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株式会社エコ・プラン

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掲載日: 2014 年 10 月 24 日

メール システムで使用していたレンタル サーバーと社内に設置していたファイル サーバーを Microsoft Office 365 に移行。冗長性と安定性が確保された基盤上で、Office 365 の機能を活用、業務の効率化とサービス向上を目指す

写真:株式会社エコ・プラン

株式会社エコ・プラン

株式会社エコ・プランは空調メンテナンスと省エネコンサルティングを中心に事業を展開する企業です。同社は顧客の要望に応えることで、業績を急速に拡大させ、全国でサービスを展開しています。また、新しいものを積極的に取り入れる社風があり、IT に関しても新しいソリューションやサービスを取り入れて活用しています。そうした観点からクラウド サービスの導入もいち早く検討。メール システムの運用に使用していたレンタル サーバーと社内に設置していたファイル サーバーを Microsoft Office 365 に置き換えました。クライアント PC は Windows 7、Windows 8、Windows 8.1 を混在させる形で約 250 台使用しており、Microsoft Surface も導入しています。Office 365 の利用でメール システムとファイル共有環境の冗長性と安定性を確保し、社員が使えるストレージ容量を拡大しました。その上で、社員それぞれが工夫し、Office 365 を活用した業務の効率化と顧客へのサービス向上に取り組んでいます。

<導入の背景とねらい>
レンタル サーバーによるメール システムの不安定さと社内設置のファイル サーバーの使い勝手の悪さが大きな問題に

株式会社エコ・プラン (以下エコ・プラン) はエアコンのオーバーホール(分解洗浄)、修理、保守点検などの空調メンテナンスを中心に、最新機器への入れ替えなどの空調工事や設置、ダクト清掃、浴室リフォーム、省エネ コンサルティングを行っている企業です。同社は、深夜時間帯や土日祝日の割増料金を取らず、365 日 24 時間の電話対応と稼働を行っており、洗浄や修理、工事は全空調メーカーにおいて対応可能です。修理や工事にあたっては 100 名以上の自社スタッフと 500 名以上の協力スタッフでスピード対応。挨拶、礼儀、報告、連絡、相談の徹底と担当営業制による空調機器管理と提案を行い、顧客をサポートします。それらの実践のもと、「仕事の質は人の質」「やる気日本一企業」「寄せ鍋精神」の 3 つをスローガンを掲げ、2002 年の設立以来、急速に事業を拡大してきました。特に現在は、オフィスや店舗の省エネを検討する顧客の要望に応え、さまざまな省エネ ソリューションの提案や、省エネ設備導入のために公的な補助金や助成金の活用などのアドバイスをする省エネ コンサルティングに力を入れています。
エコ・プラン 監査役 藤原 寛 氏が語ります。

写真:株式会社エコ・プラン 監査役 藤原 寛 氏

株式会社エコ・プラン
監査役 藤原 寛 氏

写真:株式会社エコ・プラン 管理本部 経営管理部 経営管理課 主任 佐久間 大輔 氏

株式会社エコ・プラン
管理本部 経営管理部
経営管理課
主任 佐久間 大輔 氏

「私たちは会社設立から 12 年あまりの若い企業で、既存のしくみを変えることに対する抵抗感もあまりありません。また、過去にこだわることによってさまざまな面で陳腐化してしまうこともあるため、新しいものでもよいものであれば積極的に取り入れている企業だという姿勢を顧客に示すことで、顧客の評価も高まります。このような考え方に立って会社全体を運営していますので、IT に関しても新しいものをどんどん取り入れて、積極的に活用することを基本方針にしています」。

今までエコ・プランでは、メール システムと Web サーバーには外部のレンタル サーバーを使い、ファイル サーバーには Windows Storage Server 2003 を 1 台と NAS を 5 台 (1 台は予備) 設置して利用してきました。Web サーバーは問題なく稼働していましたが、メール サーバーは 3 か月に 1 度止まってしまうことがあり、送受信ができなくなるという問題がありました。また、Windows Storage Server もサポート終了を控えており、何らかの対策が必要でした。エコ・プラン 管理本部 経営管理部 経営管理課 主任 佐久間 大輔 氏が語ります。

「気が付いたらメールが止まっていて、業務に支障をきたしかねないと不安になることが何度もありました。また、普通の POP サーバーだったので、PC が壊れて入れ替えなければならない場合は、過去のメール ボックスのデータは新しい PC に移すことができませんでした」。

