情報の置き場所を固定して、とにかくそこに全部放り込む

手書きのメモも、PC で作成した資料も、デジカメで撮った写真や会議の音声録音も、「とりあえずココを探せば見つかる」とわかる場所に集めておくと、紛失しにくく、必要になったときに探しやすい。PC の活用が一般的な今は、やはり全部をデジタルデータで保存する方が便利だ。手書きのメモや紙の資料もスキャナーなどでデジタル化しておこう。

ルールを決めたら、ブレずに整理を

情報をとりあえず 1 カ所にと集約するにしても、ある程度は分類しておいた方が使いやすい。例えば案件別を大分類として、その中で作業した日付事にまとめるなど、まずは自分なりの使いやすい分類方法を決めて、その方法を徹底して守るのがコツ。さらに資料の中の一部など、ピンポイントで重要な情報も後から探しやすいようにマーキングしておこう。

情報は検索で探す

紙の資料を探すときには分類を頼りに一枚一枚確認する必要があるが、デジタルデータで保存していればキーワード検索ですぐに見つけることができる。うっかり分類を間違えてしまった情報も、検索ができれば見つかりやすい。また、仕分けでマーキングした情報は、そのマークを頼りにするとより情報をピックアップしやすくなるはず。

一言で表すなら「PC で使うノートブック」。まっさらな紙に落書きするかのように自由にメモを取ってみたり、画像などを貼り付けてスクラップ帳のようにもでき、まさに 1 冊のノートにあらゆる情報を詰め込んでおくように使えるソフトだ。メモに関する調査を入念に行った上で開発されたというだけあり、紙のノートの使いやすさと PC ならではの便利さの両方が取り入れられている。

会議にも出張にもノート PC を持参することが一般的になりつつあるビジネスシーンなら、ノート PC と OneNote のセットがあればメモ帳は不要。いつでもデスクにいるのと同じ感覚で、今まで以上に効率よく情報の収集、活用ができるだろう。

OneNote は Office 2003 で初めて Office 製品のラインナップとして登場しており、その頃に使い始め、便利さに手放せなくなったというコアなファンも多い。Office 2010 では「Office Home and Business」以上のエディションに含まれるようになった。

紙のノートをメモで埋めつくすように、PC の中であらゆる情報をまとめておくことができる OneNote。実際に使ってみると、その便利さと使いどころの広さが実感できるはず。そこで、まずはお使いの PC にインストールされている Office 製品を確認してみて欲しい。エディションによっては、すでにインストールされているのに気づいてなかっただけかもしれないからだ。
インストールされてなかったら、60 日間無料で使える Office 2010 の試用版が今すぐダウンロードできるので、他の Office 2010 製品と併せて使ってみよう。

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