Utilizzo di Outlook per assegnare le attività

Microsoft Office Outlook include un modulo che è possibile utilizzare per definire un'attività o un compito da assegnare a un dipendente o a un collega (per esempio, la redazione di un rapporto) e quindi inviare la richiesta per posta elettronica. Il modulo consente di includere tutti i dettagli importanti sull'attività e di tenere traccia dello stato di completamento dell'attività, se questa viene accettata dal destinatario.

Per creare e assegnare un'attività in Outlook:

1. Nel menu File scegli Nuovo, quindi Richiesta attività.

2. Immetti l'indirizzo di posta elettronica della persona alla quale desideri assegnare l'attività e inserisci un titolo nella riga Oggetto. È anche possibile immettere la data di scadenza, la data di inizio, lo stato e la priorità dell'attività insieme a una percentuale che indica lo stato di completamento dell'attività.

3. Per tenere traccia dello stato di completamento dell'attività, seleziona le caselle di controllo Mantieni una copia aggiornata di questa attività nell'elenco Attività e Invia automaticamente un rapporto di stato una volta completata l'attività.

4. È possibile immettere una breve descrizione dell'attività da eseguire. È anche possibile aggiungere informazioni di contatto alla richiesta e assegnare una categoria all'attività. Una volta riempiti questi campi, scegli Invia. Il destinatario dell'attività diventerà il proprietario dell'attività.

5. Il nuovo proprietario dell'attività può accettare o rifiutare l'attività oppure assegnarla a un'altra persona (questa funzione è disponibile solo se il server di posta è Microsoft Exchange). Il proprietario dell'attività può anche aggiornare lo stato e la percentuale di completamento. Scegliendo la scheda Dettagli, il proprietario dell'attività può immettere dati aggiuntivi sull'attività, tra cui le informazioni di trasporto e fatturazione.

6. Una volta completata l'attività, viene creato e inviato all'utente che ha assegnato l'attività un rapporto.

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