Vantaggi di Word 2007 nell'ambiente di lavoro

Se la tua azienda utilizza in modo intensivo Microsoft Office Word, una delle applicazioni principali di Microsoft Office System, probabilmente vuoi capire se i vantaggi dell'aggiornamento superano il costo del nuovo software.

Microsoft Office Word 2007 fornisce molti vantaggi alle aziende e migliora la produttività del personale. Ecco una panoramica di alcune delle nuove funzionalità più importanti.

1. Il nastro
Word 2007 ha un aspetto molto diverso rispetto alle versioni precedenti: i menu e le barre degli strumenti, infatti, sono stati sostituiti da una serie di schede che si muovono nella parte superiore del documento, come su un nastro. Come è possibile vedere in basso, grazie alle schede è più semplice trovare e utilizzare le opzioni di formattazione: un vantaggio per la produttività, anche se tale vantaggio può essere minimo per gli utenti che conoscono perfettamente le versioni precedenti del programma.

Il nastro è dinamico e rende possibile modificare le operazioni e lo spostamento fra le schede. Ad esempio, se durante la creazione di un documento si decide di inserire un'immagine, facendo clic sull'immagine stessa verrà visualizzata una scheda che consente di ritagliare o modificare in altro modo l'immagine. Questa scheda particolare non era presente durante la scrittura ma viene visualizzata non appena si cambia tipo di operazione.

Word 2007 è dotato di schede specifiche per la scrittura, l'inserimento, il layout di pagina, i riferimenti, la composizione di lettere e la revisione di documenti.

2. Grafici e diagrammi
Le nuove funzionalità per la creazione di grafici e diagrammi comprendono forme in 3D, trasparenze, ombreggiature e altri effetti che consentono di creare in poco tempo grafici di aspetto professionale per i propri documenti. Utilizzando gli Stili veloci e i Temi documento è possibile modificare l'aspetto di testo, tabelle e grafici di tutto il documento in modo da farli coincidere con lo stile o lo schema di colori preferito. Queste opzioni di Word 2007 sono disponibili anche in Microsoft Office PowerPoint 2007 e Microsoft Office Excel 2007, dunque è possibile utilizzare gli stessi grafici e diagrammi in tutte e tre le applicazioni e aggiornarli facilmente.

3. Blocchi predefiniti
Alcune informazioni dei documenti restano inalterate indipendentemente dal tipo di documento. In passato era necessario perdere molto tempo per trovare e reimmettere informazioni ripetitive, ad esempio le informazioni di contatto dell'azienda, le biografie del team, le note legali o altre formule standard.

La funzione Blocchi predefiniti, visualizzata in basso, consente di risparmiare tempo e ridurre gli errori creando blocchi di informazioni usate di frequente, facilmente aggiornabili e condivisibili. Per inserire queste informazioni standard è sufficiente selezionare il contenuto desiderato dal menu Blocchi predefiniti e inserirlo nel documento.

4. Salvataggio come PDF o XML
Talvolta è necessario salvare i propri documenti Word in un formato non modificabile che possa essere visualizzato anche da utenti che non dispongono di Word. Ora Word supporta il salvataggio dei documenti in formato Portable Document Format (PDF). In questo modo è possibile inserire i documenti in un sito Web, o condividerli con altri utenti, con la certezza che potranno essere visualizzati indipendentemente dal tipo di computer o dalle applicazioni utilizzate.

Nella creazione di documenti per il Web o la stampa, ad esempio una newsletter o un opuscolo, la possibilità di conversione in formato PDF assicura un aspetto più professionale del prodotto finito. Molti servizi di stampa tipografica, inoltre, preferiscono ricevere i file per la stampa in formato PDF.

Il formato XML di Microsoft Office Word consente di ridurre notevolmente le dimensioni dei file e aumenta la capacità di recuperare file danneggiati. Questo nuovo formato rappresenta un significativo risparmio di spazio di memorizzazione e requisiti di banda, soprattutto per chi lavora frequentemente con file di grandi dimensioni.

5. Confronto e condivisione di documenti
Quando i documenti devono essere scambiati tra colleghi può essere difficile sapere cos'è stato modificato e cosa deve ancora esserlo. La nuova funzione Confronto documenti aumenta l'efficacia delle revisioni consentendo il confronto di due versioni dello stesso documento, compreso il testo spostato e le modifiche alle tabelle, anche se non si conosce chi ha apportato le modifiche.

Il pannello di revisione in tre aree, inoltre, rende semplice individuare le modifiche minori tra le due versioni durante il confronto o l'unione di modifiche di due revisori diversi.

Quando si è pronti a inviare il documento al cliente, il Controllo documento consente di rilevare e rimuovere commenti indesiderati, informazioni personali, testo nascosto o altre informazioni in modo da mantenere protette tutte le informazioni riservate.

Con Word 2007 inoltre è possibile proteggere i documenti apponendo una firma digitale o contrassegnandoli come versione definitiva per impedire modifiche future.

Una nuova esperienza utente progettata per rendere le varie funzionalità più semplici da trovare e per facilitare la creazione rapida di documenti professionali: Word 2007 è di per sé una ragione sufficiente per acquistare l'aggiornamento a Microsoft Office Small Business Edition 2007.

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