「ナビゲーション ウィンドウ」なら文書構造がひと目でわかる。該当見出しへのジャンプも一瞬で。
Word 2010 のナビゲーション ウィンドウで、文書の構造をすばやく把握できるようになりました。章や段落の見出しがツリー構造で表示され、その見出しをクリックすれば該当ページへすぐに移動できます。論文やレポートなど、膨大な文書でもスムーズにページの移動ができます。
また、章や段落の並べ替えも、見出しをクリックしてドラッグ アンド ドロップするだけで、簡単に入れ替えられます。
「ナビゲーション ウィンドウ」で、文字列はもちろん、画像や表、コメントまであらゆる情報を即座に検索。
ナビゲーション ウィンドウによって、検索機能がさらに高速化、効率化しました。検索結果は分割されたナビゲーション ウィンドウ上に一覧表示されるため、文書の編集作業を妨げません。検索文字列の前後の文章も表示され、必要としている検索箇所がすぐにわかります。検索結果をクリックすれば、該当ページに即座にジャンプすることができます。
また、複数のメンバーで校閲を行う際に、特定の人のコメントを探すといった使い方もでき、便利になりました。
細かな調整もリアルタイムにプレビュー。20 種類の「アート効果」でプロフェッショナルの表現力を文書に。
Word 2010 に搭載されたアート効果によって、鉛筆画、水彩画、パステル調、モザイク処理、モノクロ化など 20 種類の画像効果を、複雑な操作を必要とせずに、すぐに画像に適用できるようになりました。
効果を適用した後の画像がプレビューとして表示されるため、予想していた効果と違って何回も選びなおすようなことがありません。また効果の度合いについても、値を変化させるとリアルタイムに結果に反映されます。
「ピボット テーブル」がさらに便利に。「ピボット グラフ」でビジュアル化すればデータの動きも一目瞭然。
ピボット テーブルは、取り込んだデータから項目を自動的に抽出し、縦軸、横軸などに配置する項目をドラッグ アンド ドロップするだけで変更できるクロス集計機能。Excel 2010 では、ピボット テーブルで作成された表を、ワン クリックでグラフにできるピボット グラフ機能が搭載され、データの傾向や特徴を視覚的に把握できるグラフを、簡単に作成できるようになりました。折れ線やパイ チャートなど、グラフのバリエーションも豊富に用意され、ニーズに応じて効果的に使い分けることができます。
選択されているフィルターがひと目でわかる。「スライサー」機能ならではのスピーディなデータ分析。
スライサーは、ピボット テーブルで生成された表から必要なデータを、シンプルな操作ですばやく表示させる機能です。
ピボット テーブルで複数のフィルターを設定すると、表示されているデータがどのような条件で抽出されているのかわかりづらい時があります。スライサーは選択されているフィルターをウィンドウ内に一覧表示するため、現在表示されているデータの抽出条件がひと目でわかります。
また、フィルターの各項目はクリックするだけで選択/非選択を切り替えられるので、複雑な分析もスムーズに行なえます。
「条件付き書式」を使い、色やアイコンでデータをアピール。重複データのチェックにも使える便利機能。
条件付き書式は、セル内のデータがあらかじめ設定した条件に合うかどうかを、アイコンや背景色、データ バーなどで示す機能です。数値を視覚化することでデータの傾向が分かりやすくなるだけでなく、条件として「重複する値」を選択すれば、重複入力によるミスを回避できるなど、データのチェックにも利用できます。
また、Excel 2010 では、特定の値よりも大きな値は上向きの矢印、それ以下の値は下向きの矢印、といったしきい値設定のほか、条件ごとにアイコンを変えるなど、より柔軟な表現が可能となりました。
トリミングや特殊効果の追加に加え、再生ウィンドウの形状も思い通りにカスタマイズできる。
PowerPoint 2010 を使えば、高価な動画編集ソフトを購入しなくても、動画の編集が行えます。不要なシーンをトリミングしたり、明るさやコントラストの調整に加えて、3D 効果などのエフェクトを追加する機能もあるので、インパクトのあるプレゼンテーション資料を作成できます。
また、インターネット上の動画サイトと連携させることも可能です。 (再生時にインターネットに接続しておく必要があります。)
「スクリーン ショット」機能によって、簡単操作で Web 画面をプレゼンテーション素材として活用。
PowerPoint 2010 では、スライドにスクリーン ショットを簡単に貼り付けられるようになりました。挿入メニューでスクリーン ショットボタンを押すと、現在起動しているアプリケーションの一覧が縮小表示されるので、必要なものをクリックするだけで、すぐにスライド上に挿入することができます。また、画面全体だけでなく、一部をトリミングするなど、細かな編集も可能なため、マニュアルなど、PC の画面を掲載する書類を作成する際に便利です。
「スマート ガイド」機能ならガイドライン表示で位置関係がすぐわかるので、見栄えよく図形を配置。
PowerPoint 2010 ではスマート ガイド機能によって、図形、テキスト ボックス、写真など複数のオブジェクトの位置を簡単に揃えられるようになりました。
図形などのオブジェクトを、他のオブジェクトのそばにドラッグすると、そのオブジェクトの辺や中心にグリッド線が表示され、さらに動かしていくと吸着します。手早く整頓できるため、スライドの作成効率がより向上します。オブジェクトの位置がきちんと揃ったスライドは見た目も美しく、プレゼンテーションの効果をより高めます。
