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日本ビジネスシステムズ株式会社

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掲載日: 2015 年 3 月 6 日

より良い事業運営を目指し Project Online を導入。中期経営計画を支援する関連プロジェクトの可視化に成功

日本ビジネスシステムズ株式会社は、さらなる発展を目指して 2014 年からの 3 か年で挑む中期経営計画を発表。同年 8 月には、"ワーク スタイル変革に貢献するソリューション" のショーケースともなる、虎ノ門ヒルズの新オフィスに移転するなど、着々と歩を進めています。そして、同年 12 月。同社では、中期経営計画を推進する多種多彩なプロジェクトを効率よく管理するためにクラウド サービスである Microsoft Project Online を活用し、充実のプロジェクト マネジメント環境を短期で実現。クラウドの利点を活かし、従来サーバー構築にかかっていた労力のすべてを導入直後のスタート ダッシュに集中投資し、ねらい通りの導入効果を実感しています。

<背景とねらい>
社員間の交流を促すオフィス環境と、プロフェッショナルの職能を徹底的に活かすマネジメント体制の実現へ

写真:牧田 幸弘 氏

日本ビジネスシステムズ株式会社
代表取締役社長
牧田 幸弘 氏



写真:三浦 剛志 氏

日本ビジネスシステムズ株式会社
執行役員
マーケティング本部長
三浦 剛志 氏

日本ビジネスシステムズ株式会社 (以下、JBS) は、常にお客様にとって最良のシステム、最善のサービスを提供することを標榜した「カスタマー・ファースト」というポリシーを掲げ、お客様の IT ライフサイクル全体のサポートを行っています。

1990 年の設立以来数多くの実績を重ねてきた同社は、さらなる発展を期して、2014 年に国内全グループ 5 社を虎ノ門ヒルズに移転。グループ間の垣根を取り払い、社員間のコラボレーションを促進する環境を創出することを目的として、入念にデザインされた新オフィスをグループの中心拠点として、下記の 5 つのソリューション領域を柱とする 3 か年の中期経営計画に取り組んでいます。

    ■ JBS が提供する 5 つのソリューション領域
  1. 生産性向上に貢献する「Ambient Office (アンビエント オフィス)」
  2. クラウド活用を支える「Data Planet (データ プラネット)」
  3. ワークスタイル変革に貢献する「Mobile Workspace (モバイル ワークスペース)」
  4. IT の運用保守を支援する「Managed Service (マネージド サービス)」
  5. 適切なセキュリティ プランを提供する「Security Design Center (セキュリティ デザイン センター)」

代表取締役社長 牧田 幸弘 氏は、「JBS グループのオフィスを新しく整えたことは、カスタマー・ファーストに基づくサービス提供の強化に、密接なつながりがある」と説明します。

「私たち IT を提供する側は、どうしてもテクノロジーの視点からソリューションを構築し、それをいかに販売していくかという発想に陥りがちです。しかし、実際にお客様とお話してみると、私たちがまったく想定していなかったところに解決すべきニーズが潜んでいることが多くあります。当社では、目の前にいるお客様にとって少しでも役に立つことならば、とことん取り組んでいこうという姿勢で、成長してきました。その姿勢は今も変わりません。翻って今、テクノロジーも進歩し、世間の働き方も変化しています。私たちも 10 年馴染んできた職場環境から、社会の先端ニーズに沿った環境へと場を移し、最新のテクノロジーを自分たち自身でも使いこなし、より適切な活用方法を検討していくことが、今後のソリューション提案において必要不可欠であると考えたのです」。

写真:日本ビジネスシステムズ株式会社

牧田 氏の理想に沿ってデザインされた新オフィスは、グループ会社の隔たりを感じさせない広い空間に、共同作業用の大テーブルなどがきれいに配置されています。来客用の会議室も潤沢に用意されており、同社がフェイス トゥ フェイスのコミュニケーションを重視している姿勢がうかがえます。

「たとえば、メールと携帯電話、そしてノート PC などのモバイル端末があれば物理的な距離に阻まれることなく、生産性の高いモバイル ワークを実現できます。しかし、このモバイル ワークを効果的に実施する上で一番大切となるのは、ツールではなく "人" です。日頃からフェイス トゥ フェイスで闊達にアイデアと意見を交換し、チーム間の信頼を構築することが大切にもなります。そうした考えから、当社のオフィスもお互いの顔がよく見えるように工夫したのです」(牧田 氏)。

