Per diventare dei viaggiatori migliori, è meglio evitare di leggere alcuni di quei manuali scritti dai professionisti in poltrona.

	SUGGERIMENTO: in caso di perdita di dati, a cosa serve sapere se la causa è il caffè versato sul portatile durante un viaggio di affari o un attacco proveniente dalla rete? I dati sono comunque perduti. Office 2003 offre nuove funzionalità per ridurre al minimo il rischio di perdite accidentali di dati.

Basta accendere il portatile e avviare Microsoft Outlook. Sì, sto proprio parlando dell'onnipresente applicazione per la gestione della posta elettronica e delle pianificazioni e che consente di eseguire alcune attività di elaborazione testi.

Sfruttare al meglio il portatile
Solitamente questa applicazione è installata sul portatile di un professionista in viaggio. Riguardo a quest'ultimo punto, una recente indagine condotta da Harris Interactive ha infatti rilevato che oltre uno su quattro proprietari di portatili afferma che il suo computer è "uno degli oggetti che più ama" e quasi un terzo dichiara di aver rimpianto di non averlo portato con sé nei viaggi e di essere tornato indietro a prenderlo in almeno un'occasione.

Outlook è per i viaggiatori come una graffetta nelle mani di MacGyver: consente di fare molto di più di quello che si pensi. Le mie scuse ai lettori che non conoscono questo telefilm che era in voga negli anni Ottanta e Novanta.

Utilizzo della funzionalità di pianificazione per un viaggio
Marielle Barnes, un consulente indiano di Bangalore, conta sulla funzionalità di pianificazione di Outlook per far funzionare al meglio i suoi viaggi. "Per tenere in ordine il mio elenco delle attività da svolgere utilizzo il Task Manager", spiega. "Organizzo le attività per città e tipo di funzione, in modo che le varie voci siano raggruppate e possa quindi completarle in modo efficiente." In alternativa potrebbe organizzare il suo itinerario su un calendario o un palmare. Ma visto che il portatile la accompagna ovunque nei suoi viaggi, perché non utilizzarlo? (A maggior ragione, visto che presenta uno schermo più grande di quello di un palmare.)

Per accedere alla posta elettronica da un telefono Robert Hanson si affida ad Outlook e a un'applicazione di un altro produttore chiamata Xpressions. Una funzionalità davvero ingegnosa nell'eventualità in cui si dimentichi il portatile in hotel. "Outlook mi ha consentito di risparmiare il denaro di un biglietto aereo rilevando che avevo prenotato un biglietto non rimborsabile per partecipare a una riunione che era stata annullata", afferma Hanson di Wilmington, Delaware. "Sono così riuscito ad annullare la prenotazione senza dover pagare alcuna penale."

Outlook ha tirato fuori dai guai anche me in varie occasioni.

La mia funzionalità preferita è Contact Manager, che mi ha salvato molte più volte di quanto non voglia ammettere. Come? Solitamente stampo un itinerario completo con i numeri di telefono prima di partire per un viaggio. Chiamatemi conservatore, ma con un pezzo di carta in mano non ci si deve preoccupare delle batterie. Essendo irrimediabilmente sbadato, il programma è andato perduto varie volte. Fortunatamente Outlook mi ha consentito di recuperare indirizzi e numeri di telefono senza dover disfare completamente il bagaglio nel mezzo dell'aerostazione.

Un aggiornamento utile per chi viaggia
Affermare che Outlook non sia stato in passato adeguatamente apprezzato dagli amanti dei viaggi potrebbe essere riduttivo. Ma le cose stanno cambiando. Microsoft Outlook 2003 è stato concepito con un occhio molto più attento ai viaggiatori.

Ecco alcune pratiche funzionalità.

• Ricerche rapide. Outlook facilita la gestione di tutti i messaggi di posta elettronica che si ricevono in viaggio. Le nuove Cartelle ricerche (cartelle "virtuali" che contengono visualizzazioni di tutti gli elementi della posta elettronica che rispondo a criteri specifici) consentono di separare ripidamente i messaggi importanti da quelli che si desidera ignorare. Le Cartelle ricerche consentono inoltre di assegnare delle priorità ai messaggi, al fine di evitare perdite di tempo con lo spamming.
  
  
• Eliminazione della posta indesiderata. Parlando di spamming, la nuova cartella Posta indesiderata consente di separare la maggior parte dei messaggi indesiderati utilizzando un'apposita cartella e mantenendo in ordine la posta in arrivo.
  
  
• Lavorare senza rete. Se si utilizza un account di posta elettronica gestito da un server di Microsoft Exchange, è possibile lavorare fuori rete quando non si è in ufficio o se la connessione è troppo lenta. Outlook proverà a connettersi al server soltanto quando l'utente lo richiede o quando si seleziona il comando "Invia/Ricevi".
  
  
• Estrazione dei contatti di affari. La nuova funzionalità Business Contact Manager integrata in Outlook trasforma la rubrica in un potente strumento che consente di creare, tenere traccia e gestire contatti di affari e opportunità di vendita. Forse la caratteristica migliore di Business Contact Manager sta nel fatto che è intuitivo proprio come il caro vecchio Outlook e quindi non è necessario dedicare ore al manuale per poterlo utilizzare.
  
  

Il nuovo look di Outlook 2003
L'ultima versione di Outlook potrebbe essere vista come lo scambio di un cacciavite con un utensile elettrico. Entrambi gli aggeggi funzionano bene, ma l'avvitatore fa colpo. Infatti il nuovo look e le icone di Outlook hanno suscitato l'invidia dei miei amici che utilizzano le versioni precedenti.

Ma soprattutto Outlook 2003 e il nuovo componente Business Contact Manager promettono una maggiore produttività in viaggio.

In quanto autore di una newsletter di viaggi via posta elettronica, sono rimasto molto colpito dalla funzionalità integrata che consente di inviare messaggi personalizzati a contatti prestabiliti utilizzando List Builder. In un'era in cui i clienti sono sempre meno propensi ad accettare una scusa del tipo "Ero in viaggio" come giustificazione per non aver rispettato le scadenze, si tratta di una funzionalità che probabilmente mi aiuterà a conservare i miei clienti. E probabilmente a trovarne di nuovi.

Con Outlook 2003 la curva di apprendimento è rapida per alcune funzioni, anche se devo ancora scoprire come procedere affinché il riquadro di navigazione si adatti alle mie esigenze. Gli utenti delle versioni precedenti di Outlook dovranno lavorare un po' per adattarlo.

Ma non ci vorrà molto per imbrigliarlo. E, quando ci riuscirete, questa nuova versione diventerà una ragione ancora più importante (se dovesse essere necessaria) per farvi accompagnare nei vostri viaggi dal portatile.