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掲載日: 2011 年 3 月 29 日

	ダウンロード 4638-WI1.xps XPS ファイル 1.68 MB XPS ファイルを表示する方法については、こちらをご参照ください。 4638-WI1.pdf PDF ファイル 853 KB Adobe Reader を利用して PDF ファイルを閲覧・印刷することができます。ダウンロードはこちらからできます。 ソリューション概要 プロファイル ピコシステム株式会社 ： スクラッチ ベースのエンタープライズ システム開発から自社パッケージの開発と提供、ASP サービスなど、IT ソリューションの総合プロバイダーとして活躍するピコシステム。今春からは Windows Azure のコンサルティング パートナーとして、マイクロソフトとの連携をいっそう強化しつつ、顧客のニーズに即したきめこまやかな提案の充実を図っていきます。 シナリオ ・ BPOS を核としたメッセージングとコラボレーション体制の強化 ・ 時間帯やロケーションを選ばず、常に顧客に顔を向けた提案やサポート体制を実現 ソフトウェアとサービス ■ Microsoft® Online Services ■ Microsoft® Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) ■ Microsoft® SharePoint® Server 2010 ■ Microsoft® SQL Server® 2008 R2 メリット ・ ハードウェアをはじめとするイニシャルコストを大幅にカット ・ サーバーの保守やバージョン管理などに割かれていた労力から解放され、本来業務に専心できる ・ 居場所や時間帯に縛られず、ビジネス情報の共有と協調的活動が実現 ユーザー コメント 「最大の効果は、サーバーなどのハードウェア投資を排除しながら、機動力アップとコラボレーション向上が実現できたことです。そして、運用負荷を含めたインビジブル コストも大幅にカットできました。今回の導入および活用に至る自社のケーススタディを踏まえることで、自信を持ってお客様に Microsoft Online Services を提案することができると思います。お客様の実情やビジネス ゴールに即しながら、さらにきめこまやかなご提案をしていきたいと考えています」 ピコシステム株式会社 常務執行役員 相沢 建紀 氏

Microsoft® Online Services の導入で、 時間帯や場所を選ばない情報共有システムを構築、理想的なコラボレーション体制を実現

ピコシステム株式会社本社

IT ソリューションの総合プロバイダーとして、岡山本社を中心に、神戸と東京にも事業所を擁するピコシステム株式会社 （以下、ピコシステム）。同社では、1. オーダーメード システム開発、2. 基幹系パッケージ システム開発、3. システム運用支援、4. インフラ構築、5. 情報機器販売、6. ASP 運用代行、7. 教育コンサルティング、8. 携帯電話の事業分野、を核として、ユーザーの視点に立ったソリューション提案と構築、維持管理を進めています。目下、Windows Azure™ を基盤としたクラウド コンピューティングとBI (Business Intelligence) を二本柱とする提案の強化を進めており、2010 年には Microsoft Online Services の中から 4 つの機能がパックされた Microsoft® Business Productivity Online Standard Suite (BPOS) を導入し、時間帯やロケーションに左右されない情報共有システムの強化を実現。自社の導入経験を通じて獲得したノウハウとユーザーズ マインドを武器に、さらなる市場拡大を追求しています。


＜導入の背景とねらい＞
リアルタイムの情報共有システムで
さらなる顧客満足度の向上を図りたい

ピコシステム株式会社 常務執行役員 相沢 建紀 氏

ピコシステムでは 1995 年以来、メール サーバー上に自社開発のメール システムを載せて活用してきましたが、2005 年に Microsoft® Exchange Server 2003 を導入し、クライアントに Microsoft® Office Outlook® 2003 を採用しました。自社システムからの切り替えに至った経緯について、ピコシステム株式会社 常務執行役員 相沢 建紀 氏は次のように語ります。
「社内外の意思疎通システムをより高度化する必要があり、自社開発システムを更改して活用し続けるのか、それともマイクロソフトのソリューションを導入するのか、子細に比較検討しました。その結果、開発負荷やパフォーマンス、さらに今後の運用性や成長性などを考え合わせると、既に世界中で多くの導入実績を持ち、標準手順に則ったリソースを基に開発された Exchange Server や Outlook を活用する方が得策である、という結論に達したのです」。

さらに同社は、2007 年に Microsoft® Office SharePoint® Server 2007 を導入。Web ブラウザー ベースの強固なポータルを形成して、社内文書をはじめとするビジネス データの整理とスムーズな共有および活用を実現できる環境を築きました。

ピコシステム株式会社 第2事業部 システム開発部長 梶房 厚彦 氏

また、ピコシステム株式会社 第2事業部 システム開発部長 梶房 厚彦 氏は、その背景について「ビジネスの拡大に伴い、さらに情報共有とコラボレーション体制の強化を進めたいというニーズの高まりがありました」と説明しています。