JBS が、社内のワーク スタイル変革を促し、"プロフェッショナル集団" である社員たちの力を、より効率よくビジネスの推進力へと変えていくための取り組みは、新オフィスの設計だけにとどまりません。中期経営計画に基づく関連プロジェクトに携わるチーム メンバーの連携を強固にし、全体の推進力を強めるために、まずはマーケティング本部を対象として「業務の可視化」と「より良い事業運営」に向けた取り組みがスタートしています。この目的に適うソリューションとして新たに導入されたのが、マイクロソフトの提供するクラウド サービスの 1 つである、Microsoft Project Online です。

<クラウド サービス採用の理由と、導入の経緯>
中期経営計画の進捗を可視化し、マネジメント層が把握するために
即座に活用できるプロジェクト マネジメント環境を選択

JBS が新たな取り組みの対象として選んだマーケティング本部は、中期計画において、モバイル & クラウド ソリューションの新規開発・実践・差別化、クロスセル/アップセル推進、企業ブランディングのための社外への情報発信、ソリューション提供力向上のための人材育成の役割を担うものとして、2013 年に立ち上げた重要な部署です。

このマーケティング本部に所属する 50 名が、6 つの分野にわたって進めている複数のプロジェクトを管理するために導入されたのが、Project Online with Project Pro for Office 365 です。

Project Online は、ビジネス向けクラウド サービスである Microsoft Office 365 ファミリーとしてラインアップされている、プロジェクトマネジメント ソリューションです。その特徴は、プロジェクト全体のタスクを明確にする WBS (Work Breakdown Structure) を用いて、ガントチャートなどを作成することで業務を可視化することができること、また、個々のタスク進捗を的確に把握し、インターネットを通じてチーム間で WBS を共有管理することで、透明性の高い管理体制とリソース マネジメントが実現できます。Project Pro for Office 365 は最新の Project Professionalと同等の機能を、1 人最大 5 台の PC にインストールすることができます。クラウド サービスなので、ユーザー単位でライセンス契約でき、サーバー構築も不要で、契約後即座に活用を開始できます。

JBS ではさらに、この Project Online と連携する形で、プロジェクト マネジメントの知識体系である PMBOK (Project Management Body of Knowledge) に基づく管理を実践するために、Microsoft SharePoint Server と、そのアドオン製品である Nintex Workflow および Nintex Forms を活用し、プロジェクト計画書を運用。さらに、Microsoft Excel のマクロ機能を活用して、プロジェクト データを可視化することで、チーム メンバーが Project Online に入力した情報などをそのまま、進捗報告会議や人事評価にまで活かせる環境の実現を目指しています。

ユーザー教育に集中投資を行い、WBS スキルの平準化を支援。
メンバーに日次で進捗更新を行ってもらうために、
マネージャーがタイムリーにフォロー

JBS 執行役員 マーケティング本部長 三浦 剛志 氏は、上述の環境導入に至った経緯を、次のように振り返ります。

「実は、このプロジェクト マネジメント体制を目指した 2014 年当初は、数年前に調達したクライアント用の Microsoft Project を利用していました。しかし、チームで共有するための Project Server がなかったことや、Nintex Workflow との連携ができなかったなどの不足があり、WBS の整備が思うように進まなかったのです。そこで、新たなサービスの採用を検討したのです」。

写真:大山 敏且 氏

シンメトリー・コンサルティング株式会社
代表取締役社長
大山 敏且 氏

Project Onlineの導入は、Office 365 ファミリーのクラウド サービスであるため、とても簡単でした。しかし、「もっとも重要なことは、WBS の引き方であり、運用に適した "塩梅 (あんばい)" を見極める知見を、速やかに得ること」(三浦 氏) という考えから、サーバー構築の労力とコストが不要となった分を、社内ユーザーのトレーニングに集中的に投資をしました。そのために、Microsoft Project に関する知見を豊富に持つシンメトリー・コンサルティング株式会社を導入パートナーに指名。Project Online の導入から運用手順書の作成、基本となる WBS の設定から社内トレーニングまで、すべてがパッケージされた同社のサービスを選択したことで、「そこから先は、あっという間に事が運んだ」と三浦 氏は振り返ります。

