Risparmiare in tempo di crisi grazie alla tecnologia

Risparmiare in tempo di crisi grazie alla tecnologia

Consigli utili per un'Amministrazione Pubblica più efficiente e meno costosa

Le politiche di riduzione degli investimenti e dei trasferimenti agli Enti Locali, i budget in fase di contrazione, i tagli sui costi del personale e della formazione fanno sì che le pubbliche amministrazioni vivano oggi una difficile fase di transizione. Conciliare le riduzioni sui budget con la qualità dei servizi pubblici offerti è una sfida che l'Amministrazione Pubblica può vincere puntando su una tecnologia adeguata che permette di risparmiare, soddisfando le aspettative di dipendenti e cittadini.


Come ridurre i costi garantendo la qualità dei servizi erogati al cittadino?

Sono necessari interventi mirati, finalizzati alla realizzazione di processi amministrativi in grado di apportare cambiamenti significativi nel modo di lavorare e nella gestione delle risorse interne. Spesso il modo migliore per ridurre i costi  non sta nell'effettuare tagli indiscriminati, ma nell'individuare quelle aree di investimento, anche piccole, che possono contribuire in maniera significativa ad aumentare i benefici dell'organizzazione. Le strade per ridurre i costi e guadagnare in efficienza esistono. Non bisogna rinunciare ad innovare ma investire nella tecnologia. L'offerta di Microsoft fornisce risposte concrete e funzionali a queste esigenze. In questa sezione trovi spunti di riflessione e alcune esperienze di come le organizzazioni pubbliche in Italia e nel mondo hanno affrontato queste sfide.



3 aree di intervento

Gli Enti Pubblici devono assicurarsi che le infrastrutture IT siano le più efficienti possibili senza sacrificare sicurezza, affidabilità e capacità di rispondere ai bisogni dei cittadini. Oggi ogni Ente può controllare i costi della propria infrastruttura server e desktop, migliorare il livello di protezione e aumentare la flessibilità. Grazie a soluzioni integrate è possibile gestire e proteggere i server fisici e ridurre il costo totale di gestione del parco macchine.

Consigli utili per risparmiare chiudi

  • Semplificare e razionalizzare le soluzioni IT con il cloud computing

    Il cloud computing riduce le barriere di ingresso all'IT e permette di accedere a risorse sofisticate, senza costi iniziali e senza particolari competenze ed esperienze. In questo modo il reparto IT è libero da attività di gestione dei sistemi e può concentrarsi su attività strategiche. Per le aziende pubbliche significa ridurre gli sforzi di manutenzione del software e dell'hardware e focalizzarsi sulla costruzione di servizi avanzati per i cittadini.

    L'offerta Microsoft per il cloud computing permette all'Amministrazione Pubblica di accedere a un'infrastruttura IT all'avanguardia e di utilizzare i migliori strumenti di comunicazione e collaborazione senza investimenti tecnologici che peserebbero sul bilancio pubblico, il tutto nel pieno rispetto della sicurezza e privacy dei dati. Grazie alla cloud di Microsoft è possibile integrare soluzioni on-premise e cloud garantendo un alto livello di flessibilità.

  • Ridurre i costi di telefonate e trasferte con le tecnologie di comunicazione integrata

    Oggi basta installare un software e una webcam per fare tutto in ufficio o in sala riunioni: telefonare, inviare e ricevere fax, fare video conferenze. Un’amministrazione può ridurre facilmente i costi grazie alla tecnologia VoIP e all’uso di una piattaforma di comunicazione integrata abbassando notevolmente anche i costi di trasferta.

     

  • Razionalizzare il datacenter, semplificare la gestione dei PC e delle applicazioni con la virtualizzazione

    La capacità da parte di un Ente di ridurre i costi aumentando la produttività si fonda in parte sullo stato di efficienza dell'infrastruttura IT di cui dispone, sulle spese di mantenimento e sulla sua gestione. La parola d'ordine è ottimizzare la propria infrastruttura server e desktop in modo da poter controllare i costi, migliorare la sicurezza e il livello di protezione dei dati, aumentare la flessibilità e fornire ai propri  dei dipendenti un ambiente tecnologico di lavoro ottimale. Tutto questo è più facile grazie alle tecnologie di virtualizzazione che consentono di gestire l'infrastruttura IT in modo centralizzato permettendo di:

    - ottimizzare i server fisici, riducendo l'hardware, le spese energetiche e lo spazio occupato;  

    - fornire soluzioni robuste per il disaster recovery e il mantenimento dell'operatività dei server secondo una logica di business continuity;

    ridurre i costi di manutenzione, automatizzando molte operazioni e processi della gestione dei server;

    abilitare l'accesso alle applicazioni e alle informazioni su diversi dispositivi dislocati presso sedi territoriali distanti;

    - diminuire i tempi e i costi della manutenzione e per il rilascio del software e dei suoi aggiornamenti

    Con le soluzioni Microsoft è possibile trasformare il proprio datacenter in un vero e proprio cloud privato sfruttandone i benefici nell'erogazione di servizi on-demand interni all'azienda, secondo una logica di servizio.

