Il mondo della piccola azienda è sorprendentemente variegato, capace di accogliere realtà tanto diverse, dagli operatori di agriturismo e agli studi veterinari. Eppure, nonostante le differenze, le piccole aziende condividono le medesime preoccupazioni quando si tratta di utilizzare la tecnologia per mantenersi competitivi e migliorare le prestazioni.

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All'imprenditore o al manager della piccola impresa quanto segue suonerà probabilmente familiare.

• Le tecnologie mutano rapidamente e non è facile capire cosa realmente serve all'azienda. Si finisce così per rimanere ancorati a ciò di cui si dispone, ma la paura di rimanere indietro è tanta.
  
  
• Tenere efficacemente traccia dei clienti è un impegno costante, al di fuori della portata della tecnologia di cui si dispone al momento.
  
  
• Troppo tempo prezioso di manager e dipendenti viene sprecato per gestire la posta elettronica indesiderata e tentare di arginare i virus informatici.
  
  
• Il budget a disposizione per il marketing è limitato, eppure promuovere l'azienda all'esterno è vitale per avere la meglio sui concorrenti.
  
  

Per evitare che preoccupazioni come queste diventino insormontabili, ecco alcune idee che aiuteranno a gestire più serenamente l'azienda.

Individuazione delle soluzioni per mantenersi competitivi

Microsoft Office è il software di produttività più diffuso nel mondo. Una soluzione che intenda migliorare le prestazioni aziendali con l'uso della tecnologia non può prescindere da questa solida base.

Microsoft Office Small Business Edition 2003 è la versione più recente di Office, progettata espressamente per le aziende che occupano da 1 a 25 dipendenti. In essa sono inclusi i programmi di utilizzo più frequente (Word, Excel, PowerPoint, Publisher), oltre al nuovo Outlook con Business Contact Manager, che facilita la gestione dei contatti d'affari e delle opportunità di vendita. Prima delle versioni di Office a essere esclusivamente incentrata sulle esigenze delle piccole aziende, contiene tuttavia funzionalità specifiche che consentono di risolvere molte delle sfide costantemente affrontate da imprenditori e manager.

Tenere traccia dei clienti in modo efficiente

È possibile gestire i contatti, le opportunità di vendita e i clienti in un'unica area di lavoro grazie al nuovo Business Contact Manager per Microsoft Office Outlook 2003. Inoltre, ogni volta che si invia un messaggio di posta elettronica a un cliente precedentemente registrato in Outlook, il messaggio viene immediatamente associato al relativo contatto. Quando si visualizza il contatto, si disporrà così di un record di tutti i messaggi di posta elettronica ricevuti da questi e a questi inviati, rapidamente accessibili in un'unica posizione.

Outlook 2003 con Business Contact Manager consente inoltre di:

• Collegare documenti, messaggi di posta elettronica, note, appuntamenti e attività ai record dei contatti e delle opportunità di vendita
  
  
• Visualizzare la cronologia delle attività dei contatti con un solo clic
  
  
• Gestire clienti potenziali e nuove opportunità più efficacemente lungo l'intero ciclo di vendita tenendo traccia di informazioni importanti, quali i potenziali ricavi o le probabilità di conclusione dell'affare
  
  
• Eseguire report per assegnare priorità alle opportunità di vendita e pianificare le azioni da intraprendere
  
  

La familiare interfaccia di Outlook riduce lo sforzo di apprendimento per l'utilizzo di Business Contact Manager per Outlook 2003.

Riduzione della posta elettronica indesiderata e protezione dai virus

Il tempo dedicato all'eliminazione della posta indesiderata è tempo sottratto alle attività aziendali strategiche. Ora, con il filtro per la posta indesiderata migliorato di Outlook 2003, è possibile ridurre il tempo di inattività correlato alla gestione di tale settore. È anche possibile aggiungere indirizzi di posta elettronica all'elenco dei mittenti attendibili, all'elenco dei destinatari attendibili o all'elenco dei mittenti bloccati per disporre di maggiore controllo su ciò che deve essere considerato o meno posta indesiderata.

Con la funzionalità di filtro della posta elettronica di Outlook è inoltre possibile:

• Regolare il livello di protezione come desiderato per ottenere la massima sicurezza: ad esempio, decidendo di ricevere messaggi solo dagli indirizzi elencati tra i mittenti attendibili
  
  
• Aggiornare regolarmente il filtro sul sito Web Office Online
  
  
• Bloccare le immagini contenute nei messaggi HTML, utilizzate dagli spammer come Web beacon per acquisire informazioni sull'utente
  
  

Outlook 2003 può inoltre facilitare la protezione dai virus, inclusi i virus macro diffusi attraverso gli allegati di posta elettronica.

Promozione dell'azienda

Per promuovere l'azienda o i servizi senza affrontare una spesa notevole potrà essere utile sfruttare gli strumenti disponibili in Microsoft Office Small Business Edition 2003. Ecco alcuni fattori da prendere in considerazione:

• Newsletter di posta elettronica. È possibile utilizzare un modello di progetto in Publisher e sfruttare la funzionalità Stampa unione per inviare newsletter di posta elettronica mirate o messaggi di posta elettronica personalizzati ai clienti migliori.
  
  
• Brochure o cartoline. È possibile creare materiali di marketing professionali, quali biglietti da visita, brochure e newsletter, tramite i modelli inclusi in Publisher 2003. Ogni aspetto può essere personalizzato con l'inclusione di informazioni rilevanti, logo e combinazioni di colori distintive dell'azienda.
  
  
• PowerPoint: lo strumento per creare presentazioni di impatto per professionisti finanziari, clienti o team di vendita con i modelli di facile utilizzo in esso inclusi.
  
  

Sfruttare il meglio delle attuali tecnologie in evoluzione a vantaggio dell'azienda è una soluzione efficace per mantenersi saldamente al comando nella competizione.