「シンメトリー・コンサルティングの大山さんと初めてお会いしたのが、2014 年の 10 月でした。翌 11 月に正式に発注させていただき、プロジェクトを開始すると、わずか 1 か月半で社内トレーニングまで終わり、本格的な運用が開始できました。それまでは WBS を書ける人と書けない人の両方がいましたが、社内トレーニングで土台を作った効果で WBS を全員が書けるようになり、全プロジェクトの進捗が日次で把握できるようになりました。おかげで、『隣は何をする人ぞ?』というような、不透明な空気まで一掃されました」。

プロジェクト マネジメントにおいては、「メンバー各自が、適切に WBS を引けるかどうかが重要なポイントとなりますが、その点についても心配は要らなかった」と、三浦 氏は続けます。

「プロジェクトのタスクを切り分けていく際に『どこまで細かく分けていくべきか?』という "塩梅" が難しく、運用には個人差が生じてしまうのが、一般的な傾向だと思います。しかし WBS が共有される環境においてはチーム内の誰かの線表を参考にして『このぐらいの塩梅でいいのか』と理解が進みます。今回は、シンメトリー・コンサルティングさんに最初の手本を示していただくことで、社内の理解も一気に進みました。まずは、適切なトレーニングや講習によって基礎を学び、しかるべき手本に沿って実践してもらうことができたら、後はスムーズに進むのだと実感しています」。

さらに JBS では、社内トレーニング後も継続して現場のメンバーをサポートするために、レポートを受けたマネージャーが、メンバーが更新した各タスクへのフォローアップを徹底することで、各タスクが日々の進捗に合わせて遅滞なく更新されるスムーズな運用に成功しています。

<導入の効果>
事業運営の可視化に加えて、チーム全体のモチベーション向上にも成功。
クラウドを選択したことで、速やかな導入と目的達成に向けたスタートダッシュを実現

こうして JBS マーケティング本部では、6 分野において同時進行する 30 のプロジェクト (プロジェクト マネージャー 18 名、平均プロジェクト期間 3 か月) の進捗確認を専任者 1 名でスムーズに運用できる体制を整え、詳細に把握することで部内の透明性を保ち、マネジメント層からタイムリーにフィードバックすることで、チーム全体のモチベーションを高めることに成功しています。

シンメトリー・コンサルティング 代表取締役社長 大山 敏且 氏は、JBS が活用しているこのプロジェクト マネジメント環境の特徴とメリットについて、「テクノロジーとサービスを適材適所で使い分けていること」と「PMO (Project Management Office) 要員によるサポート体制」の 2 点が挙げられると説明します。

「『餅は餅屋』ではありませんが、製品の特性を理解した上で、SharePoint Server と Project Online、そして Excel を使った分析レポート作成まで、適材適所で製品を使い分けることが、結果として良い効果を生みます。マイクロソフト製品は汎用製品であるため、さまざまな開発を施し、SharePoint など 1 つの製品に複数の機能を持たせることも可能ですが、その場合に、使いやすさや他のアプリとの連携を失うというデメリットも生じやすくなるのです」。
「次に、プロジェクト管理導入を行う場合、一般的にプロジェクトの可視化を図るケースが多い訳ですが、大量の WBS だけを管理しても、現場側に短観が提示されるだけになりがちです。たとえば、3 か月程度で終わるプロジェクトでも、WBS を引けば線表が 30 ~ 50 行にはなります。日々、それなりの手間をかけて入力したデータが、自分たちへの評価などに還元されなければ、現場も意欲を失うでしょう。また、上席から『使え』と指令されるだけでは、習熟するまでの間上手く利用できず、挫折するケースが多々見受けられます。今回の JBS 様のように、上席から働きかけるだけでなく、各プロジェクト マネージャーやリーダーを支援する PMO 要員を用意することで、プロジェクト マネジメント全体の質が、向上していくと思います」。

そして、牧田 氏は「導入から、本格運用のスタートまでわずか 1 か月半」というスピードで求めていたプロジェクト マネジメント体制が整えられたことが「クラウド サービスを採用した、最大のメリット」であると強調します。