同社にはサーバー ルームがなかったため、オフィスの一角にファイル サーバーが置かれ、冗長化などもされていない状態でした。また、データ全体をバックアップするのに 1 日以上かかるので、デイリー バックアップはできませんでした。そのため、万一故障すると、復旧まで数日を要するという、システム管理の観点からすると、たいへん危険な状態で運用されていたのです。

さらに、業務の観点からみても効率がよくありませんでした。社外からファイル サーバーにアクセスできなかったので、社員は会社に戻ってこなければ仕事ができません。加えて、ファイル サーバーの同時アクセス数に制限があり、社員が 200 人以上になる中で、50 人ほどが同時にアクセスすると、ファイルが開けなくなってしまったり、開くことができても時間がかかったりするようになっていました。

<システム導入の経緯>
長期にわたる安定したサービス提供が見込め、メール、ストレージ、Microsoft Office 製品が一体になっていることから Office 365 を選定

エコ・プランでは以前から、本社など関東の拠点と関西の拠点間でのファイルのやり取りの速度が遅いこと、システムの冗長性が充分確保できないことが大きな問題だと認識していました。そこで、2013 年に耐震性などに優れた高層ビルに本社を移転し、地震などの自然災害に遭っても業務が支障なく継続できるようにしました。さらに、ネットワーク インフラを高度化し、インターネット VPN から閉域網の VPN に切り替え、通信回線も専用線を引きました。これによって通信の速度は大幅に向上、スピードの遅さや不安定さから解放されたネットワーク環境が実現しました。さらに、それを前提にして、業務で利用するシステムのため、災害対策や BCP 対策を考慮して、サーバーは堅牢なデータ センターに置きたいという以前からの考えを実行に移すべく、クラウド サービスの導入を本格的に検討しました。

「メール システムが一番不安定でしたので、4、5 年ほど前に、一度 Google Apps の導入を計画したことがありました。その時に藤原監査役から『これが本当に今後のクラウド サービスの主流になるのだろうか』と言われ、導入をいったん見合わせました」(佐久間 氏)。

エコ・プランでは常に最新のシステムを採用することを前提としており、当時始まったばかりのクラウド サービスの導入にも積極的でした。オンプレミスで運用していた経理システムをはじめとして、営業支援システムや顧客管理システムもすべてクラウド サービスに移行しています。しかし、ただ導入するだけで、すぐに切り替えなければならなくなるような主流でないサービスは社員にとってマイナスでしかありません。

「10 年後、20 年後までとはいいませんが、せめて 5 年ぐらいは主流として使えるサービスを見極めたいと考えました。主流であれば、さまざまなサービスが付随して整うものです。ところがそれから一歩外れてしまうと、使い勝手は劣りますし、サービスが提供されなくなってしまうこともあります。そう考えた時に、Google は確かに先進的で、個人として使うにはよいかもしれませんが、会社で使うとなると本当に適しているのか判断しかねます。そこで、よりメジャーで、長期間きちんとサービスを提供してくれる事業者を採用しようと考えました」(藤原 氏)。

その後、さまざまなクラウド サービスの情報などを収集しつつ、2013 年から Office 365 をテスト的に使いつつ他社のクラウド ストレージ サービスも検討していましたが、OneDrive for Business のストレージ容量が 7 GB から 25 GB になることを知ったことが契機となり、最終的に Office 365 を採用することに決めました。

「クラウド ストレージ サービスを単体で使おうとした場合、メール サービスを別に契約し、さらに業務で使用する Office ソフトも別途必要になります。しかし、Office 365 であれば、メールと Office とストレージがひとつのサービスで利用できますし、使いやすさも抜群によいわけです。費用面での比較もしましたが、5 年に 1 回 Office ソフトを買い換えるとしたら、利用料金を毎月支払っても Office 365 の方が高くないと感じました。また常に最新の Office が使えますので、バージョンアップの手間も省けます」(佐久間 氏)。

Office 365 のもうひとつのメリットはストレージ容量が拡大できるということでした。社内に NAS を置いた場合、容量を増やすならば増設のために投資しなければなりません。Office 365 は、2013 年当時は 25 GB でしたが、現在では 1 テラバイトと容量が拡大していますので、1 GB あたりの単価は大きく下がりました。

