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オットージャパン株式会社

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掲載日: 2012 年 3 月 12 日

4 ~ 5 年のライフサイクルで IT コストを最適化するために、約 400 ユーザーがグローバルに活用する情報共有環境として Office 365 を採用

オットージャパン株式会社

オットージャパン株式会社

オットージャパン株式会社では、2011 年のサポート切れを契機として Notes から、新しい情報共有環境への移行を検討。BCP への配慮、オンプレミスとクラウドのコスト比較などを経て、Microsoft Office 365 の Exchange Online を採用しています。そして、メール システムから順次移行を進めていくために、2011 年 8 月末から、メールとスケジュール共有の活用を開始。役員にはスマートフォン、スレート端末を支給することで、海外出張時にも Exchange Online との同期によってストレスなくメールを確認できる利便性を確保するなど、「スピード経営」の実践に貢献する、新しい情報共有環境を実現しています。

<導入の背景>
ビジネスの「スピード感」、「BCP」への配慮、「グローバル」での活用を重視して、クラウド サービスを選択

オットージャパン株式会社
情報システム部
北 信彦 氏

オットージャパン株式会社 (以下、オットージャパン) は、世界 20 か国に広がるオットー・グループの一員として、カタログやインターネット、店舗などを通じて、「オットーウィメン」、「オットーマダム」の 2 つの商品ブランドを中心に、多彩かつ洗練されたファッション アイテムを販売しています。また、25 年以上の通販実績によるノウハウとインフラを活用した、通販ビジネス総合支援サービスも展開しています。
競争の激化する市場にあって、お客様志向を第一とする同社では「創造性とスピード感の両立」を大切にし、お客様の支持を受けるブランドとしての魅力を高めていくことに注力。特にインターネット販売は、年率約 20% の成長を示しています。

そして、2011 年。オットージャパンでは、ビジネスのスピード感を支えるために欠かせない情報共有基盤の刷新に着手。従来活用していた Notes がサポート切れを迎えることを契機として、メール システムに、マイクロソフトのパブリック クラウド サービスである Microsoft Office 365 の Microsoft Exchange Online を導入しています。
オットージャパン 情報システム部 北信彦氏は、Exchange Online 採用に踏み切った背景を次のように説明します。
「まず第一に考えたのが、『スピード』です。システムを企画しても、それを実現するまでに時間がかかるのでは、さまざまなことに乗り遅れてしまいます。しかし、Exchange Online であればサーバーを用意する必要もなく、導入もスピーディーに終わります。
第二に、BCP (事業継続計画 : Business Continuity Plan) 対策として、クラウドという選択肢が有効であろうと判断したことがあります。やはり、東日本大震災を経験した後では、災害時にもシステムを止めないこと、そしてサーバー上のデータをいかに守るかが、欠かせない検討材料になっています。
そして最後の重要なポイントが、グローバルで問題なく使用できるということです。当社の社員は海外への出張が多いため、グローバルで不自由なく使えるサービスであることを、採用の前提と考えていました」。

こうして、オットージャパンでは Office 365 の Exchange Online を採用。合弁会社であるエディー・バウアー・ジャパン株式会社 (以下、エディー・バウアー・ジャパン) と併せて、2011 年 8 月下旬から活用を開始しています。

<システム概要と導入の経緯>
事前の操作研修や、マニュアル作成を実績豊富なパートナーに依頼。クラウド導入のスピード感を最大化

協立情報通信株式会社
情報通信システム事業部
ソリューション営業
2 グループ
グループ長
渡辺 正志 氏

オットージャパンでは Notes からの移行に際して、複数ある Notes の機能のうち、まずメールシステムを優先して、Exchange Online へ移行。オットージャパン、およびエディー・バウアー・ジャパンの全社員約 400 人分のメール アカウントと、Web サイトなどで外部に案内する共有のメール アカウントを約 40 個作成。PC にデータを残さないようにすることを優先し、OWA (Outlook Web App) を活用して、メールおよびスケジュールの共有を行っています。

このシステム移行に際しては、協立情報通信株式会社 (以下、協立情報通信) を導入支援パートナーとして、移行前の社内教育や、移行後のヘルプデスク業務などのサポートを依頼しています。それは、より効率よく移行を果たすための選択であったと、北氏は話します。
「Notes から Exchange Online への移行について、私を含む、2 名の IT インフラ担当だけで行うことも考えましたが、やはり『スピード』が重要でした。移行に 1 年かけることが許されるならば、私たちだけでも実施できたでしょう。しかし、時間をかけて行うのでは、せっかくクラウド サービスを採用するメリットも薄くなってしまいます。
そこで、お付き合いのあった協立情報さんに伺ったところ、マイクロソフトのオンライン サービスについて、すでに 500 社を超える導入サポートの実績を持たれていましたので、安心でした」。

オットージャパンでは、本格的に移行を実施する前に、現場のキーパーソンにテスト用の ID を発行して試験的に導入を実施。協立情報通信と共にしっかりと実運用を通した事前検証を行うことで、その後の作業を、よりスムーズに行うことができたと言います。
協立情報通信 情報通信システム事業部 ソリューション営業 2 グループ グループ長 渡辺正志氏は次のように振り返ります。
「当社の導入・運用支援部隊によって、個別の操作マニュアルを用意させていただき、事前に社員の方々に行わせていただいた研修やテスト運用などで、導入前に課題をつぶす事ができました。また、移行後のヘルプデスク対応や今まで培った運用ノウハウにより、実運用開始後の問い合わせに対しても迅速、かつ的確なサポートサービスが行えていると思います。事実、大きな問題は殆どありませんでした」。