「スレッド ビュー」なら、長いメール スレッドも効率よく処理。メールの分類や不要なメールの削除も簡単。
Outlook 2010 では、やり取りしたメールを自動判別してツリー表示。未読メールがたくさんあっても、最新のやり取りがすぐにわかるので、間違って古いメールに返信したり、必要なメールを削除してしまうというミスが少なくなります。
またメールの件名を書き換えて転送、返信しても、同じスレッドとして認識。「送信済みアイテム」などにあるメールも、スレッドに含まれます。 (Exchange Server 2010 との連携が必要です。) もちろん従来通りの表示も可能なので、業務のスタイルに合わせて柔軟な使い分けができます。
「リボン インターフェイス」完全搭載で Outlook の操作がさらに快適に。
アプリケーション全体がリボン インターフェイスに対応したことで、これまで以上に効率よく、直感的な操作を実現。従来のツール バーとは異なり、ユーザーが現在行っている操作の内容に合せて、リボンのボタンやメニューの表示が変化するため、すばやく次の操作に移ることができます。
また、よく使う機能だけをまとめたり、利用しないときにはコンパクトに折りたたむなどのカスタマイズも可能です。
強化された検索処理とわかりやすい結果表示で、目的のメッセージをすばやく見つけられる。
リボン インターフェイスを活用することによって、文字列だけでなく、添付ファイルの有無や分類項目、期間やフラグ状況などの条件とも組み合わせて検索できるようになりました。「検索ツール」を使うことで "特定の人物から送信された特定の文字列を含むメール" といった詳細条件を設定することもできます。さらに頻繁に使う検索条件を、検索フォルダーに設定しておけるようになりました。
検索スピードも大幅に高速化。大量のメールでもすばやい検索が行えます。
会議出席依頼から OneNote 2010 を起動すれば、出席依頼をそのまま議事録として編集できる。
OneNote 2010 は高い親和性で他の Office アプリケーションと密接に連動します。会議で議事録を取る場合、Outlook 2010 の会議出席依頼から OneNote 2010 を起動させ、そのまま議事録の作成に移ることができます。
完成した議事録は Outlook に登録された「出席者」あてに送信できるため、秘匿性の高い会議内容でも送信相手を間違えることなく、確実な情報共有が可能です。アプリケーションを切り替えるわずらわしさがなくなりました。
OneNote について詳しくはこちら >マイクロソフト社員のデジタル ノート活用術 >
メモ、録音、参考資料など、あらゆる情報を時間も手間もかけず OneNote にすべて集約。
OneNote 2010 を使えば、テキスト入力、手書き入力、音声録音、Web サイトのキャプチャ、URL のリンク貼り付け、Office ドキュメントの参照、ファイルの添付など、あらゆる情報をひとつのファイルに集約できます。
単なる文書ファイルへのリンクではなく、それぞれの文書中の参照箇所を細かく指定できるため、集めた資料が膨大な量になっても、その中から効率よくデータを参照することができます。
「インクリメンタル サーチ」機能が入力と同時に検索を開始。検索結果をリアルタイムに表示可能。
OneNote 2010 では、検索文字列の入力と同時に検索がスタート。入力した文字にあわせ、リアルタイムに検索結果が変化していくため、効率よく作業が行えます。
また検索結果をクリックすれば、すぐに該当するノートがプレビューされ、検索対象がハイライト表示されるので、欲しい情報にすばやくアクセスできます。さらに OCR 機能によって画像中のテキストを認識して検索したり、音声データ内の語句まで検索するといった OneNote 2010 ならではの充実した検索機能があります。
「バックステージ ビュー」がファイルの安心かつ確実な配布をサポート。豊富な出力フォーマットにも対応。
Office 2010 で採用されたバックステージ ビュー機能は、最終的な文書ファイルの出力に関してユーザーの安心とストレス軽減をサポート。たとえば Excel で大きな表を印刷する際にも 1 枚の用紙に収まるよう目で確認しながら印刷することができ、紙の無駄を解消します。また、XPS/PDF 形式の出力にも標準対応しました。
さらに、視覚障がい者にとって読みづらい記述がないか、プロパティなどに個人情報が含まれていないか、旧バージョンの Office 製品と互換性があるかなどについても、出力時にチェックできます。
インターネットとの連携で、より早く賢くなった IME 2010。常に最新の辞書を利用可能。
Office 2010 に搭載された IME 2010 には、次々と登場する新語などにいち早く対応するため、辞書の自動アップデート機能が追加されました。最新語だけでなく郵便番号辞書もアップデートされるため、正確な住所入力を不安なく行なえます。
また、オープン拡張辞書ではユーザーが専門用語辞書を作成できるようになりました。拡張辞書は Microsoft Office Online でも公開されており、幅広い業種に対応したものが配布されています。
保存忘れや突然の停電から大切な文書をガード。複数の履歴から欲しいデータをすぐに復旧できる。
自動保存機能がさらに強化され、より安心、簡単に文書を復活できるようになりました。文書の新規保存時、ついうっかり [保存しない] を選択してウィンドウを閉じてしまった場合でも Office 2010 は "未保存のデータ" として作業中のデータを回復できます。逆に誤って上書き保存してしまった文書は、もっとも直近の保存データを開くことで回復が可能。
