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有限会社富士ファーマシー

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掲載日: 2011 年 7 月 25 日

"紙の帳簿" と "人手に頼った集計・確認" から、電子化への切り替えを、わずか 10 万円以下の投資で実現。本社 + 8 店舗間の経理業務を省力化し、よりスマートな経営へ

有限会社富士ファーマシー

有限会社富士ファーマシー

栃木県宇都宮市に本社を置き、市内を中心に 8 店の調剤薬局を展開する有限会社富士ファーマシー。同社では、紙をベースにした支払伝票やタイムカードのやり取りなどで、月締めの作業に膨大な時間を要するという課題解決のために、IT の導入を決意。選ばれたのは、わずかなコストで導入でき、わかりやすいインターフェイスで「社内秘」「社外」など詳細な権限設定を行うことが可能な、効率的な情報共有を実現する Windows Small Business Server 2011 Essentials でした。

<導入の背景とねらい>
各店の帳簿を持ち寄って行う集計・確認作業の効率化を目指し、伝票類の電子化に着手

有限会社富士ファーマシー
早川 智典 氏

有限会社富士ファーマシー
若生 千園 氏

「お客様に安心を与え、楽しい仕事をしよう!」をモットーに、栃木県宇都宮市に本社を置き、市内を中心に 8 店舗の調剤薬局を展開し、地域医療に貢献している有限会社富士ファーマシー (以下、富士ファーマシー)。インターネットを活用した電子化・電算化を、厚生労働省が推し進めていることもあり、富士ファーマシーでも各店舗にレセプト コンピューターを導入し、薬局業務を行っています。

しかしその一方、経理などの一般的な事務業務は、すべて "紙" によって管理されています。各店舗で作成された帳簿を、月 2 回本店に持ち寄って手作業で集計。間違いのないように、人手と時間をかけて念入りに作業されています。

また、各店舗は車で 20 分ほどの距離に分かれています。
帳簿を持ち寄る際に、書類の抜けなどがあれば、それを揃えるために、再び店舗間を往復する手間も生じます。
富士ファーマシーで経理を担当する早川智典氏は、こうした事務業務を効率化するために、「IT を上手く活用できないか検討していた」と振り返ります。

「当社では社内メールの使用も行っていなかったくらいで、IT 化とは縁の薄い会社でした。ですから、IT のために多額の予算を使用するといった発想はありません。しかし、経理などの事務作業を効率化するためには、IT 活用が有効であるというイメージはありました。
そもそも、伝票が 1 枚抜けていたりするだけで大変ですし、書き直しも多く発生していました。それを、簡単な入力フォームを作って PC で集計できるようになれば、便利ですよね。
そこで本店では Microsoft Office Excel を使って、本当に簡単な入力フォーム……何文字か打てば薬の名前と金額まで表示されるようなフォームを自作して利用するようにしています。あとは、データを店舗間でスムーズに共有できる仕組みがあればいいのですが、それがなかなか見つかりませんでした」

店舗間をネットワークでつなぎ、経理担当者同士で伝票などを不自由なく閲覧・確認できるようになれば、利便性は大幅に向上するでしょう。メールや掲示板などを設置すれば、情報共有もスムーズになります。

この理想を実現する製品、サービスの選定に早川氏が頭を悩ませている丁度その時に、日本コンピューターシステムサービス株式会社 (以下、日本コンピューターシステムサービス) から紹介を受けた 1 つの製品が、富士ファーマシーの要望に、コストの面でも、使いやすさの面でも合致したと言います。
それが、マイクロソフトから 2011 年 5 月にリリースされた Windows Small Business Server 2011 Essentials でした。

Windows Small Business Server 2011 Essentials は、接続 PC 台数を 25 台までに限定し、安価に提供する(オープン価格※)、マイクロソフトの新しいサーバー製品です。
データの自動バックアップや、多くの企業が活用する Windows Server の認証基盤 Active Directory を活用してデータへのアクセス権限をユーザーごとに詳細に設定できるなど、便利な機能を、簡単に利用することができます。

早川氏は次のように話します。
「サーバー製品には触ったこともありませんでしたから多少の不安もありましたが、とにかく価格が安かったのも魅力的でした。
10 万にも満たない金額で、本社と 8 つの店舗をすべてつなげられる上に、ファイルやフォルダーによってアクセスできる権限まで詳細に設定できる製品は、聞いたことがありませんでしたから。
やはり、社内でファイル共有を行うに際しては、社外への漏えいを防ぐことはもちろん、『人事』や『給与金額』など、社内においての秘匿レベルなども重要ですからね。しかも、25 ライセンスまで利用できますから、店舗数が増えても問題なく活用できます」

