitare enormemente l'organizzazione delle riunioni. Tali opzioni comprendono:

La visualizzazione di più calendari. In Outlook 2003 è possibile visualizzare più calendari accanto al calendario principale. Quando si desidera pianificare una riunione, è sufficiente richiamare i calendari degli altri membri del team che vi dovranno partecipare. I calendari sono colorati ed etichettati per velocizzare il confronto delle varie pianificazioni e pianificare efficacemente riunioni, eventi speciali o ferie. Una volta aperto, il calendario di un altro utente può essere facilmente visualizzato o nascosto.

Aree di lavoro riunioni
Questa nuovissima funzionalità di Outlook 2003 consente di pianificare e organizzare riunioni archiviando e condividendo agende, immagini, collegamenti a documenti, elenchi di partecipanti e altra documentazione in posizioni accessibili da tutti. Le aree di lavoro riunioni possono essere create automaticamente quando si inviano inviti per riunioni da Outlook 2003. Per l'utilizzo della funzionalità è richiesta anche l'esecuzione di Microsoft Small Business Server 2003 con Windows SharePoint Services.

Verifica della disponibilità in linea
Office 2003 consente di pianificare più agevolmente le riunioni con utenti di Outlook che non condividono un server di Microsoft Exchange semplicemente fornendo informazioni sulla disponibilità in Internet. Una soluzione ideale per gestire le pianificazioni con i dipendenti remoti e i rappresentanti di altre aziende con cui ci si incontra frequentemente. Per utilizzare il servizio Disponibilità (su Internet) Microsoft Office:

• Aprire Outlook e fare clic su Calendario
  
  
• Scegliere il menu Azioni
  
  
• Fare clic su Pianifica riunione
  
  
• Aggiungere i partecipanti scegliendo Aggiungi altri e selezionando i contatti dalla Rubrica o digitandone il nome e l'indirizzo di posta elettronica negli appositi spazi
  
  
• Quando si aggiunge un partecipante, verrà visualizzata una finestra di dialogo che richiede l'iscrizione al servizio Disponibilità (su Internet) Microsoft Office. Scegliere Iscrizione e attenersi alle istruzioni visualizzate sulla pagina Web per configurare le informazioni di disponibilità
  
  
• Completare la compilazione dei campi sulla riunione. Quando la convocazione di riunione verrà inviata agli utenti non ancora iscritti al servizio, verrà loro offerta l'opportunità di procedere all'iscrizione
  
  

Le informazioni del servizio Disponibilità (su Internet) Microsoft Office vengono utilizzate per visualizzare la disponibilità dei partecipanti nelle convocazioni di riunioni di Outlook, per quanto sia possibile anche verificarle su Web. Misure a protezione della privacy:

• Non vengono raccolte informazioni su sedi o attività delle persone
  
  
• Solo i membri del servizio possono parteciparvi
  
  
• Solo i membri autorizzati dall'utente possono accedere alle sue informazioni di disponibilità
  
  

Le riunioni sono un elemento di indubbia rilevanza strategica per la maggior parte delle attività aziendali. Una pianificazione efficiente a garanzia della loro produttività è un primo, fondamentale passo nella giusta direzione.