「当社でも『Data Planet』という名称で、お客様にクラウド サービスへのシフトを勧めさせていただいています。その背景にはさまざまなメリットがあるのですが、その最たるものが、ビジネスのスピード感でしょう。実は、オンプレミスのシステム構築には、魔物が 1 匹潜んでいます。それは、要件定義からシステム構築までに時間と費用がかかり過ぎることから、システムの稼働開始がゴールとなってしまい、本来力を発揮すべき運用開始後に、息切れしてしまうことです。しかし、導入の容易なクラウド サービスならば、IT 部門の力を、運用のスタートダッシュのために活かすことが可能となりました。その成果が、現在のスムーズな運用に現れているのだと思います」。

<今後の展望>
人事・総務でもProject Onlineを活用し、
事業部毎の業務負担の可視化と継続的な改善に役立てる

牧田 氏は今回の取り組みを総括して、次のように話します。

「プロジェクト マネジメント環境を整えるだけで息を切らせていた時代は、すでに終わったのだと感じています。Project Online は、ユーザー単位での契約ですから、少人数で試用してから、大人数での本格運用に切り替えることも容易です。過去にも自社設置型で同じようなソリューションを求めてきましたが、ハードルが高い面があり、活用には至りませんでした。しかし、今は違います。クラウドのスピード感と、ライセンス調達の容易さ、そして Microsoft Project の長い歴史を経て洗練された UI など、非常に運用しやすい条件が整っています。このおかげで日本でもようやく、"プロジェクト マネジメント" を一般化できるのではないでしょうか」。

さらに牧田 氏は、比較的低コストで運用できるこのマネジメント環境を、社内のあらゆる部門に適用し、すべての業務を可視化することも視野に入れていると言います。

3 名様近影。新オフィス社員食堂にて

「今までは、プロジェクトの進行中に『とにかく大変なんです』という本人の訴えがあっても、何がどう大変だったのか? その原因がどこにあったのかを、可視化することができませんでした。しかし今は、Project Online 上に各メンバーの作業ログが残ります。プロジェクトの進捗を即時に整理できるだけではなく、公正な評価や、後の反省にも活かせるのです。これは、非常に大きなメリットであると思います。しかも、Office 365 のユーザー ライセンスは比較的低額です。今回はマーケティング本部を対象としましたが、今後は人事や総務を束ねる管理本部などにも導入して、その業務負荷を把握し、継続的な改善に役立てていけるのではないかと期待しています」。

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ソリューション概要

プロファイル

日本ビジネスシステムズ株式会社 leave-msは、国内の JBSグループ会社である、株式会社JBS、JBSソリューションズ株式会社、JBSテクノロジー株式会社、ドットコムサービス株式会社とともに、2014 年 8 月 18 日に虎ノ門ヒルズの新オフィスに移転し、業務を開始。エンドユーザー視点のシナリオに基づいた統合ソリューションである「Ambient Office」のコンセプトをベースに、ワーク スタイル変革を支える IT 環境を整えています。

導入ソフトウェアとサービス

パートナー企業

導入メリット

  • 事業運営の可視化の実現と、チーム全体のモチベーションが向上
  • サーバーを準備することなく、少人数からプロジェクト マネジメントのための環境を速やかに導入できる
  • サーバー構築にかかる労力とコストが不要なため、導入後の活用トレーニングに資源を集中投資できる
  • ユーザー単位のライセンス調達により、小規模導入からスタートできる
  • SharePoint Server / SharePoint Online ともシームレスに連携。PMBOK に基づく詳細なプロジェクト マネジメントを実現

ユーザーコメント

「プロジェクト マネジメント環境を整えるだけで息を切らせていた時代は、すでに終わったのだと感じています。Project Online は、ユーザー単位での契約ですから、少人数で試用してから、大人数での本格運用に切り替えることも容易です。クラウドのスピード感と、ライセンス調達の容易さ、そして Microsoft Project の長い歴史を経て洗練された UI など、非常に運用しやすい条件が整っています。このおかげで日本でもようやく、"プロジェクト マネジメント" を一般化できるのではないでしょうか」。

日本ビジネスシステムズ株式会社
代表取締役社長
牧田 幸弘 氏

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