  • Tagliare i costi misurando attività e risultati

    Per risparmiare occorre che gli Enti Pubblici decidano quali processi al loro interno debbano essere resi più efficienti. I sistemi di Business Intelligence garantiscono una maggiore visibilità dell'intera organizzazione e del suo funzionamento attraverso l'analisi dei dati prodotti dai singoli dipartimenti, e attraverso  l'osservazione e il monitoraggio del trend degli indicatori principali di performance. In questo modo diventa più facile prendere decisioni rapide, accedere a informazioni rilevanti e creare report che mettono in relazione la misurazione delle performance e gli obiettivi da ottenere, al fine di identificare le aree di inefficienza e le relative opportunità di miglioramento.

     

  • Guadagnare in efficienza attraverso i servizi self-service

    Raccogliere informazioni cartacee e doverle poi inserire manualmente in un archivio elettronico è una delle attività più costose che l'Ente deve sostenere. Oggi la tecnologia permette di automatizzare facilmente il  processo di raccolta e gestione delle informazioni, semplicemente utilizzando il Web o l'email. Dal Web è possibile attivare un'istanza nel sistema di Citizen Relationship Management e iniziare un processo di workflow automatico, coinvolgendo gli operatori cross dipartimento che servono a risolvere il caso e gestendo la pratica di richiesta del cittadino, il tutto senza intaccare i sistemi già in essere a livello dipartimentale.

    I dati raccolti sono più sicuri perché non ci sono passaggi intermedi e sono immediatamente disponibili per essere elaborati da qualsiasi programma informatico. Basta utilizzare l’integrazione nativa tra Microsoft Office 2010 ,SharePoint e Dynamics CRM per realizzare soluzioni di modulistica elettronica e gestione delle pratiche. In questo modo si può creare un unico centro di contatto multicanale (Web, sportello per il pubblico, call center) mettendo il cittadino al centro dell’Ente Pubblico e semplificando la sua richiesta.

  • Favorire la collaborazione tra i dipendenti

    La tecnologia consente oggi alle Amministrazioni Pubbliche di innovare profondamente il modo di lavorare dei propri dipendenti, rendendolo ancora più efficace e produttivo. In ogni organizzazione le attività sono il risultato del contributo di diverse persone, processi e funzioni che hanno l’esigenza di comunicare e interagire continuamente. Creando per esempio una Intranet si aiutano collaboratori a prendere più facilmente le giuste decisioni, a condividere informazioni, documenti e contatti, a ottimizzare i processi amministrativi quotidiani e a gestire le attività migliorando la produttività. Inoltre è possibile lavorare fuori ufficio (per esempio attraverso il telelavoro) sfruttando le potenzialità della telefonia mobile.

  • Passare all'archiviazione digitale

    L’eccessiva burocrazia della Pubblica Amministrazione è identificata spesso con la produzione inutile di documenti cartacei: domande, autorizzazioni, delibere, pratiche amministrative ecc. Perché lasciarli sulla carta? Le tecnologie per passare ai supporti digitali sono già disponibili. La normativa inoltre impone alle amministrazioni  sia la protocollazione che la dematerializzazione dei documenti amministrativi e dei processi di lavorazione. L’archiviazione e la conservazione sostitutiva, inoltre, permettono di ridurre i costi di gestione delle informazioni e dei documenti risparmiando così sulle spese di immagazzinamento e mantenimento dei fascicoli. Le soluzioni per la dematerializzazione sono regolamentate nell’ambito delle direttive del nuovo Codice dell’Amministrazione Digitale.

  • Migliorare la qualità dei servizi e la relazione con i cittadini

    Le Amministrazioni Pubbliche possono trarre innumerevoli benefici dalla corretta interazione con i cittadini, risparmiando tempo nella gestione di informazioni e reclami. La misurazione delle performance interne e di bilancio consente inoltre di pianificare iniziative strategiche per migliorare la qualità dei servizi. Oggi è possibile registrare e monitorare dall’inizio alla fine ogni singola interazione dell’Ente con i propri cittadini e dipendenti, garantendo un’unica piattaforma dove quest’ultimi possano reperire le informazioni e i dati necessari al corretto svolgimento dei processi interni. Le applicazioni per il Citizen Relationship Management consentono la gestione avanzata della maggior parte delle comunicazioni (informazioni e reclami) con i cittadini, per esempio attraverso l’automazione dell’Ufficio Relazione con il Pubblico/call center o con l’apertura dello Sportello Unico per le Attività Produttive anche su Internet.

  • Scegliere la modalità di acquisto delle licenza più conveniente per l'Ente

    Per facilitare l'utilizzo di prodotti software, Microsoft ha sviluppato diverse soluzioni per l’acquisto delle licenze, convenienti, facili da gestire e personalizzate sulle esigenze della Pubblica Amministrazione.  Microsoft Government Open License è lo strumento che permette agli Enti Pubblici, di piccole e medie dimensioni, di acquistare prodotti Microsoft a condizioni molto più vantaggiose rispetto ai listini dedicati alle aziende. Microsoft Government Open License permette di:                                                               

    - gestire facilmente le licenze in maniera centralizzata grazie al portale eOpen;

    - aggiornare i prodotti alle ultime versioni grazie all'opzione Software Assurance;

    - trasferire le licenze da un PC all'altro in modo da continuare a utilizzare i software acquistati in caso di rottura, di furto o di ogni altra situazione che può rendere inutilizzabile il PC.

    Microsoft Government Open License garantisce il diritto di downgrade per qualsiasi versione precedente del software.