※ お客様の購入価格は、販売店により決定されますので、販売店にお問合せ下さい。

<システム概要>
10 万を切る低価格と、専門知識なしでも利用できる敷居の低さ

圧倒的な低価格と、使いやすさ、そして機能の充実を評価されて採用が決定した Windows Small Business Server 2011 Essentials。導入後の感想について、早川氏は「当初の予想とは違い、活用開始の敷居が低すぎて、『気が付いたら跨ぎ終わっていた』ような感覚」と振り返ります。

「私自身、初めてのサーバー導入でしたので、インターネットで導入方法を検索してみなければ! などと身構えていたのですが、いざ使ってみるとウィザードに沿って選択していくだけで大体のことができました。『これなら使える! 運用も自分の手でできそうだ!』と思いましたね」

設置を手伝った日本コンピューターシステムサービス ITソリューション部 ソリューションエンジニア 石﨑正幸氏も、その設定の簡単さを評価しています。

「私たちも Windows Small Business Server 2011 Essentials について、初めての導入だったのですが、非常に簡単に設定が完了してしまいました。
私たちがこれまでお客様にサービスを提供するにおいては、多少高額になってしまったとしても、データへの不正アクセスを防ぐためのセキュリティや、データ保全をしっかりと行うためのバックアップなど、さまざまな施策を付加して、"安心・確実" なソリューションを提案してきたのですが、Windows Small Business Server 2011 Essentials であれば、そうしたさまざまな機能が、これ 1 つで整えられるようになっています。驚くほど安価です。
また、インターネット経由でサーバーにアクセスする、リモート Web アクセスの設定もウィザードに従って簡単にできてしまいます。ダイナミック DNS を使って設定できますので、固定 IP を新たに取得する手間やコストも不要です。
ベースとなっているのは、Windows Server ですからね。信頼性も十分です。私たちの仕事がなくなってしまうのではないかと感じるくらいです」

<導入の効果と期待>
紙の無駄を排し、人的ミスまで低減。効率的な事務を実現

日本コンピューターシステムサービス株式会社
ITソリューション部
担当課長
伊藤 貴充 氏

日本コンピューターシステムサービス株式会社
ITソリューション部
ソリューションエンジニア
石﨑 正幸 氏

富士ファーマシーが、Windows Small Business Server 2011 Essentials の活用を始めたのが、2011 年 5 月のこと。まずは、Excel で作った入力フォーム利用を全店に広げ、その伝票データの集計などを行うことを皮切りにして、今後徐々にルールを整え、活用を深めていく予定であると早川氏は言います。

「今までは、紙を介して、伝票の書き直しや入力ミスの訂正、目視による校正確認など、2 度手間 3 度手間をかけて作業していました。特に、確認に関しては、何度も何度もチェックして、その結果、会計事務所に渡したデータがやはり間違っていたりすることもありました。
しかし、入力時から電子化が進めばミスの発見も容易になるでしょう。何より、工数が劇的に変化するはずです」

紙と手作業による管理からの脱却について、「期待は大きい」と富士ファーマシー 若生千園氏も、その期待について話します。

「私は主に、給与計算を担当しているのですが、今はタイムカードや伝票、休暇届のようなものも含めて、各店舗から FAX で本店に送られてきたものを処理しています。なかなか送ってくれない人もいますし、中にはタイムカードの押し忘れなどもあって、それもすべて差し戻して修正して……と、なりますから、集計は大変ですね。とにかく、間違えるわけにはいかない重要な計算ですし、サーバーが入ることで作業が変わることに期待しています」

富士ファーマシーの社員は、40 名。給与計算のために毎月送られてくる FAX 用紙だけでも、枚数がかさばりますが、現在、社内の連絡は電話と FAX がメイン。Windows Small Business Server 2011 Essentials 活用が進むことで、紙の無駄も大幅に抑えることができると、早川氏も続けます。

「たとえば休暇申請などは、『FAX で届いた内容で一度対応し、その後原本が届いて、再度登録・保管処理を行う』など、経理業務に関しては『FAX』から『原本』の 2 重の対応を行うことも少なくありません。こうした紙の無駄を省くことができるのは良いことだと思います」