一方、同社では VPN (Virtual Private Network) を介して本社と支社間の連携を図ってきましたが、外出先の営業担当者や顧客先にいる SE、オンサイトの常駐 SE との間で、リアルタイムな情報共有が図れないという問題を抱えていました。
「たとえば、営業担当者は一部の電子メールを携帯電話に転送するなどの対応を行っていましたが、基本的には帰社するまでメールが見られなかったり、社内資料を参照することができなかったり、いろいろな不便がありました。そこで、2009年 秋ごろから、お客様の満足度向上や、ビジネス チャンスをいち早くつかむ機動力アップのためには、移動中やお客様先、さらに自宅などからでも、自席にいるときと同様の円滑なコミュニケーションを行えるソリューションの導入を検討し始めたのです」(梶房 氏)。


＜導入の経緯＞
社内システム委員会の事前検証と社長の先導による
トップ ダウンをパワーに導入を推進

システム開発最前線を担う SE や顧客サポートに奔走する営業担当者は、顧客先や出張先に出ていたり、社内にいても別フロアで会議や接客をしていることが多く、常に自席にいるとは限りません。そのため、即答が求められているメールを見逃したり、なかなか連絡がとれずにビジネス チャンスを逃してしまうことも、たびたびでした。
そこで、時間帯やロケーションに縛られず、自在なコミュニケーションを実現するソリューションを模索した結果、同社が選択したのが、クラウド コンピューティングを基盤とした Microsoft Online Services の Microsoft® SharePoint® Online、Microsoft® Exchange Online、Microsoft® Office Communications Online、Microsoft® Office Live Meeting の 4 つの機能がパッケージされた BPOS だったのです。
「まずテスト版で検証を図り、その分析を踏まえて全社導入を進めようと考えました。つまり、クラウドと BI を二本柱としたビジネス戦略を進めるうえでも、『自ら新しいソリューションを活用することで、ユーザーとしてのマインドの理解や醸成、ノウハウの蓄積などを図り、それらを基盤としてお客様に最適な提案を行いたい』と考えたのです」(相沢 氏)。

BPOS の導入に際して、相沢常務執行役員を委員長とする「社内システム委員会」が活躍しました。各事業部からネットワークに精通したエキスパートと、経験の浅い若手が参加する同委員会では、立体的な視点でテスト版を評価しながら、スムーズな全社いっせい導入および活用を実現しました。
「当社は 2 年前に ISMS (Information Security Management System) を取得しており、組織における情報資産のリスク対策条件から見ても、BPOS は最適なソリューションでした。また、岡山本社、東京支社、神戸営業所の間を忙しく飛び回る社長からも『移動中や社外からでも自在にアクセスできる柔軟で生産性の高いメッセージング バックボーンを築け』という指示がありました。そんな強力なトップ ダウンが、社内の意識形成を含めた BPOS 導入への機運を作り出していったように思います」(梶房 氏)。


＜システムの概要＞
モビリティと機動力のアップにより
顧客満足度の向上を追求

ピコシステム株式会社 第4事業部 SharePoint担当 井殿 寿代 氏

そうした努力が功を奏し、2010 年 3 月には BPOS への移行方針が決定。実際の移行は約半月で完了し、同年 4 月 20 日にカット オーバーの日を迎えました。同社が運営するPC スクールの講師や、プレセールス、ユーザー トレーニング、研修などの顧客サポートを担い、今回の移行でもヘルプ デスク役などを担った、ピコシステム株式会社 第4事業部 SharePoint担当 井殿 寿代 氏は次のように語ります。
「マニュアルや運用ルールを策定し、全社アナウンスを図ったのはシステム切り替えの １ 週間前でした。サービス イン当初は、問い合わせが集中するのではと身構えていたのですが、混乱やトラブルはほとんどありませんでした。当社がシステム会社であることを差し引いても、今回の導入は驚くほどスムーズでした」。

移行に先立って、メール ログの添付ファイルをいったんローカル サーバーに落とし、それらが本当に必要か否かを吟味する中で、データ整理におけるポリシーが定まるなど、副次効果もありました。メール システムの切り替えを機に、旧来は社内と外部向けに各自が 2 つずつ保持していた電子メール アドレスを 1 つに統合すると共に、各自のファイル保持容量を 5 GB から 25 GB に拡大したことで、必要なファイルを自由な環境でスムーズにやり取りできるようになりました。
「当初、クラウド経由のやり取りによるレスポンスへの影響を心配しましたが、重い添付ファイルのやり取りでも全くストレスを感じることなく、快適に活用できています。今後、さらにスマート フォンとの連携などで、モビリティの強化を図っていきたいと思っています」(井殿 氏)。

