Lo scenario: alcune decine di professionisti in una grande agenzia pubblicitaria sono impegnati a digitare in silenzio di fronte a una fila di monitor, in una sala priva di muri o pareti divisorie.

	SUGGERIMENTO: È possibile utilizzare MSN Messenger per leggere news, meteo, andamento del mercato azionario e altro ancora con gli avvisi di MSN. È sufficiente visitare il sito Web MSN Alerts e sottoscrivere gli avvisi che si desidera ricevere. Tali avvisi saranno visualizzati nella finestra di MSN Messenger all'accesso.

Di tanto in tanto, una risata rompe il silenzio. Eppure nessuno parla. Comunicano quasi esclusivamente tramite messaggi immediati.

"Quando entro in quell'azienda, non posso fare a meno di notare il silenzio che vi regna. A chi viene dall'esterno sembra strano, ma ormai fa parte della loro cultura aziendale" afferma Helen Chan, analista di The Yankee Group, un gruppo di ricerche tecnologiche di Boston, che ha diversi amici tra i dipendenti dell'agenzia.

Una tecnologia inizialmente progettata per consentire a due utenti di tenere conversazioni personali è penetrata nel luogo di lavoro. Molti professionisti optano per la messaggistica immediata rispetto al telefono e alla posta elettronica, preferendone l'immediatezza e l'efficienza, per ottenere informazioni in tempo reale da partner, fornitori e colleghi remoti.

La messaggistica immediata è essenzialmente l'equivalente testuale di una telefonata. In aziende di qualsiasi dimensione, sempre più utenti la adottano come strumento di comunicazione. Per molti, rappresenta un rimedio contro i problemi della posta elettronica.

Il Wall Street Journal rileva che oltre 100 milioni di persone fanno uso della messaggistica immediata. Il rapporto "IM: The Sleeping Giant" del gruppo di consulenza Gartner Group prevede che entro il 2005 la messaggistica immediata avrà superato la posta elettronica come strumento primario di comunicazione in linea.

Detto ciò, la messaggistica immediata porta vantaggi più alle aziende che lavorano in team o su progetti che non a venditori al dettaglio, liberi professionisti e altri soggetti economici. Questo perché tale tecnologia migliora la collaborazione, ma non si presta allo sviluppo di nuove relazioni. Tuttavia, oltre a opportunità di risparmio di tempo e denaro, il suo utilizzo comporta anche inconvenienti.

Quelli che seguono sono dieci suggerimenti su ciò che si deve e non si deve fare con la messaggistica immediata.

1. Adotta un criterio per la messaggistica immediata.
   Se sei un imprenditore, i tuoi dipendenti devono sapere se consideri la messaggistica immediata un appropriato mezzo di comunicazione con, per esempio, clienti o partner commerciali. Qualsiasi criterio deve contenere delle linee guida generali. Per chi sottovaluta questo aspetto, sarà il caso di ricordare la vicenda di un gestore di fondi comuni di investimento, che ha fatto scalpore per avere utilizzato la messaggistica immediata per diffondere voci infondate su una società di software quotata in borsa. La voce si è sparsa, le azioni della società di software sono crollate e il gestore dei fondi e la sua azienda hanno passato dei grossi guai.



2. Non utilizzare la messaggistica immediata per comunicare informazioni riservate.
   Prendi esempio dal caso appena citato. Se la tua azienda offre consulenza professionale su azioni, finanza, sanità o leggi, è probabile che non sia saggio svolgere queste attività mediante la messaggistica immediata. Tale mezzo è più adatto allo scambio di informazioni immediate per conoscere, per esempio, lo stato di un progetto, l'orario di una riunione o dove si trova una data persona.



3. Organizza gli elenchi di contatti distinguendo quelli professionali da quelli personali.
   Elimina la pur remota possibilità che un contatto privato possa venire incluso in una chat di lavoro con un partner o un cliente. Con MSN Messenger puoi organizzare i contatti in modo accurato.



