Quando si passa dal fisso al portatile, dal telefono al cellulare, dall'ufficio a una stanza d'albergo, tutto cambia.

A volte in meglio: finalmente fuori dalle quattro mura e liberi di andare dove porta il lavoro.

	SUGGERIMENTO: quando si viaggia è possibile modificare rapidamente il fuso orario del calendario di Outlook 2003. È sufficiente modificare la visualizzazione del calendario in Giorno o Settimana lavorativa, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla barra oraria e scegliere Cambia fuso orario.

A volte, però, il viaggio può essere fonte di problemi e difficoltà. La produttività può venire fortemente compromessa da ambienti non familiari e da strumenti con cui non ci si sente a proprio agio. L'innaturale postura cui sono costrette le mani sull'esigua tastiera miniaturizzata di certi portatili o persino la sensazione del microfonino sul colletto sono sufficienti, talvolta, a turbare l'equilibrio indispensabile per condurre a buon fine un lavoro.

Di seguito vengono delineati quattro imperativi categorici per la gestione dell'ufficio mobile ed elencati gli strumenti di ultima generazione che consentono di incrementare la produttività di chi è in viaggio.

1. Il software appropriato
   Non è sufficiente scaricare le applicazioni necessarie sul portatile o sul palmare. È fondamentale sapere anche se un dato programma è adatto o meno all'impiego da "ufficio mobile". Ad esempio, il programma di posta elettronica di cui si dispone è stato espressamente prodotto per l'utilizzo in viaggio o è un adattamento di un'applicazione nata per gruppi di lavoro aziendali? I programmi caricati sul portatile si integrano bene o tendono invece a bloccarsi quando il processore è utilizzato in maniera intensiva?
   
   Sono considerazioni che, poco usuali per dipendenti abituati a lavorare in ufficio, possono trasformarsi in problemi concreti quando ci si sposta. Lo sa molto bene Tab Stone, un medico di Los Angeles. Di recente, prima di partire per un viaggio, Stone aveva installato sul portatile un nuovo programma di posta elettronica, che tuttavia non era adatto a un utilizzo in condizioni di mobilità. Al momento cruciale, scoprì infatti che l'applicazione non funzionava sul suo portatile. Dovette così disinstallarla rapidamente prima del volo, ma tale processo provocò anche la disabilitazione del programma di posta elettronica di riserva. La conseguenza fu che non poté scaricare alcun messaggio sul PC. "Non potei correggere gli eventuali file danneggiati né con il download di nuovi componenti né con una copia scaricata da Internet" ricorda Stone.
   
   Gli ultimi ritrovati: i programmi per la gestione dei contatti consentono di integrare i dati con il palmare, in modo da poter scaricare e sincronizzare contatti, appuntamenti del calendario e note su PalmPilot o su Pocket PC. Per coloro che si spostano per lavoro e non possono utilizzare il portatile o preferiscono lavorare da un desktop, una volta a destinazione, esiste anche una versione Web.
   
   Nell'immediato futuro: ci si può attendere un'integrazione ancora maggiore tra le applicazioni per utenti senza fili. I gestori di contatti stanno già assumendo il ruolo di programma di posta elettronica, rubrica e database. Il passaggio successivo sarà migliorare l'accessibilità agli utenti di cellulari o palmari senza fili.
   
   
2. L'hardware appropriato
   Il prodotto giusto non è dunque l'ultimo grido in fatto di portatili, ma l'hardware concepito espressamente per essere utilizzato in viaggio. Prendiamone atto: molti degli strumenti da cui i professionisti mobili dipendono non sono progettati appositamente per i viaggiatori. Quando, ad esempio, durante un recente volo, la batteria del portatile di Joachim Martin si scaricò, un gentile membro del personale si offrì di ricaricargliela utilizzando una presa "segreta" sita in coda all'aereo. "La batteria si ricaricò" ricorda lo sviluppatore di software, "ma quando arrivai a casa era totalmente inutilizzabile". L'alimentatore dovette essere sostituito. Si può dare la colpa alla compagnia aerea, al produttore della batteria o persino allo sfortunato viaggiatore per la negligenza, ma questo genere di cose accade spesso. Non sempre le prese telefoniche sono quelle giuste, altrettanto dicasi per le prese di corrente. Un gran numero di strumenti a cui ci affidiamo sono inadatti ai viaggi, poco pratici o entrambe le cose.
   
