Supponi di essere diretto all'aeroporto per un viaggio d'affari. A un certo punto, ricevi sul cellulare la chiamata di un cliente, che chiede di integrare l'offerta che gli hai precedentemente inviato con ulteriori informazioni.

Ora, si dà il caso che l'offerta sia nel computer dell'ufficio e che nessun collega conosca altrettanto bene il progetto per apportarvi le necessarie modifiche. La cosa, però, non ti preoccupa.

	SUGGERIMENTO: quando sei in viaggio e devi utilizzare il laptop, potresti non disporre di un alimentatore o di una presa adatta. In tal caso, dovrai affidarti esclusivamente alla batteria. In genere, questa è in grado di garantire quattro o cinque ore di autonomia, ma non può certo supportare l'attività di un'intera giornata lavorativa. E' pertanto consigliabile portare con sé una batteria di riserva completamente carica per evitare l'arresto del laptop. Inoltre, si consiglia di ottimizzare le impostazioni di risparmio energetico per una maggiore durata della batteria.

Una volta in aeroporto, tiri fuori il laptop, lo connetti al computer dell'ufficio tramite la connessione wireless disponibile in aeroporto, apri il documento dell'offerta e apporti le necessarie modifiche. Quindi, invii la proposta aggiornata al cliente tramite posta elettronica e ne salvi una copia di backup nel sito intranet dell'azienda. Dieci minuti più tardi, prendi posto sull'aereo, mentre la proposta aggiornata è già nelle mani del cliente.

I sistemi mobili, vale a dire la possibilità di accedere alle informazioni anche quando si è fuori sede, stanno diffondendosi a macchia d'olio nelle aziende di tutto il mondo. Se intendi fare il passo decisivo verso la mobilità e, tuttavia, hai ancora qualche dubbio, fatti le seguenti domande:

• Almeno il 10% dell'orario di lavoro viene speso per chiamare clienti, soci o fornitori, partecipare a riunioni fuori sede o a lavorare da casa?
• Disponi di agenti commerciali che operano fuori sede?
• L'azienda è dislocata in più sedi? L'azienda dispone di un magazzino?
• Vorresti aumentare la produttività mentre sei in viaggio?
• Quando sei fuori, ti capita di telefonare in sede per chiedere di cercare un numero di telefono, controllare un appuntamento o altro?

Se la risposta ad almeno due di queste domande è affermativa, probabilmente è giunto il momento di passare a un sistema mobile.

Vantaggi di un sistema mobile
Il primo vantaggio di un sistema mobile è la maggiore produttività. Offrendo ai dipendenti mobili la stessa capacità di accedere alle informazioni di cui dispongono in sede, li si mette in condizione di produrre di più. Diverse ricerche dimostrano che i dipendenti mobili possono guadagnare dalle 8 alle 12 ore di produttività alla settimana se dotati di una rete wireless per l'accesso alle informazioni remote. Ma ci sono anche altri vantaggi:

• Meno documenti cartacei da gestire: con un laptop connesso a Internet, è possibile accedere a contratti, moduli e documentazione di vendita per visualizzarli, modificarli o stamparli.
• Tempi di esecuzione più rapidi: richieste di credito, conclusioni di atti legali, trasferimenti di fondi e altre transazioni possono essere effettuati in pochi minuti, senza necessità di affrontare viaggi e riunioni.
• Clienti più soddisfatti: è possibile rispondere più rapidamente alle richieste dei clienti, consolidando in tal modo la relazione tra questi e l'azienda.
• Comunicazioni migliori: la connettività costante permette di essere sempre raggiunti quando si devono fornire informazioni mentre si è fuori sede. Tutti i colleghi hanno la garanzia di essere costantemente aggiornati e, in tal modo, di prendere decisioni migliori.
• Maggiore gratificazione professionale: è stato dimostrato che la libertà di lavorare fuori sede gratifica maggiormente i dipendenti, riduce la necessità di rotazione del personale e abbatte i costi associati alla riqualificazione dei nuovi assunti.

