電話システムを IP-PBX から Microsoft Lync へと移行
運用コストの大幅削減とコミュニケーションの活性化を実現
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飲料自動販売機の専業オペレーターとして、国内トップ クラスの稼働台数を誇るネオス株式会社 (以下、ネオス)。ここでは 2007 年に導入された IP-PBX ベースの電話システムが、Lync へとリプレースされています。その最大のねらいは IP-PBX の高額な運用コストを削減すること。実際に Lync への移行によって、運用コストを 1/4 にまで圧縮することに成功しているのです。また Lync が持つプレゼンス機能や電話会議機能、ビデオ会議機能も高く評価されており、コミュニケーションのさらなる活性化という効果ももたらしています。現在はオフィス内での利用が中心ですが、将来はスマートフォンでの活用も検討されています。
＜導入背景とねらい＞
2007 年に電話システムを IP-PBX へと移行、
しかし運用コストの高さが悩みの種に電話回線に関わるコストの削減や設備の保守切れなどにより、従来型のアナログ PBX (構内交換機) から IP-PBX への移行が進みつつあります。しかし電話機の追加や番号などの設定変更を行う際には技術的に高度な作業が必要なため、外部の業者に作業を委託せざるを得ない点は、従来の PBX と共通しています。IP-PBX による運用コスト削減には限界があるのです。
この問題を Microsoft Lync Server 2010 への移行で解決したのが、ネオスです。
同社は飲料水業界 27 年の経験と実績を持つ自動販売機オペレーションのリーディング カンパニー。全国に 56 の活動拠点を展開し、専業オペレーターとしては国内トップ クラスの稼働台数を誇っています。管理対象となる自動販売機の数は約 4 万 7000 台。社員の多くはその設置現場で活動しているため、電話が重要な情報伝達手段になっています。
「以前の当社はネスレベンディングというネスレ日本株式会社の子会社だったのですが、2007 年にネスレグループから独立しネオスになったタイミングで、すべての IT 資産をリプレースしました」と振り返るのは、情報システム課 課長の斉藤竜馬氏。これと同時に内線電話システムも、国内メーカー製の IP-PBX へと移行したのだと説明します。「しかし IP-PBX は運用コストが思っていた以上に高く、長年にわたって頭を抱えていました。2012 年にはリース期間が終わる予定なのですが、ここで再リースすべきか否かは、とても悩ましい問題だったのです」。
＜導入の経緯＞
専用 PBX 装置不要が決め手となり Lync を採用
充実した機能と操作性も高く評価問題解決の手段を見いだすきっかけになったのは、2011 年 1 月にマイクロソフトの体験ツアーで、仮想オフィスを見学したことでした。「最初は Microsoft SharePoint Server に興味があったのですが、仮想オフィスの一環として Lync も紹介されました。この時の説明を聞いて、Lync の印象が強く残ったのです」 。
斉藤氏が Lync に好感を持ったポイントは、大きく 3 点あったと言います。
まず第 1 はコミュニケーション能力の高さです。Lync のプレゼンス機能により、通話相手が在席しているか否かを、電話をかける前に把握できます。相手の状況に応じて、電話やチャット、ビデオ会議などの中から最適な手段で呼びかけることができます。複数人数での同時コミュニケーションも可能です。
第 2 は操作性の高さです。例えば電話番号は Microsoft Active Directory のグローバル アドレスや Microsoft Outlook のローカル連絡先ストアで管理されるため、目的の相手を簡単に検索できます。また電話やチャット、ビデオ会議の開催も、Outlook から直接行えます。IT システムと電話システムが、シームレスに統合されるのです。
そして第 3 が PBX 装置が不要になることです。「実はこれが最大の決め手になりました」と斉藤氏。PBX をなくすことで、運用コストの大幅な圧縮が可能になると期待したと言います。「体験センターでの説明では PBX 不要の話は出なかったのですが、その後マイクロソフトの担当者からこの話を聞いて、すぐにでも導入すべきだと考えました」。
2011 年 6 月には初期コストや運用コストの試算、既存 IP-PBX との機能比較などの資料を作成。その内容は経営陣から高く評価され、即座に正式導入が決定します。その後、機器調達やシステム構築を行い、2011 年 7 月にはパイロット運用を開始。2011 年 11 月には既に展開を終えています。