自動保存の間隔も細かく設定でき、 "バージョン" として管理された過去のデータにいつでも戻れるようになりました。
Office 2010 になって操作性が格段に上がったと感じています。たとえば、PowerPoint 2010 では複数のプレゼンテーションを別ウィンドウで表示できるので、以前作ったファイルからの移動やコピーなど、編集作業がより効率的に行えるようになりました。また、スクリーンショットもリボンインターフェイスからの操作で簡単に貼り付けられるのでマニュアルづくりなどにとても重宝しています。あとは、印刷プレビュー表示や設定変更などの複数の操作がバックステージビューでまとめて行えるようになったこと。今まで 3 ～ 4 回クリックしていた操作が 1 回のクリックで済み、作業時間を大幅に短縮できます。
特に便利なのは、PowerPoint 2010 で動画編集が直接できるようになったこと。当市では授業の一環として動画等を使って学校の魅力を紹介する PowerPoint を作成していますが、動画編集ソフトを立ち上げるところから教える必要がなくなり、スムーズに授業が進められます。また OneNote も好評です。タブレットPCを使って子どもたちが自分の考えを OneNote に書き込み、意見交換や発表を行っています。OneNote は文字だけでなく図も描けるので、より多くの授業に取り入れ、子どもたちの創造力や発想力を伸ばしていければと思います。
国立大学の包括契約の実績が出始める中、本学でも新たに PC を購入するタイミングで Office 2010 を導入しました。導入メリットとしては、最新の Office 製品が使用できるようになったこと。またデータの互換性が担保されファイルが共有しやすくなったと職員にも喜ばれています。管理面ではソフトウェアに関してのコンプライアンスの意識が高まり、包括契約による多大なコストメリットもありました。今後は Publisher、Lync など、他の有益な Office 製品も利用してもらえるように啓蒙活動をしていきたいと思います。
Office 2010 にアップグレードして、ひとつひとつの操作性が格段に向上したと実感しています。たとえば、Excel 2010 では［形式を選択して貼り付け］など、使用頻度の高い機能が右クリックで簡単に実行できます。また、バックステージビューを使えば、印刷プレビューを確認しながら印刷設定を行うことができ、余計な手間がかかりません。今後はオンラインでの共同作業など他の職員がまだ知らない活用方法を周知させていくとともに、導入済みの SharePoint と連携してさらなる効率化が図れないか探っていきたいと思います。
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株式会社インプレスジャパン調べ(日本マイクロソフト株式会社の委託による)
現在、さまざまなメーカーから Office ドキュメントの表示、編集可能な製品が発売されていますが、Microsoft Office で作成されたドキュメント (*)を読み込んだ場合、すべての互換製品で 100% の再現性が確認されませんでした。(右図参照)
単純なファイルであれば問題なくとも、さまざまな効果を利用した文書や、複雑なマクロを使った Excel ファイルなどでは、正確な再現性がない場合、仕事の効率低下や業務上のミス発生につながる恐れがあります。
(*)最新のフォーマット (.docx、.xlsx、.pptx 各形式および .dotx、.xltx、.potx の各テンプレート形式) および旧バージョンのフォーマット (.doc、.xls、.ppt 各形式および .dot、.xlt、.pot の各テンプレート形式) の双方にて検証
Office 2010 は従来製品と比較すると多くの操作や動作が高速化されており、たとえばファイルの保存では 10 倍以上のパフォーマンスを計測したケースもあります。
また、Office 2007 で導入された「リボン インターフェイス」は Office 2003 と比較すると、作業効率が約 40% 短縮されました。Office 2010 では、このリボン インターフェイスをカスタマイズ可能とすることでさらに生産性が向上します。
株式会社三菱総合研究所調べ
右図は約 100 人が Office 2003 を日常業務で使う組織に対し、Office 2010 を導入したと仮定して試算した TCO (Total Cost of Ownership : 総所有コスト) です。
工数の減少に伴い、人的コスト、作業時間の削減が実現でき、大幅な TCO の差となって現われました。
Office 2010 の導入は、効率よい作業によるコスト削減だけでなく、実際の利用者が作業負担やストレスを軽減し、生産性を高めます。
サポート ライフサイクルとは、製品に対して受けられる総サポート期間を表すものです。サポートには「メイン ストリーム サポート」と「延長サポート」があり、延長サポートの期間中は、セキュリティに関する修正プログラムなど重大なサポート以外は有償となります。
Office 2003 のメイン ストリーム サポートは 2009 年で終了、Office 2007 でも 2012 年 4 月までとなっていますのでサポート期間に余裕のある Office 2010 のご利用を強くおすすめします。
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