4. Non permettere un uso eccessivo della messaggistica immediata sul lavoro.
   La maggior parte degli imprenditori effettua telefonate o invia messaggi di posta personali dall'ufficio e consente ai dipendenti di fare lo stesso, ma è auspicabile che li inviti a mantenersi entro un limite ragionevole e che, se possibile, si attenga per primo a questa regola. Nel caso della messaggistica immediata è bene essere ancora più severi. Incoraggia a concentrare le comunicazioni personali durante le pause o l'ora di pranzo, se non sono comunicazioni che generano nuovi clienti o nuove entrate.



5. Ricorda che i messaggi immediati possono essere salvati.
   Molti pensano che la messaggistica immediata sia pratica perché permette di abbassare la guardia, fare affermazioni pesanti, biasimare un responsabile, un dipendente o un collega, senza che di ciò rimanga traccia. Non si rendono conto che uno degli interlocutori potrebbe copiare l'intero contenuto della conversazione e incollarlo su un documento del Blocco note o di Word. In alcuni servizi di messaggistica immediata è possibile salvare interi messaggi. Per concludere: stai attento a ciò che scrivi, esattamente come faresti con la posta elettronica.



6. Non compromettere la credibilità dell'azienda o la tua reputazione.
   Un inquadramento definitivo degli atti lesivi compiuti mediante messaggi immediati non è stato ancora completato. È probabile che le affermazioni fatte in relazione a persone, all'azienda o ad altre aziende non portino in un aula di tribunale. Possono però danneggiare la reputazione e la credibilità personale o dell'azienda. Stai perciò, attento a quello che scrivi.



7. Tieni presenti le problematiche relative a virus e ad altri rischi della protezione.
   La maggior parte dei servizi di messaggistica immediata consente di trasferire file insieme ai messaggi. Alexis D. Gutzman, scrittrice e consulente in materia di e-business, afferma di aver scoperto, nel corso di una ricerca per una pubblicazione, che gli allegati ai messaggi immediati contenenti virus penetrano i firewall molto più facilmente rispetto agli allegati di posta elettronica. "Questi messaggi immediati cercano insistentemente una breccia all'interno di un firewall finché non la trovano e la oltrepassano" precisa. Sarà saggio informarsi sulla qualità della protezione garantita dal firewall per poi decidere se limitare o meno il trasferimento di file con i messaggi immediati.



8. Non condividere dati o informazioni personali tramite la messaggistica immediata.
   Anche se nutri la massima fiducia negli utenti cui invii messaggi, non è consigliabile includere informazioni personali, anche semplicemente numeri telefonici. Infatti, il testo delle chat viene inoltrato a un server Web prima di raggiungere il tuo interlocutore. "Se un altro utente si connette e intercetta il traffico, potrà anche leggere le informazioni personali" afferma Chris Mitchell, Lead Program Manager di MSN Messenger. Possibilità remota, forse, ma è meglio inviare queste informazioni tramite messaggi di posta elettronica crittografati o non inviarle affatto, conclude.



9. Scrivi messaggi immediati semplici e concreti e accorgiti di quando è il momento di chiudere.
   Un protocollo di utilizzo della messaggistica immediata è difficile da stabilire. Kneko Burney, direttore per la ricerca e-business presso il Cahners In-Stat Group, preferisce utilizzarla semplicemente per verificare se un collega è libero e disponibile per una conversazione faccia a faccia o telefonica. "È come fare capolino nell'ufficio di un altro." Alexis D. Gutzman, invece, considera la messaggistica immediata un modo per avere rapidamente informazioni da un consulente o un legale. Ne ha fatto uso durante le ricerche per il suo libro, salvando interi messaggi in archivi personali. Entrambi, tuttavia, concordano sulla necessità di limitare le richieste, arrivare presto al punto ed evitare chiacchiere inutili. "Quando si utilizzano i messaggi immediati", dice Gutzman, "non c'è bisogno di perdersi in convenevoli." "Posso al massimo chiedere "Come va?" per poi andare subito al dunque."



10. Non disorientare i contatti con un nome utente fuorviante.
    I nomi utente per la messaggistica immediata utilizzati in azienda, così come quelli di posta elettronica, devono essere coerenti. Gli utenti devono avere l'accortezza di aggiornare il loro stato durante il giorno, in modo che i contatti sappiano se sono disponibili o meno.

MSN Messenger offre funzionalità di messaggistica immediata con audio e video, oltre a numerose altre caratteristiche.