   Gli ultimi ritrovati: alcuni produttori di hardware vanno incontro alla richiesta di hardware adatto all'utilizzo in viaggio tramite accessori come la tastiera Stowaway XT. Grande impressione ha suscitato anche il Super Mini Optical Mouse Atek, che consente di superare le barriere imposte dal puntatore del portatile, senza costringere le dita a movimenti innaturali.
   
   Nell'immediato futuro: via via che la convergenza tra cellulari, PC e palmari si perfeziona, non sorprenderebbe vedere periferiche che offrono il comfort ergonomico di un desktop e la portabilità di un palmare. Molti professionisti mobili non potrebbero chiedere di meglio.
   
   
3. Le connessioni appropriate
   È oramai assodato che la connettività è tutto per l'ufficio mobile.
   
   Ricordate Stone, il medico rimasto senza posta elettronica? Alla fine riuscì ad accedere ai messaggi tramite una connessione Web tutt'altro che semplice da gestire. Anche Spencer Field, recentemente tornato da un viaggio a Melbourne, ha qualcosa da raccontare sui problemi della posta elettronica. Appena arrivato, scoprì che i numeri di accesso al provider di servizi Internet (ISP) non funzionavano. "Pensai che probabilmente avrei dovuto dire addio all'accesso in linea", racconta. "Come estremo tentativo, mi sgranchii le dita e mi misi a sfogliare di buona lena le pagine gialle di Melbourne alla ricerca di un ISP locale." Field ne trovò uno e sottoscrisse un abbonamento di posta elettronica per la durata di un mese, in modo da avere accesso ai numeri locali lungo tutto il suo percorso di viaggio.
   
   Le connessioni Internet non sono però l'unica cosa rilevante per chi lavora viaggiando. Altro elemento vitale è la possibilità di collegarsi ad altre periferiche, quali cellulari, PDA e laptop. Tecnologie emergenti quali Bluetooth, un protocollo senza fili a corto raggio, consentono di comunicare con altre periferiche ovunque ci si trovi senza l'uso di cavi.
   
   Gli ultimi ritrovati: secondo quanto rileva un recente studio AT&T, la barriera principale a un'operatività efficiente da postazioni remote è la mancata disponibilità di un accesso a una connessione di dati ad alta velocità. Reti senza fili superveloci stanno nascendo un po' ovunque: negli alberghi, nelle sale d'attesa degli aeroporti, nei caffè. E, anche se Bluetooth ha conosciuto un incerto debutto, il concetto di fondo è assolutamente valido: liberarsi dei fili.
   
   Nell'immediato futuro: non ci vorrà molto prima che la copertura Wi-Fi per cellulari sia praticamente totale e che la maggior parte delle periferiche supporti Bluetooth. Musica per le orecchie di chi opera nell'ufficio mobile.
   
   
4. Le applicazioni Web appropriate
   Le applicazioni Web sono talmente importanti per l'ufficio mobile che meritano una sezione dedicata, per quanto tecnicamente possano essere ricondotte all'argomento "software". Per un lavoratore mobile, il Web è uno dei mezzi più efficienti per accedere a un sistema back office, a un'Intranet o a un database.
   
   Il mio ISP offre un'applicazione rudimentale che mi consente di controllare tutti i miei account di posta elettronica dal Web. Non ricordo nemmeno quante volte ho dovuto farvi ricorso perché il mio programma di posta elettronica non funzionava correttamente. Mi ricordo però perfettamente come è andata l'ultima volta. Ero bloccato in una riunione fuori città e il mio account di posta elettronica aveva subito un attacco spam con migliaia di messaggi indesiderati per scaricare i quali mi sarebbero occorse ore. Effettuai così l'accesso tramite Web e li eliminai completamente in qualche secondo. Non fosse stato per l'applicazione Web, starei ancora scaricando quella mole di spam.
   
   Gli ultimi ritrovati: una delle applicazioni Web più innovative è GoToMyPC, che consente di accedere al desktop di casa o dell'ufficio tramite il Web. Altre applicazioni utili per gli utenti mobili sono i servizi di conferenze Web quali Microsoft Office Live Meeting. Tra le chicche di questa applicazione: l'integrazione di conferenze Web e audio nelle cosiddette aree di riunione "virtuali".
   
   Nell'immediato futuro: ci si può ragionevolmente attendere che tali applicazioni diventino più economiche, più affidabili e ancora più sofisticate.