Una delle maggiori sfide che gli imprenditori si trovano ad affrontare è, spesso, il reperimento del tempo necessario per fare ciò che l'azienda davvero sa fare. Spesso, piccole aziende di ogni genere, dalla rivendita di articoli da regalo allo studio professionale, faticano a prendere davvero il largo perché ancorate alla necessità di sbrogliare

le ordinarie necessità amministrative.

	SUGGERIMENTO: se desiderate inviare una lettera d'affari standard, potete trovare modelli di lettere con contenuto predefinito sul sito Web Office Online. La scelta è ampia: dalle lettere per la riscossione degli effetti agli annunci di apertura di negozi a molto altro ancora. Utilizzate il testo predefinito nella misura desiderata. Vi renderete conto che è una soluzione rapida per gestire la corrispondenza ordinaria.

Spesso, si possono ottimizzare facilmente le attività amministrative più dispendiose in termini di tempo semplicemente sfruttando appieno il software di cui già si dispone. Microsoft Office Small Business Edition 2003, con inclusi Word, Excel, il nuovo Outlook con Business Contact Manager, PowerPoint e Publisher, offre un ventaglio diversificato di modelli espressamente progettati per velocizzare le attività routinarie:

modelli creati appositamente per rendere più spedito il lavoro eseguito senza posa nelle aziende di tutto il mondo, accessibili in linea direttamente dal programma di Office in uso. Il vantaggio di utilizzare i modelli di Office Online sta nel fatto che non è necessario partire da zero per creare i propri documenti. Si ha a disposizione una struttura di base, ad esempio un modulo di assunzione o un resoconto di spesa, facilmente personalizzabile attraverso l'inclusione di informazioni, logo e persino colori distintivi dell'azienda.

I modelli disponibili gratuitamente per il download sul sito Web Office Online sono centinaia. Quello che segue è solo un breve campionario di esempi di come sia possibile utilizzare questi modelli per ottimizzare le attività amministrative comuni:

• Presentazione del piano commerciale: se si prevede di presentare il piano commerciale ai potenziali investitori, il modello di piano commerciale disponibile per Office PowerPoint offre una struttura attraente e completa con tutti gli elementi chiave, quali il quadro del mercato, la situazione dei concorrenti e le esigenze in termini di risorse. È sufficiente inserire le informazioni aziendali rilevanti nella diapositiva appropriata e personalizzare in base alle proprie esigenze.
  
  
• Resoconto di fatturazione: non è necessario assumere personale specializzato per conferire ai resoconti di fatturazione dell'azienda un aspetto professionale. Il modello di resoconto di fatturazione basato su Excel può essere agevolmente personalizzato con l'inclusione dei dettagli dell'azienda, oltre a opzioni di ripartizione conformi alle procedure di fatturazione aziendali.
  
  
• Elenco delle attività di progetto: è possibile tenere facilmente traccia delle attività da completare tramite questo elenco basato su Excel. L'elenco può essere personalizzato tramite l'inserimento di nomi, attività e note di progetto. Le attività possono essere spuntate man mano che vengono completate. Utilizzando la funzionalità di filtro automatico è possibile inoltre evidenziare le attività già completate o quelle ancora da completare.
  
  
• Modulo di valutazione delle domande di assunzione: le procedure di assunzione possono richiedere molto tempo. Grazie al modello di valutazione disponibile su Office Online, è possibile tenere traccia dei candidati in modo efficiente e coerente.
  
  
• Contratti e accordi: per i contratti e gli accordi che non richiedono l'intervento di legali specializzati per la predisposizione della bozza, è possibile risparmiare tempo e denaro con l'ampia gamma di modelli disponibili sul sito Web Office Online. Le materie trattate sono le più varie, dai moduli di gestione della proprietà agli accordi di riservatezza.
  
  

L'impiego dei modelli creati con le familiari interfacce di Office per velocizzare le routine amministrative può consentire di risparmiare tempo e denaro. Ma, soprattutto, consente alle aziende di investire tutte le proprie capacità sulle priorità strategiche.