La maggior parte degli utenti sfrutta in minima parte le funzionalità incorporate nelle applicazioni di cui dispone. In generale, si fossilizza su quelle ritenute più utili e non va oltre. |  | SUGGERIMENTO:
è possibile impostare Word affinché esegua il controllo ortografico e grammaticale durante la digitazione. Prima di tutto, accertarsi che le opzioni del controllo ortografico e grammaticale automatico siano attivate. Nel menu Strumenti, fare clic su Opzioni e scegliere la scheda Ortografia e grammatica. Selezionare le caselle di controllo Controlla ortografia durante la digitazione e Controllo grammaticale durante la digitazione. Digitare il testo che si desidera. Fare clic con il pulsante destro del mouse su una parola con la sottolineatura rossa ondulata e scegliere l'opzione o una delle parole suggerite. | |
Ecco cinque funzionalità di Microsoft Word, l'elaboratore di testi della suite Microsoft Office, il cui regolare utilizzo nel lavoro consentirà di risparmiare tempo e denaro. - Creazione e progettazione di documenti intestati, scegliendo fra una vasta raccolta di ClipArt gratuite di Microsoft
Non c'è azienda che possa fare a meno della carta intestata. Una volta stabilita la struttura desiderata, invece di acquistarne enormi quantità a prezzi elevati, è possibile creare un documento intestato in Microsoft Word e salvarlo come modello da utilizzare correntemente.
Non è necessario che l'intestazione sia complicata: ad esempio, può includere semplicemente la denominazione, l'indirizzo e il numero di telefono della società. In Word è disponibile un'ampia gamma di caratteri, la cui dimensione può essere regolata a piacimento.
È anche possibile aggiungere immagini alla carta intestata. Ad esempio acquisire il logo aziendale con lo scanner e inserirlo nel modello di intestazione è estremamente semplice. In alternativa, è disponibile un'altra soluzione.
Microsoft distribuisce una vasta raccolta di ClipArt gratuite. Se si vuole inserire un fiore, ad esempio, Microsoft offre più di 1.000 illustrazioni con motivi floreali. Le illustrazioni sono disponibili nella Raccolta ClipArt di Microsoft Office per gli utenti registrati di Word.
Microsoft offre inoltre modelli gratuiti per lettere, etichette e moduli, disponibili nell'apposita raccolta. La maggior parte di essi sono utilizzabili in Word, alcuni invece richiedono altri programmi. Per l'utilizzo dei modelli per la gestione dei progetti, ad esempio, è necessario Microsoft Project 2000 o versione successiva.
- Invio della stessa lettera a più destinatari senza inserire ripetutamente gli indirizzi
A volte è necessario inviare un messaggio promozionale a tutti i clienti o diffondere un comunicato al personale. Invece di scoraggiarsi, sarà sufficiente affidarsi alla funzionalità Stampa unione di Word e tutto sarà più semplice.
In sostanza, per questa funzionalità viene utilizzato un elenco di nomi e di indirizzi contenuti in una tabella. La tabella può essere creata in Word stesso, in Microsoft Access o persino in Microsoft Outlook. Tutti questi programmi fanno parte di Microsoft Office.
Naturalmente, per sfruttare al meglio la Stampa unione, sarà opportuna un'appropriata pianificazione. Se è necessario un database, Access è senz'altro la soluzione migliore, anche se Excel – un altro componente di Microsoft Office – consente un apprendimento più rapido. Perciò, anche se qui viene utilizzato Excel a titolo d'esempio, ricordate che le scelte a disposizione sono varie.
Il processo inizia con la redazione della lettera. Dal momento che la stessa lettera è diretta a tutti i destinatari, non è possibile personalizzarla. Redigere il testo, lasciando lo spazio per l'indirizzo del destinatario e per la formula di apertura.
Quando si imposta il foglio di Excel, è necessario inserire il nome e l'indirizzo del destinatario. Inoltre, è necessario aggiungere un campo per la formula di apertura. Se, ad esempio, Claudio Balsamo è uno dei destinatari della lettera, è possibile aprire la lettera con "Gentile Claudio". Se il rapporto con il dottor Claudio Balsamo è più formale, la formula potrà essere "Gentile dott. Balsamo". I nomi inseriti nella colonna Apertura saranno pertanto "Claudio" o "dott. Balsamo".
