Gestione degli impegni semplificata con la nuova barra "Da fare"

La posta elettronica rappresenta ormai gran parte del lavoro e i dipendenti si trovano a dover rispondere quotidianamente a decine di messaggi. È naturale che gli strumenti che consentono di gestire la posta in modo efficace aiutano a gestire meglio anche il lavoro.

Outlook 2007 ne è la prova. L'ultima versione di questo venerabile programma di posta elettronica, fornito con Microsoft Office System, porta ad un altro livello gli strumenti integrati di posta elettronica/calendario/gestione delle attività.

Se già si utilizza Outlook, esistono cinque motivi per effettuare l'aggiornamento all'ultima versione.

1. Organizzare meglio la giornata con la barra Da fare
Outlook 2007 introduce la barra Da fare situata sul lato destro della finestra principale di Outlook. Essa fornisce una vista consolidata del calendario, degli appuntamenti in programma, delle attività e dei messaggi contrassegnati, rendendo più immediata la visualizzazione delle priorità. Anziché ricercare tra pezzi di carta, blocco note, agenda e Posta in arrivo di Outlook, si può avere tutto a disposizione nella barra Da fare.

La barra Da fare include un navigatore per le date, ossia un piccolo calendario, in cui sono registrati tutti gli appuntamenti in programma e una lista delle attività da svolgere. Da qui è possibile accettare/rifiutare riunioni, accedere rapidamente al Calendario, aggiungere nuove attività, suddividere in categorie, riordinare e cambiare le date delle attività, il tutto mentre si risponde alla posta elettronica.

2. Elimina la posta indesiderata nella Posta in arrivo con Ricerca immediata
Talvolta accade che con tutta la posta indesiderata riesce difficile trovare i vecchi messaggi. Con Ricerca immediata di Outlook 2007, è possibile trovare rapidamente posta elettronica, attività e appuntamenti proprio all'interno dell'interfaccia di Office Outlook 2007. Ricerca immediata consente di ricercare le parole chiave anche all'interno degli allegati.

Ricerca immediata di Outlook effettua la ricerca accedendo al contenuto indicizzato; l'indicizzazione del contenuto di Outlook consente di ricevere i risultati in maniera molto più rapida. Per impostazione predefinita, il testo di tutti gli elementi senza limitazioni di Outlook, compresi gli allegati, viene indicizzato, un processo che ha inizio al primo avvio di Outlook 2007. L'indicizzazione viene eseguita in background e solo quando sul computer sono disponibili capacità di elaborazione extra.

3. Anteprima immediata degli allegati
L'apertura degli allegati è spesso un'attività scomoda e non esiste un modo rapido per visualizzarne il contenuto. Per visualizzare, ad esempio, un documento Word allegato, il computer deve aprire Office Word e caricare il file. Con l'anteprima allegati, è possibile visualizzare gli allegati con un solo clic direttamente dal riquadro di lettura di Outlook 2007.

4. Condividere il calendario con persone esterne all'azienda
Outlook 2007 offre nuovi e facili modi per condividere le informazioni del calendario per pianificare riunioni con persone che non appartengono all'organizzazione o che non si trovano sulla stessa rete. Un metodo si chiama Snapshot del calendario. È possibile creare e salvare una rappresentazione HTML del calendario di Outlook da inviare in un messaggio di posta elettronica ad un fornitore o ad un membro del team fuori sede.

Con il nuovo supporto nativo per calendari Internet, è possibile anche creare un nuovo calendario Internet da Outlook 2007 e pubblicarlo su Microsoft Office Online in modo che altri possano visualizzarlo sul Web. Infine, esiste Calendar Printing Assistant per Outlook 2007, un componente aggiuntivo per coloro che desiderano un modo semplice per stampare e personalizzare le informazioni del calendario di Outlook 2007.

5. Utilizzare Timbro posta elettronica per combattere gli spammer
Timbro posta elettronica Outlook è una nuova tecnologia di Microsoft che consente di contenere la posta indesiderata. Questa tecnologia richiede al computer del mittente di eseguire un calcolo o un puzzle e di assegnarlo come token di legittimazione alla posta elettronica. La creazione di un Timbro posta elettronica Outlook rende complesso agli spammer inviare un gran numero di messaggi, ma non cambia le attività dell'utente nell'invio di messaggi legittimati.

Quando si riceve un timbro da Outlook 2007, il sistema verifica la validità del messaggio (prendendo in considerazione alcune caratteristiche univoche del messaggio) e lo consegna alla cassetta postale o a una cartella apposita per la posta indesiderata. Outlook 2007 non crea i timbri di posta elettronica quando i destinatari appartengono alla stessa organizzazione, se il messaggio è firmato, se si tratta di informazioni protette da IRM o crittografate oppure se si è scelto di disattivare la funzione.

Outlook 2007 comprende anche altri aggiornamenti molto efficaci per filtrare la posta indesiderata e capacità di antiphishing per evitare le frodi derivanti dalla posta elettronica. I vantaggi offerti dalle cinque funzioni sopra indicate apportano un ritorno degli investimenti più che adeguato.

Articoli correlati

Prodotti e strumenti

Inizio pagina