導入されたクライアントは合計 350 台。その内訳は、PC にインストールして使うソフト フォン型が約 290 台、Lync クライアントの機能を内蔵した固定電話機型が 60 台となっています。
＜導入効果＞
運用コストは IP-PBX の 1/4 にまで削減
会議を手軽に開催できるのも大きな利点IP-PBX から Lync への移行によって、運用コストは大幅に削減されました。「従来と比較して 1/4 という、圧倒的な低コスト運用を実現しています」と斉藤氏。この効果だけで初期投資を、わずか 2 年で回収できると説明します。
しかしメリットはこれだけではありません。コミュニケーションの円滑化も高く評価されています。
まずプレゼンス機能を活用することで、無駄な電話をかけることが少なくなりました。日本全国に拠点を構えるネオスでは、連絡を取りたい相手が電話に出られる状況か否かがその場でわかることが重要であり、相手が電話に出られない時には「後で掛けよう」という判断が下しやすくなったのです。席にいるかがわからないので、メールで済ませることも多かったのですが、在席が判別できることで円滑なコミュニケーションのきっかけとなりました。
電話番号の管理も手軽になりました。「以前は Microsoft Excel のワークシートで電話帳を作成し、ユーザーが手動で取り込みをしていたのですが、これがなかなか手間のかかる作業で、電話番号の検索も簡単ではありませんでした。しかし Lync は Active Directory のグローバル アドレスと連携できるため、Excel で電話帳を作る必要はなくなりました」 。
電話会議やビデオ会議も手軽になりました。
これらの機能は IP-PBX でも実現されていましたが、PBX 内に設定する仮想会議室の数を増やすと料金が高額になるという問題がありました。そのため仮想会議室の数を 2 つまでに制限しており、多くの人が手軽に使えるという状況ではなかったと、斉藤氏は振り返ります。また会議室予約と参加者の招集も連動しておらず、事前に仮想会議室を予約しておき、参加者にはメールで別途開催告知を送信する必要があったため、手間がかかるという問題もありました。そのため機能は用意されていても、なかなか活用が広がらなかったのです。
これに対して Lync 環境では、すべての部署が好きな時に会議を行えるようにしています。Outlook から開催通知の送信と同時に仮想会議室も作成されるため、手軽に会議を招集できます。
特にビデオ会議の手軽さは、経営陣から高い評価を受けています。「最初はビデオ会議用のカメラを 10 台だけ用意していたのですが、これをマネージメント会議で使ってもらったところ、できるだけ早くカメラを増設せよという話になりました。これを受け、2012 年度の予算で 100 台以上導入することが決定しています」。
＜今後の展望＞
2012 年には携帯電話を Microsoft Windows Phone へ
現場レベルでの Lync 活用も検討今回の Lync 導入は主にオフィス内の従業員を対象にしたものですが、自動販売機の設置現場で Lync を活用できないかという議論も、既に始まっています。「実は 2012 年 4 月から携帯電話を、Windows Mobile ベースのスマートフォンへと移行することが決定しています」と斉藤氏。「スマートフォンでの Lync 活用はまだ検討段階で決定事項ではないのですが、ここでも Lync を使えるようにすれば、全社員がいつでも同じインフラでコミュニケーションできるようになります」。
その一方で、現在はオープンソースで構築・運用されている社内ポータルを、SharePoint Server へと移行することも計画されています。その最大の目的は運用負担の軽減にありますが、Lync との連携にも期待が寄せられています。例えば Lync クライアントに表示される利用者の顔写真の登録は、現在は Active Directory 上で行われていますが、これを SharePoint Server にアップロードできるようにすることで、より手軽に登録・変更できるようになると言います。「写真の有無も実は重要です。写真があることで、より活発なコミュニケーションが生まれるからです」。
この事例が示すように、IP-PBX の運用コストの問題は、Lync への移行で解決できます。そしてそれだけに止まらず、新たなコミュニケーション スタイルへの道が拓かれることで、コミュニケーションのさらなる活性化も期待できるのです。
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