第 1 回「断りたい依頼を綺麗に断る」メール (1)

すぐに使える~超具体的メール術 第 1 回 「断りたい依頼を綺麗に断る」メール

ビジネスで使う「メール」にはノウハウがある。うまく「メール」を書けば仕事が楽になる・・・私が人を指導する際に必ず言う言葉です。

私は IT エンジニア,プロジェクト マネジャー,システム プランナーとして 20 年近く、システム開発,問題システムの改善,システム統合などに関する業務を行い,多くの人間とメールをやり取りしてきました。

そして、長いビジネス経験から、「メールで仕事を成功させる」ノウハウを蓄積することができました。「たかがメール」というなかれ、メールには凄いパワーがあり、うまく使うと「仕事を成功させる可能性が高く」することができるのです。

本連載では、そんなビジネス メールのノウハウを紹介していきます。コンセプトは「具体的」であること。

私が現場で行ってきた実例をできるだけ使い,実際のメールを再現しながら,日常業務ですぐ役に立つ「具体的なメール術」をお見せしましょう。

●テーマ

今回の連載では、6 回に分けて以下のテーマを解説することを予定しています。

テーマ 内容
1 回 綺麗に断るメール 相手の無理な頼みにうまく断るメールの書き方
2 回 賢く見せる報告メール 読み手が関心する,分かりやすい報告メールの書き方
3 回 漏れなく確実な指示メール 部下や関係部門の人へ,確実な作業指示をするためのメールの欠き方
4 回 依頼メール こちらの依頼に気持ちよく応じてもらうためのメールの書き方
5 回 謝るメール 怒っている相手の気持ちをほぐすメールの書き方
6 回 褒めメール 部下や同僚,上司を褒めて見方にするメールの書き方

では、早速進めていきましょう。

●第 1 回 今回のテーマ~綺麗に断るメール!~

仕事をしていると悩ましいのが、取引先や客先など立場の上の相手から来る「依頼」のメールです。いつも依頼を受けることができればよいのですが、「納品を明日に!」など、物理的に不可能な依頼や「いますぐ大阪に来てほしい」など、やや苛めも入っている不条理な依頼もあるでしょう。

そこで重要になるのが、「断るメールの書き方」です。しかし、ただ断ればよいというものではありません。相手は取引先や客先で非常に強い立場をもっています。もし、あなたの断り方が相手を怒らせれば、あなたの立場は台無しになり、上司からの評価も落ちることになります。

ここで必要なのが「綺麗に断る」という技術です。断っても相手から不満が出ないような配慮をすることで、綺麗に断るメールを書くことができます。

●ポイント

相手の立場で考えた「断る理由」を工夫する!

基本的に、人は誰でも断られることが嫌いです。特に、立場の強い人間 (EX: 大手取引先、顧客、上司) が、立場の弱い人 (EX: 納入業者、販売担当者、部下) から断られれば、非常に感情を害します。

そこで、断る理由にフォーカスしましょう。断る側が、自分の理由で断わるのは NG です。断るなら、相手の理由を使いましょう。

たとえば、

「どうしても時間がとれないので」
「上司から了承されないので …」
「当方に利益がでないので …」

というのは、それが事実であっても「自分都合」理由になってしまい、相手の不快感、怒りを買うことになります。

そうではなく、「相手の立場」で考えた理由をうまく使いましょう。それは、断る理由が、「相手のデメリット」になるような理由です。

たとえば、

① 相手にも面倒な作業が発生することを伝え、相手が「それなら嫌だな。まあ、あきらめようか」と考えるもの

② 法令違反などのコンプライアンス面で問題があることを伝え、相手が「それは危険だから、避けよう」と考えてあきらめるもの

③ 相手に「もっと簡単でメリットある代替策」があることを伝え、相手が「別の案のほうが得策」と依頼を取り下げるもの

があります。

次のページでは、いよいよ超具体的例の紹介です。

1 | 2 >>

ページトップへ

「Microsoft 製品 ご購入情報」詳しくはこちら

  • Twitter
  • Facebook