In seguito, aprire la lettera. Scegliere Lettere e indirizzi dal menu Strumenti, quindi Stampa unione. Attenersi alle istruzioni della procedura guidata visualizzate sul lato destro dello schermo. Per selezionare i destinatari della lettera, scorrere l'elenco di contatti in Excel, Outlook o altro database.
Oltre alle lettere, utilizzando Stampa unione è possibile applicare gli indirizzi su buste ed etichette.
- Aggiunta di una filigrana a un documento per contrassegnarlo come bozza
Se si sta distribuendo una bozza al personale e si vuole evitare che venga erroneamente considerata come documento finale, una soluzione efficace è l'aggiunta di una filigrana su cui sia scritto "Bozza", "Riservato", "Esempio" o quant'altro si desideri.
La filigrana sarà perfettamente visibile nel documento, senza alterare la leggibilità del testo. È anche possibile assegnarle vari colori.
Può anche essere utilizzata un'immagine come filigrana. Il proprietario di un negozio di fiori, ad esempio, potrà utilizzare il disegno o la foto di un fiore per ogni documento stampato. Una funzionalità davvero gradevole.
Per utilizzare la filigrana, scegliere Sfondo dal menu Formato, quindi Filigrana stampata. Effettuare le selezioni desiderate, quindi scegliere OK. Se si prevede di utilizzare una filigrana con regolarità, creare un modello (a questo proposito, si veda sopra il punto 1).
Ricordatevi che il confine tra bello e irritante è molto labile. Se i destinatari devono sforzarsi per riuscire a leggere il documento a causa della filigrana, potrebbero rinunciarci. Assicurarsi di impostare la filigrana come semitrasparente o attenuata.
- Tenere traccia delle modifiche apportate ai documenti
Quando ci viene restituito un piano di vendita o un altro documento, è spesso difficile rendersi conto delle modifiche apportate da altri. Word offre un modo molto semplice per riportarle alla luce.
Istruzioni per Word 2002 e Word 2003: innanzitutto, aprire il documento di Word più recente. Scegliere Confronta e unisci documenti dal menu Strumenti, quindi individuare il documento di Word originale. Fare clic una sola volta per selezionarlo. Quindi, in basso a destra, fare clic sulla casella di riepilogo a discesa e selezionare Unisci nel documento corrente.
Istruzioni per Word 97 e Word 2000: scegliere Revisioni dal menu Strumenti, quindi Confronta versioni. Individuare il documento di Word originale e fare clic una sola volta per selezionarlo. Scegliere Apri.
Talvolta, lo sviluppo di un documento è così complicato che si perde persino di vista l'obiettivo iniziale. Riesaminare le versioni precedenti può essere di grande aiuto.
In Word è anche estremamente facile. Scegliere Versioni dal menu File. Quindi, selezionare Salva automaticamente una versione in chiusura. Ogni volta che si chiude un documento, la versione corrente verrà salvata.
Quando si desidera esaminare una versione precedente, seguire lo stesso percorso di menu. Tutte le versioni saranno elencate nell'apposita casella, la più recente all'inizio. Selezionare la versione desiderata e scegliere Apri.
La funzionalità di gestione delle versioni può essere disabilitata deselezionando la casella di controllo Salva automaticamente una versione in chiusura. È anche possibile eliminare singole versioni selezionandole nell'elenco citato e scegliendo Elimina.
- Assegnazione di tasti di scelta rapida alle attività
Alcune attività potrebbero riuscire più velocemente con la tastiera anziché con il mouse. Probabilmente, conoscerete già le combinazioni di tasti più comuni: CTRL+C per Copia, CTRL+V per Incolla, CTRL+Z per Annulla, CTRL+5 (Tn) per Seleziona tutto e CTRL+SHIFT+F12 per Stampa. Potete tuttavia arricchire la lista con ulteriori combinazioni di tasti che si riveleranno utili durante l'impiego di Word.
Combinazione | Risultato | | | | | | Simbolo di marchio registrato | | | | | | Allineamento al centro del paragrafo | | Passa alla fine del documento | | Inserisce un'interruzione di pagina | | | | Va a una pagina, a un segnalibro, a una nota a piè di pagina, a una tabella, a un commento, a un'immagine o a un'altra posizione sul documento | | | | Passa all'inizio del documento | | | | | | | | | | Cambia la dimensione del carattere | | | | | | | | Chiude l'Assistente o la descrizione comandi | | Passa da maiuscolo a minuscolo e viceversa | | Si sposta tra le celle di una tabella |
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