「操作が分かりやすいことも、良かったと思います」と北氏は話します。
「導入前の検討では、Google Apps も少し調べてみたのですが、使い勝手は Exchange Online の方が上でした。協立情報通信さんに作成していただいたマニュアルでも、メールの送受信に関しての説明はほんの少しで済んでいます。今はまだ、掲示板や設備予約などの機能を Notes に残して、並行活用していますので、マニュアルのページ数のほとんどは、Notes と連携して使うための説明に費やしています」。

<導入効果>
1 ユーザー 25 GB のメールボックスなど、利便性の高い環境を最適なコストで活用

Exchange Online 移行後の満足度は「100% に近い」と、北氏は話します。

「メリットとしてまず挙げられるのが、25 GB の大容量なメールボックスです。当社のメール利用では、商品画像の添付が多く、大容量の データが送受信されることもあります。従来の環境では、メールボックスのサイズが今の約 100 分の 1 程度しかありませんでしたので、運用管理が非常に大変でしたが、Exchange Online に移行して楽になりました」。

また、役員など一部のユーザーは、会社支給のスマートフォンやスレート端末で、Exchange Online と同期して、メールを利用していると言います。
「今、当社の中期経営計画の中でも、スピード経営ということが謳われています。そうした中で、役員決済の迅速化に貢献する意味でも、スマートフォンやスレート端末で Exchange Online と簡単に同期できることは役に立っています」。

しかし、最大のメリットは「運用管理工数の削減」と「IT コストの最適化」にあると、北氏は続けます。

「従来の Notes 環境に関しては、管理工数がかなり膨らんでいました。メールシステムが止まることは許されませんので、社内にサーバーを置いて運用している以上、コストをかけてでもサーバーのメンテナンス、セキュリティ対策などをしっかりと行っていかなければなりません。しかし、今はクラウドに移行したことで、そうした手間のほとんどが私たちの手を離れました。感覚的には、管理工数が 3 割ほど減っています。
そしてもう 1 点、メールをクラウド化したことに関するコストの違いですが、当社の規模で考えた場合、長い目で見ればオンプレミスで構築する方が安くなります。しかし、サーバー ハードウェアの更新が 4 ~ 5 年周期で発生しますので、コストの試算も 4 ~ 5 年周期で区切る必要があります。毎月課金される Exchange Online を利用した金額のトータルが、オンプレミスでの構築、運用した場合の費用と並ぶのが 4 ~ 5 年先の話になるのであれば、オンプレミスではなく Exchange Online を利用する方がメリットが多いと、私たちは判断しました」。

<今後の展望>
よりシンプルな構成で、より優れた情報共有環境の構築を

オットージャパンでは、現在 Notes で使用している掲示板や文書管理なども、新しい情報共有環境へと移行させるべく、検討を行っていると言います。
「もちろん、SharePoint Online も候補の 1 つです。Notes の利用をまだ残しているのは、一度にすべての機能を引越ししてしまうと、ユーザーである社員が戸惑ってしまい、業務効率が一時的にせよ落ちてしまうことを避けたためです。近いうちに、コスト比較も含めた製品選定を終えて、移行を開始したいと思っています」。

北氏は最後に、「システムは、できる限りシンプルにしていきたい」と話します。
「製品やサービスにカスタマイズを加えていくと、運用の手間も増えますし、いずれ来るシステムの更改時に苦労することになります。従来の Notes 環境にしても、あまりカスタマイズはせず、メールや掲示板などの基本機能の利用に抑えていました。今はまだ、実現したいと考えていることが SharePoint Online できちんとできるかどうか、検討を開始したばかりですが、Exchange Online との親和性を含め、シンプルな構成で機能性に優れた情報共有環境を構築できれば理想的だと思います。さらに今後、Office 365 が進化して、より少ないコストで利用できたり、スペックの低い PC でもストレスなく稼働するようになるとうれしいですね。やはり、システムを新しくする際にはコストダウンが重要事項となりますから」。

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ソリューション概要

プロファイル

オットージャパン株式会社外部サイトへ移動するため、別ウィンドウで開きますは、1986 年 9 月に住商オットーメールオーダー株式会社として設立。2007 年 12 月にドイツ オットー社の 100% 子会社になるに伴い、商号をオットージャパン株式会社に変更。世界 20 か国に 123 社を展開する通販企業「オットーグループ」の一員として、カタログやインターネット、店舗などを通じての小売り、および通販ビジネス総合支援サービスを展開しています。

導入ソフトウェアとサービス

パートナー企業

導入メリット

  • 1 ユーザー 25 GB の大容量メールボックスを提供
  • メールシステムの運用管理工数を大幅削減
  • 4 ~ 5 年のスパンで IT コストを最適化

ユーザーコメント

「まず第一に考えたのが、『スピード』です。システムを企画しても、それを実現するまでに時間がかかるのでは、さまざまなことに乗り遅れてしまいます。しかし、Exchange Online であればサーバーを用意する必要もなく、導入もスピーディーに終わります。
第二に、BCP 対策として、クラウドという選択肢が有効であろうと判断したことがあります。そして最後の重要なポイントが、グローバルで問題なく使用できるということです。当社の社員は海外への出張が多いため、グローバルで不自由なく使えるサービスであることを、採用の前提と考えていました」。

オットージャパン株式会社
情報システム部
北 信彦 氏

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