一方で、顧客のシステム情報など秘匿性の高いデータを載せた Microsoft® SQL Server® 2008 R2 や SharePoint Server 2010、および業務や開発を担う基幹部分についてはクローズドな形でローカルに残し、クラウド環境とは切り離して運用管理を行うことにしました。
「メールと共にお客様への返答の即時性が求められる情報や、現場での提案に必要な参照情報などは、BPOS の SharePoint Online に載せ、ID とパスワードによるアクセス権限管理を図りました」(梶房 氏)。

図 1 システム概要図 [拡大図]

＜導入効果と今後の展望＞
社内のコラボレーション体制の充実を踏まえ、
さらなる市場の拡大を目指す

今回のシステム導入により、いつでもどこでもメールのやり取りができるようになり、リアル タイムでの情報共有や顧客対応など、社内外のコミュニケーションの充実ぶりには目を見張るものがあります。
「最大の効果は、サーバーなどのハードウェア投資を排除しながら、機動力アップとコラボレーション向上が実現できたことです。そして、運用負荷を含めたインビジブル コストも大幅にカットできました。また、これまで悩みの種だった迷惑メールもこちらに届く前にチェックしてくれるので、メール チェックに伴う無駄な時間と労力が画期的に減りました。セキュリティ レベルの調整も自在ですので、管理上もたいへん有効な武器となっています」(相沢 氏)。

バージョン管理やパッチなどもクラウドの向こう側でマイクロソフトが実行します。
「こちらが特別なことをしなくても全社的に徹底した管理が図れます。その意味でも、運用管理負荷が非常に軽減されました」(梶房 氏)。

ピコシステムでは、BPOS のコミュニケーション機能を独自のルールで活用しています。たとえば Office Communications Online のプレゼンス機能の場合、通常の在席管理ではなく、『アプローチしてほしいか否か』という切り口で、アプローチ OK の場合は自分のプレゼンスを緑ランプにしておきます。
「SE には思考に専念する『集中タイム』が必要なのですが、この方法を採用したことで、内線電話などで集中が中断されてしまうこともなくなりました。逆に、モバイル環境のときに『緊急要件があったら知らせてほしい』という場合にもプレゼンスを緑ランプにしておけば安心です」(井殿 氏)。

コミュニケーション ツールは、実際に使ってみなければその便利さや価値を理解しにくいものです。同社では、まず意識的な社員がさまざまな機能を使い始め、その評価によってユーザーの輪が広がる、というボトムアップ的な拡大を続けているといいます。
「実際、ユーザー リストが日々拡大しているのを見るのは、嬉しい限りです」(井殿 氏)。

同社の Office Live Meeting の活用法もまたユニークです。
「本来的な使い方ではないかもしれませんが、会議室の大きなディスプレイに出力して、簡易的なTV 会議システムとして使用しています。お客様先に大人数で押しかけるのは気が引けるといった場合にも、Office Live Meeting を介することでお客様と十分な意思疎通を図れますし、録画機能がありますので、その場にいなかった社員も後で確認ができるというメリットもあります」(梶房 氏)。

SharePoint Online、Exchange Online、Office Communications Online、Office Live Meeting の 4 つの機能を利用できる BPOS は、イニシャル コストを抑えながらクラウド環境を堪能できるという点で、インフラの再構築を検討中のユーザーにとって非常に魅力的なソリューションといえるでしょう。
「スモール スタートや動的なスケールアップが図れるので、今までお付き合いがなかった小規模な企業や事業所のお客様にも、門戸が広がります。市場開拓や拡大の入り口としても非常に有効なソリューションですね」(井殿 氏)。

休日や新幹線の移動中も常にプレゼンスは緑ランプだという相沢 氏は、今後の展望について次のように語ります。
「お客様は、情報をクラウドの向こう側に置くことやレスポンスに対して、不安を抱いておられるケースが多いようです。当社での導入事例をモデル ケースとしながら、そんな不安を払拭していくことでビジネス チャンスを大いに広げていけるのではないかと考えています。現在は Microsoft® Office 365 の評価中であり、半年後には Office 365 に移行する予定です。また、当社は今春、Windows Azure のコンサルティング パートナーになりますので、今後ともマイクロソフトとの連携強化を図り、お客様の実情やビジネス ゴールに即しながら、さらにきめこまやかなご提案をしていきたいと決意を新たにしております」。

BPOS 導入により情報共有システムの強化を円滑に実現したピコシステムは、この導入経験を通じて得たノウハウを武器に、さらなる顧客満足度向上と市場拡大を目指していきます。