「業容拡大によって、画像データの利用が多くなり、社員に必要なストレージ量は年々増えています。OneDrive for Business のストレージ容量は急ピッチで拡大しているので、充分な容量を確実に確保できますし、価格的にもリーズナブルだと考えました」(藤原 氏)。

<システム概要と構築>
社員が各自の判断で OneDrive for Business にファイルを移し、使い方を工夫。顧客への提案などに Surface を活用

Office 365 の導入作業はエコ・プランが自社で行い、トラブルなくスムーズに導入することができました。しかし、5 年ほど前には、当時の最新 OS を搭載したノート PC を導入することを基本方針として定めて PC のリプレースを行うことができましたが、現在は約 250 台のクライアント PC をリプレースしなければなりません。また、新入社員のための PC は毎年追加導入しているため、現在では Windows 7 と Windows 8、Windows 8.1 が混在した状態になっています。

「常々、PC は OS に依存したアプリケーションを使うと、リプレース時の負荷が大きくなると考えていました。そこで、OS に依存しない、Web ベースで使えるアプリケーションにしました。その結果、OS が混在した今の状態でも、何の問題もなく、Office 365 を使うことができる環境になりました」(佐久間 氏)。

エコ・プランでは、既存の NAS を 2014 年 12 月末まで使えるようにしています。これは、社員がそれぞれの判断でデータ移行時期を決め、ファイルを OneDrive for Business に移すようにするためです。
エコ・プランでは Office 365 への切り替えは期日を決めて一律に行うのではなく、仕事をしながら自然に移行していくようにしています。このような方法をとっている背景には、社員の自主的な判断で移行するようにした方が、社員自らが Office 365 の使い方を工夫するので、業務の効率化やサービスの向上につながる、という考えがあります。

写真:株式会社エコ・プラン 環境事業本部 空調メンテナンス事業部 東日本エリア 部長 水谷 忠宣 氏

株式会社エコ・プラン
環境事業本部
空調メンテナンス
事業部 東日本エリア
部長 水谷 忠宣 氏

「若い社員が多いですし、自由に使ってもらう方が新しい仕事の方法が生み出されると思います。Office 365 を使うという大きな流れを明確にきちんとしておけば、社員がさまざまな試行をしても、間違った方向には進みません」(藤原 氏)。

また、エコ・プランでは、2014 年 4 月に Microsoft Surface Pro 2 を 20 台導入、営業を中心に使っています。エコ・プラン 環境事業本部 空調メンテナンス事業部 東日本エリア 部長
水谷 忠宣 氏が語ります。

「私はノート PC と iPad mini を使っていましたが、iPad mini では Office アプリがうまく使えませんし、2 台持ち歩くのは重いので、何とかならないかと考えていました。そんな時に Surface が発売されると聞いたのです。Surface であれば 1 台ですみますし、デザインもよく、使いやすそうなので、管理部に『買ってくれ』と頼みました。実際に使い始めてからは、手帳でメモを取るのを止め、どこでも Surface を出して、使っています。お客様は『おっ』と驚かれて話しのきっかけになったりしますし、打ち合わせの時はタブレットにして、指で差して説明できるので、とても使いやすく便利です」。

<導入の効果と今後の展望>
Microsoft SharePoint Online、Microsoft Lync Online を有効活用。顧客からの注文や見積もり送付に Yammer の利用を検討、サービス向上を目指す

Office 365 の利用開始から半年あまりでスムーズに導入が完了。社員から要望のあった社外からのファイルへのアクセスも可能になり、メール システムが止まってしまう心配も解消されました。

「Office 365 は仕事をする上でのツールなので、何がどう変わったのか、意識せずに使えることはとてもよいことです。また、利便性とコストとのバランスを見ても、たいへん優れています。社員が急増して、企業規模が拡大しているにもかかわらず、システム管理者は兼任のまま。それでもシステムの安定的な運用ができるのは、管理する手間が大幅に削減されたからです。Office 365 は社員が急増している成長中の企業にとって、最適なソリューションです」(藤原 氏)。

「並行運用期間を十分に取ったことで、業務に支障をきたすことなく、スムーズに移行することができました。操作方法が変わり、最初は戸惑うこともあったようですが、それ以上に便利になったことによるメリットのほうが大きかったと思います。Office 365 はさまざまな機能がサポートされているので、社員がそれぞれに便利な使い方を見つけて仕事に活かすことができるようになり、とてもよかったと思います」(佐久間 氏)。