Cosa devi sapere prima di iniziare
Per implementare un sistema mobile è necessario sostanzialmente connettere il laptop o il computer di casa al computer e alla rete aziendale. A tale scopo, si deve disporre dei seguenti strumenti:

• Hardware Il laptop o il computer di casa (o il Tablet PC) deve essere dotato di un modem, di una connessione Internet ad alta velocità (a banda larga) o di una scheda di rete wireless per effettuare una connessione remota all'ufficio. Per utilizzare il modem è necessario un cavo telefonico da connettere a una presa telefonica, mentre per la connessione Internet ad alta velocità serve un cavo Ethernet da connettere a una presa di rete. Puoi anche connetterti remotamente all'ufficio tramite un dispositivo mobile quale uno Smartphone o un PDA (Personal Digital Assistant) con funzionalità di rete wireless incorporate o integrate tramite scheda aggiuntiva.
• Software Tutti i sistemi operativi consentono di configurare il computer per l'accesso di rete, ma nei più recenti questa operazione è in genere facilitata da procedure guidate. In Windows XP Professional è possibile configurare rapidamente il PC per l'accesso alla rete, nonché impostare funzionalità di protezione avanzate quali il Firewall connessione Internet, per difenderti da virus e hacker.

Configurazione della rete
E' naturalmente necessario disporre di una rete aziendale. Per realizzarla ci sono diverse opzioni. È possibile impiegare cavi dotati di appositi spinotti per la connessione fisica di un computer all'altro. E' anche necessaria una periferica, quale un modem o un router via cavo o DSL, per connettere la rete al servizio Internet ad alta velocità offerto da un provider di servizi Internet (ISP).

Un'altra opzione è una configurazione wireless che sfrutta la trasmissione di segnali radio attraverso muri, pavimenti e piani diversi, per connettere computer dotati di funzionalità senza fili incorporate o aggiunte tramite apposite schede. Per la trasmissione dei segnali radio si utilizza un router wireless.

È anche possibile gestire contemporaneamente una rete cablata e wireless. L'apparecchiatura di rete wireless dotata di porte Ethernet può supportare connessioni sia cablate sia senza fili.

Per ciò che riguarda il software per il controllo della rete, Windows Small Business Server 2003 consente di gestire le connessioni remote in scenari di rete sia cablati che wireless. Grazie a Windows Small Business Server, i dipendenti autorizzati possono accedere alla rete e condividere i dati, sia che si trovino in viaggio, che lavorino da casa o che operino fuori sede. È inoltre possibile creare un sito Web aziendale mediante gli strumenti incorporati in Microsoft Windows SharePoint, per condividere le informazioni chiave con i dipendenti remoti.

Connettività in viaggio
La modalità di connessione alla rete mentre si è in viaggio dipende dai tipi di connessione per i quali il laptop è configurato.

• Connessione tramite linea telefonica: se il laptop è dotato di un modem incorporato, come nella maggior parte dei casi, è sufficiente connettere un'estremità del cavo telefonico al modem e l'altra alla presa telefonica. Quindi, devi comporre il numero di accesso fornito dall'ISP per connetterti a Internet. Ricorda che le reti di accesso remoto sono lente e che, pertanto, il download di file di grandi dimensioni richiede più tempo.
• Connessione a banda larga: Sono sempre di più le strutture alberghiere che offrono la possibilità di connessione a banda larga. Anche in questi casi è sufficiente connettere un'estremità del cavo Ethernet alla porta del laptop e l'altra alla presa di rete.
• Connessione senza fili: la maggior parte dei laptop dotati di funzionalità di rete wireless utilizza una tecnologia ad alta velocità denominata Wi-Fi (Wireless Fidelity). Chi è in viaggio può sfruttare le connessioni Wi-Fi disponibili presso alcuni aeroporti, internet café e altri locali pubblici. Questi locali sono dotati di una stazione che trasmette segnali ai PC abilitati alla tecnologia Wi-Fi.

Benefici concreti
Una volta attivati la rete aziendale e il servizio Internet e configurati laptop e computer per la reciproca connessione, sei pronto per iniziare a raccogliere i benefici del sistema mobile in termini di produttività.

Se utilizzi Outlook 2003, incluso in Microsoft Office Small Business Edition 2003 e Office Professional Edition 2003, puoi beneficiare della sincronizzazione automatica della posta elettronica, del calendario e dei contatti ogni volta che connetti il laptop alla rete aziendale. Puoi anche esplorare remotamente il computer o il server aziendale per accedere ai documenti desiderati.

Potrai rispondere alla posta elettronica, rivedere e aggiornare documenti, verificare indirizzi di clienti e persino aggiornare un'offerta mentre sei in attesa di prendere un aereo.