イケてるビジネスマンはこう使う! クラウドを徹底活用!

仕事をしていると IT 用語に「クラウド」という言葉をよく耳にします。
「A 社がクラウド サービスを始めたらしいよ。便利そうだね」「やっぱりクラウドにしてから助かる」など、意味が分からないですよね。

IT 用語の「クラウド (Cloud)」ですが、一般的にはインターネットなどのネットワーク経由で使えるアプリケーションやストレージ サービス (※) などの総称という意味合いがあります。

※ストレージ サービスとは様々なファイルをインターネット経由で保存することができ、利用したいときにデータをダウンロードできるサービスです。

大きな特長として、いつでもどこでも使うことができ、接続する端末や PC はもちろん、タブレットやスマートフォンでも活用できるという利点があります。

インターネットに繋がれば、自由自在にアプリケーションを利用したり、データを保存したりできます。
その様子は、頭上に広がる雲の中から必要なものを出し入れしているようなイメージなので「クラウド = 雲」という呼び方がぴったりなのです。

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ファイル共有にピッタリ!

今まで馴染めなかった「クラウド」という言葉も、意味さえ分かってしまえば難しくはないと思います。特にここ数年はオンライン ストレージ サービス (※) が一般化していますから、「なーんだ。それならもう使っているよ」という方も多いのではないでしょうか?

※オンライン ストレージ サービスとは、各ユーザーごとに様々なデータをインターネット上で保存できる場所を貸し出すサービスです。保存できる場所は無料版と有料版とあり、ユーザーごとにパスワードをつけることができます。

Microsoft では「OneDrive」を提供しています。すでに大勢の方々に愛用いただいており、ご存知の方も多いと思います。家族や友人同士で写真を共有することができるサービスで、デスクからはもちろん、自宅や出張先でも、いつもと同じファイルを扱えるので大変便利です。

デスクトップ PC とスマートフォンで同じファイルを閲覧する

デスクトップ上で見えているファイル (左図) とスマートフォン上で見えているファイル (右図) は
同じファイルで、同期がとれている状態。

OneDrive を活用すれば PC からでもスマートフォンからでも同じファイルにアクセスできます。こうした特長を踏まえると、さらなるクラウドの活用方法も見えてきます。次のステップではオンライン アプリケーションをご説明しましょう。

※上記リンク先は OneNote 2013 の保存方法を説明していますが、Excel や Word など他の Office ファイルでも同じ方法で保存や共有ができます。

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共同作業にも最適!

ビジネスで使用するアプリケーションは様々ですが、代表的なものは Office アプリケーションでしょう。使用頻度が高いだけに、ちょっとした外出時や出張先などでも操作したいケースは頻繁にあります。

そんなときは OneDrive へファイルを保存しておき、Office Online を活用すると便利です。OneDrive に保存された Office ファイルは、Web 上でバージョンを気にすることなく使用できるため、外出先で「Office を使ってちょっと修正したい」と言う時に役立ちます。

いつも使っている PC が無い場合でもアプリをダウンロードすれば、スマートフォンから使用することができます (※)。

※適用対象: Excel 2013, Office 2013, OneNote 2013, PowerPoint 2013, Word 2013, Excel 2010, OneNote 2010, PowerPoint 2010, Word 2010


日常は Office アプリケーションを活用し、外出時には Office Online を利用する、といった具合に使い分ければどんな場所でもドキュメント ファイルを作成したり編集することができ、OneDrive に保存しておけば、最新の状態でドキュメント ファイルを扱うことができます。

また、保存した Word や Excel などのドキュメント ファイルをプロジェクト チーム間で共有すれば、遠い場所にいる人たちとも同じデータを扱うことができるのです。Office アプリケーションは必要なときに必要な場所で使うことができます。

画像イメージ : OneDrive を利用すればいつでもどこでも同じファイルを使うことができるイメージ


デスクトップ PC で Office ファイルを OneDrive へ保存する

Office アプリケーションで作成したドキュメントはそのまま OneDrive へ保存できます。

ビジネスでは仲間との連携は不可欠ですから、時間も場所も選ばないクラウド サービスを活用することで、効率性は大きく向上します。

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セキュリティだって万全! クラウドを効果的に使いこなそう!

「クラウド サービスはどこでも使えるから、セキュリティが甘くなるのでは?」という声を聞くことがあります。実はこの疑問は正反対の答えになるのです。

一般的なクラウド サービスはベースとなる機能を PC やタブレット、スマートフォンなどにインストールすることはあるものの、主な機能はクラウド上にあるサーバーが管理しています。

使用したファイルをクラウドへ保存すれば、PC やタブレット、スマートフォンの中にデータを保存する必要がないので、万が一端末を紛失したとしても、盗用される心配はありません (※)。PC やタブレット、スマートフォンは単純にクラウドへアクセスするための道具ですから、アプリケーションもデータも常に安全に扱うことができるというわけです。

便利で扱いやすい上に、とっても安全なクラウド サービス。これを使えばビジネスもグッとスマートにそして効率的に行えます。すでに使っている方はもちろん、これからチャレンジしたいという方も、ぜひ自分にぴったりのサービスを選んで有効に活用してください。

※万一に備え、パスワード設定などのセキュリティ機能は万全にしておいてください。詳細はお使いの各サービスへお問い合せください。

クラウドを活用すれば、アプリケーションやデータもサービス提供先のサーバーで管理できます。端末には何も残らないので、セキュリティ対策としても効果的です (※)。
※万全を期すために、端末にもセキュリティ対策を施してください。

ビジネス向けのファイル共有には専用の「OneDrive for business」が便利!

チームや仲間でドキュメントや画像を共有するのに最適なサービスです。

※使用条件として、SharePoint Online 新しいウィンドウで開きます あるいは Office 365 サブスクリプション 新しいウィンドウで開きますへの
契約が必要です。

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