Gli imprenditori di maggiore successo sanno che acquistare gli strumenti più avanzati e più potenti ha senso solo se il valore ottenutone è maggiore del costo.

	SUGGERIMENTO: per ricordarvi di rispondere a un messaggio di posta elettronica evitando che gli impegni ve lo facciano dimenticare del tutto, potete sfruttare i promemoria di Outlook. È sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse sul messaggio per il quale si desidera impostare un promemoria, scegliere Completa, quindi Aggiungi promemoria. Nell'elenco Per, selezionare la data per il completamento della risposta. Nel secondo elenco selezionare un'ora. Nell'elenco Colore contrassegno selezionare il colore desiderato per il contrassegno, quindi scegliere OK.

Come per ogni strumento essenziale per il proprio lavoro, anche il più umile, convincersi dell'opportunità di passare a uno nuovo non è facile: anche quando mostra i segni indubitabili del tempo ma continua a svolgere la sua funzione, prima di acquistarne un altro si vuole essere convinti che l'alternativa sia davvero in grado di farci lavorare in modo più veloce, più sicuro o più efficiente.

Lo stesso vale per le tecnologie impiegate quotidianamente nell'azienda. Gli scenari che ci si trova ad affrontare sono piuttosto comuni.

• I PC acquistati qualche anno fa cominciano a essere lenti.
  
  
• Il numero degli arresti anomali è sempre maggiore.
  
  
• I problemi di compatibilità causati dal mancato aggiornamento del software sono sempre più frequenti.
  
  
• La gestione della posta indesiderata sottrae sempre più tempo alle attività essenziali.
  
  

Nonostante tutto ciò, ci si chiede se i vantaggi in termini di produttività che garantirebbero i nuovi PC e il software aggiornato valgono realmente il denaro necessario per acquistarli.

Un modo per prefigurarsi il ROI consiste nell'esaminare i vantaggi che si otterrebbero da nuovi PC su cui siano preinstallati Microsoft Windows XP e Microsoft Office Small Business Edition 2003. Se siete già convinti, ad esempio, che l'ultima versione di Office aiutasse a gestire meglio l'azienda, a essere più produttivi, ad acquisire nuovi clienti o a consolidare le relazioni con i clienti esistenti, sarà senz'altro il caso di indagare oltre.

Confronto delle funzionalità delle varie versioni di Office
È possibile esaminare e confrontare brevemente la versione di Office correntemente in uso con le funzionalità disponibili in Office Small Business Edition 2003. Tutte le versioni di Office includono un insieme di strumenti di base, tra cui Word, Excel e Outlook 2003. Ma sono le funzionalità da questi supportate a differenziare nettamente una versione dall'altra. Ecco di seguito alcuni esempi:

Prevenzione del sovraccarico della posta elettronica	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Filtro per la posta indesiderata migliorato con aggiornamenti periodici	No	No	Sì	Sì
Funzionalità di privacy avanzate	No	No	Sì	Sì
Avvisi per il desktop per la posta elettronica	No	No	No	Sì

Controllo dell'accesso a informazioni aziendali cruciali	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Firme digitali	No	No	Sì	Sì
Crittografia delle password di file	No	Sì*	Sì	Sì
* Protezione semplice della password senza crittografia

Gestione delle modifiche ai documenti	Office 97	Office 2000	Office XP	Office 2003
Barra degli strumenti Revisioni	No	No	No	Sì
Restrizioni alle modifiche in Word	No	No	No	Sì
Restrizioni alla formattazione in Word	No	No	No	Sì

Preferenza ai fattori essenziali
Nessuno come l'imprenditore conosce tanto a fondo la sua azienda, le sue potenzialità di successo e, naturalmente, gli elementi che soli possono garantirne la prosperità. Nel valutare l'edizione di Office più appropriata alla vostra azienda, identificate i fattori più importanti nell'attuale fase del ciclo di vita aziendale. Se, ad esempio, desiderate puntare su:

• Una gestione più efficace di clienti e percorsi di vendita. Outlook 2003 con Business Contact Manager facilita la gestione di tutte le relazioni con i clienti come nessun altro strumento prima d'ora.
  
  
• La promozione delle attività aziendali per clienti nuovi e clienti già esistenti. Publisher 2003, incluso in Office Small Business Edition 2003, vi consente la realizzazione di materiali di vendita e di marketing attraenti e convenienti. Easy Web Site Builder, poi, vi aiuta a progettare l'intera linea "online" dell'azienda.
  
  
• Una gestione più efficiente della posta elettronica. I filtri della posta indesiderata migliorati di Outlook 2003 consentono di neutralizzare spam e virus che, altrimenti, potrebbero indebolire l'azienda. Inoltre, le funzionalità di gestione incluse nel programma facilitano l'organizzazione e l'assegnazione di priorità anche della posta in arrivo più sovraccarica.
  
  

In sintesi, sia che si tratti dell'ausilio di lavoro più umile sia che si tratti del software di produttività più avanzato, sono gli strumenti idonei che fanno di un'azienda una realtà di successo.