Office 365 の利用が定着する中で、社員は仕事をする上で役立つ使い方や便利な機能を独自に見つけ出し、使うようになりました。特に活用が進んでいるのがメールのグループ アドレス (メーリング リスト) 機能です。今まで複数の人にメールを同報で送る場合は、個別にアドレスを入力していました。しかし、Office 365 ではメーリング リストを簡単に作ることができるので、顧客と部署をまたいで複数の社員がやり取りできるようになり、とても喜ばれています。SharePoint Online や Lync Online の利用も始まっています。エコ・プランでは工事の状況などの詳しい内容を個人フォルダーにある Excel に記入して SharePoint サイトに置いています。そうすることで、毎日更新する状況を担当の役員が容易に確認することができるようになりました。

「私たちの仕事は現場での作業やサービスなので、クレームやトラブルが発生することもあります。今まではそれを私が各部署の責任者から聞いてまとめたものを、毎日 Excel で役員に提出していました。それが SharePoint Online を使うことで、サイト上の Excel に現場の担当者たちが記入して更新すると、その連絡が役員に届くという形に変わりました。その結果、私が取り次ぎ役をする必要もなくなりましたし、現場の担当者たちも自分で書いて、共有ボタンを押せばよいだけになりました。これによって、問題を上司に報告することの敷居が低くなり、トラブルに対する品質向上に向けた社内の意識を高めるのに役立っています」(水谷 氏)。

また Lync Online は、PC のメンテナンスのために活用しています。大阪営業所や名古屋オフィスなどの拠点で、PC のトラブルなどで困っている社員に、Lync でログインしてサポートをします。Lync を通して相手の PC 画面を見ながら自分で操作できるので、電話で話しながら操作の指示をするよりも、問題解決にかかる時間が大幅に短縮できました。さらに、顧客企業の注文や情報共有のために、Microsoft Yammer の利用を検討する予定です。

「今は電話で注文を受けているため、繁忙期の夏などは、担当者が電話中でつながらないことが多いのです。そこで、Yammer で顧客から依頼を受けて、見積もりを送るようにすれば、電話で待たせることもなくなり、サービス向上につながるのではないかと考えています」(佐久間 氏)。

エコ・プランでは今回の Office 365 導入で、メールやファイル共有など業務に必要な基盤の安定的な運用に目処が立ったと高く評価しており、今後は社員の教育を軸にした、サービス レベルの向上や顧客満足度の向上など、攻めの IT 活用を積極的に図っていく考えです。

図.システム概要図

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ソリューション概要

プロファイル

株式会社エコ・プラン leave-ms2002 年の設立以来、エアコンのオーバーホール修理、保守点検などの空調メンテナンスを中心に、最新機種への入れ替えなどの空調工事や設置、ダクト清掃、浴室リフォーム、省エネ コンサルティングを行っています。「仕事の質は人の質」「やる気日本一企業」「寄せ鍋精神」の 3 つのスローガンを掲げて、全国でサービスを展開しています。特に現在は、オフィス、店舗の省エネを検討している顧客の要望に応えるため、さまざまな省エネ ソリューションを提案すると共に、省エネ設備導入のために必要な公的補助金や助成金の活用についてアドバイスする、省エネコンサルティングに力を入れています。

導入メリット

  • メール システムの冗長化と安定的な運用の実現
  • 社外からのファイルへのアクセスの実現
  • 社員自らの工夫による新しい仕事のやり方を生みだすプラットフォームの構築

ユーザーコメント

「Office 365 は仕事をする上でのツールなので、何がどう変わったのか、意識せずに使えることはとてもよいことです。また、利便性とコストとのバランスを見ても、たいへん優れています。社員が急増して、企業規模が拡大しているにもかかわらず、システム管理者は兼任のまま。それでもシステムの安定的な運用ができるのは、管理する手間が大幅に削減されたからです。Office 365 は社員が急増している成長中の企業にとって、最適なソリューションです」

株式会社エコ・プラン
監査役 藤原 寛 氏



「並行運用期間を十分に取ったことで、業務に支障をきたすことなく、スムーズに移行することができました。操作方法が変わり、最初は戸惑うこともあったようですが、それ以上に便利になったことによるメリットのほうが大きかったと思います。Office 365 はさまざまな機能がサポートされているので、社員がそれぞれに便利な使い方を見つけて仕事に生かすことができるようになり、とてもよかったと思います」

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