<今後の展望>
メールや掲示板活用によるスムーズな情報共有を

今後、富士ファーマシーで Windows Small Business Server 2011 Essentials の活用を続けていくにあたり、早川氏は「社内の、よりスムーズな情報共有の実現」にも期待を寄せています。

「当社では、全店舗の社員が集まって会議を行うという機会もほとんどありません。たとえば、保険の点数が変更になるなどの通達が届くのですが、その事実を周知徹底するための、社内の仕組みが不十分であるために、社内の認知に時間差などが生じていました。
今後は、サーバーを利用して、たとえば掲示板などを作成し、そこで情報の全社共有を行うといったこともできるでしょう」

このほか、電子メール活用なども視野に入っていると早川氏は言います。

「ただ、これまで社内でメールの利用も行っていませんでしたから、全員が慣れるようになるまでには、時間がかかるでしょうね。でも、サーバーなんて導入してみなければ効果がわかりませんからね。メールや掲示板をみんなが使い始めたら、『こんなに便利なら、私にもパソコンを用意して』ということになって、あっという間に 25 ユーザーを超えてしまうかもしれません。
そういう反応を楽しみにしているところですが、それもこれも、サーバーを導入したからこそ言える話ですよね。正直な話、昔のようにサーバー 1 台導入して 100 万円ぐらいかかる状況であれば、当社でもまだ導入していません。
Windows Small Business Server 2011 Essentials の価格設定があればこそ、社長の決裁を得ることができたと思っています」

日本コンピューターシステムサービス ITソリューション部 担当課長 伊藤貴充氏も、営業を行う立場として、Windows Small Business Server 2011 Essentials の最大の利点が「気軽に試すことのできる価格設定」にあると話します。

「これまで自社にサーバーを置くという経験のなかったお客様にサーバー活用のメリットを実感していただくには、結局のところ、実際にお使いいただくほかありません。
この製品は、25 ユーザーまでに利用を制限されていますが、試験的に『ファイル サーバーを導入してみたい』、『データベースを導入して情報の管理・分析を行いたい』といったときには、絶好の製品であると思っています。ここまで本格的なサーバーを、これほどの低価格で活用できるものはありませんからね」

最後に早川氏は次のように締めくくります。

「実のところ、当社のような規模で、なおかつ IT 化が進んでいない会社には、新しい製品やソリューションの情報は入ってきません。ごく稀に飛び込みで営業の方が来られることもありますが、身の丈にそぐわない高額な商品の提案では、こちらも話を聞く気になれません。
その意味では今回、日本コンピューターシステムサービスさんを通じて Windows Small Business Server 2011 Essentials に出会えたことは本当に良かったと思います。
それに、今後はメールやポータルサイト、それにインスタント メッセージングなどが揃った最新のクラウド サービスである "Microsoft Office 365" とも、簡単に連携できると聞いています。余分な手間も、多額のコストもかけることなく、最新の情報基盤が追加利用できるということには、非常に興味があります。
今後も効率良く IT 化を進める上で、コストと機能に優れた製品やサービスがあれば、日本コンピューターシステムサービスさんに、ぜひ提案していただきたいと思っています」

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ソリューション概要

プロファイル

有限会社富士ファーマシーは、栃木県宇都宮市に本社を置き、市内に 8 つの店舗を持つ、地域密着型の調剤薬局です。人に対する思いやり、人とのコミュニケーションを大事にし、「お客様に安心を与え、楽しい仕事をしよう!」をモットーに、地域医療に貢献しています。

導入ソフトウェアとサービス

導入メリット

  • 低コストでサーバーを導入し、社内の情報共有基盤として活用可能
  • 紙で処理していた情報をデジタルで共有化し、スピーディーでミスがない経理業務を実現
  • ウィザードに従って設定することで、特別な知識がなくても設定が可能
  • クライアント アクセス ライセンス (CAL) などの追加コストなしで、25 ユーザーまで利用可能

ユーザーコメント

「Windows Small Business Server 2011 Essentials の導入に関しては、その容易さに驚きました。サーバーを入れるというと、すごく敷居が高いと思っていたのですが、まったくそんなことはありませんでした。気が付いたら設定が完了していた、という感覚でした」

有限会社富士ファーマシー
早川 智典 氏

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