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サクサ株式会社

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掲載日: 2013 年 1 月 31 日

“頭の中にあるもの“ を直観的な操作でドキュメント化できるツールとして Microsoft Visio 2013 を幅広く活用。業務規程の社内通知からファシリティ マネジメントまで、多彩な業務を効率化

サクサ株式会社 相模原オフィス

サクサ株式会社 相模原オフィス

サクサ株式会社では、かねてよりオフィスのファシリティ マネジメント ツールとして、Microsoft Visio を利用した株式会社マイスター提供のソリューション「 FM ToolsⅡ」を活用してきました。そして 2012 年、事業場の施設管理実務と環境マネジメントシステム規格である ISO14001 で求められる環境法令順守管理を一体化し、効率的で可視化された管理を実現させるために、Visio の拡大活用を検討した同社では、いち早く最新の Visio Professional 2013 を採用。フロー図などを駆使した「分かりやすいドキュメント」の作成に適した機能を活かし、さまざまな業務を効率化しています。

<導入の背景とねらい>
多面的な事業場管理を効率化するために、直観的な操作で『見える化』できるツールを導入

サクサ株式会社 (以下、サクサ) は、田村電機製作所と大興電機製作所の統合により、2004 年 4 月に誕生。競争の激しい情報通信ネットワーク関連市場において独創的な技術を核に、ネットワーク技術、ビジュアル技術、セキュア技術を融合させたソリューション事業を展開し、お客様のご要望に合わせたシステム・機器の開発 / 販売をしている情報通信機器メーカーです。13 社で構成されるサクサグループの中核事業会社として、技術力、販売力および生産力の強みを結集し、より良い商品・サービスをタイムリーに提供することはもちろん、新商品・新事業の創出にも全力を注いでいます。

サクサ株式会社
総務人事部
総務担当部長
長谷川 正治 氏

同社はまた、従来より、企業の社会的責任や地域社会との共存の観点から環境負荷の低減や法令順守に取り組んでおり、ISO14001 認証を取得し、事業場管理の徹底を図ってきました。しかし、ISO14001 に沿った法令順守のための管理と環境関連以外の法令順守も含めた施設管理の実務を行うには、大きな負担と労力のロスがあったとサクサ 総務人事部 総務担当部長 長谷川 正治 氏は話します。

「当社では、事業場にある物的資産そのものの管理はグループ子会社にアウトソーシングしているのですが、ISO や法務の側面から行う施設管理は私たちの部署で行っています。これにより、委託先のグループ会社と私たち管理部門の持つ図面や資料に重複が生じていました。また、私たち管理部門が ISO に沿って作成した法令順守のための資料類が施設管理の現場で十分に活かされず、逆に管理部門が必要とするタイムリーな現場の情報が的確に提供されない場面もありました。情報は、管理目的ごとに担当者が Excel、Word など別々のソフトで作成し、個別に管理していたので、横断的に情報を閲覧・確認することができませんでした。

さらに、事業場の図面は CAD で作図、各種台帳は Excel で管理。共通の項目を含む台帳でもシート毎に記入しているため、データの連携が行えないことも非効率の要因の 1 つでした。1 つの設備であっても管理は多面的で、複数の法令が関係しています。油タンクであれば、火災予防の観点だけでなく、油が漏洩した場合は水質汚濁や土壌汚染にも注意が必要です。法規制の関連部署ごとに管理手法が異なるため、管理の全体像が見えにくかったのです。
担当者の異動による引継ぎでも、目的が異なるいろいろな形態の図面、データが紙面や電子データで保管されているので伝達漏れが発生するなど苦労していました。1 つの設備を巡る複数の管理――たとえば「油タンク」に関するデータを消防法関連、資産管理関連、環境管理関連などすべての観点から管理する必要があるのですが、データを統合的に管理できないために、管理領域ごとに立てた専任の担当者間で確認・調整を行う必要が生じていたのです。

また、各シートに記載されたデータが連携されていないことに関連し、同社ではもう 1 つの課題が生まれていたと言います。
それが、統合による「サクサ株式会社」誕生前と後の、設備名称の違いから生じる混乱でした。長谷川 氏は次のように説明します。

「当社の設備は、2004 年の経営統合前から引き継がれているものがほとんどです。ただし、建屋も、そのほとんどは呼称が変わっています。そのため、2004 年以降に入社した社員と、それ以前の社員との間で言葉のズレが生じる時があるのです。古くからの社員は、新名称と旧名称を頭の中で結びつけて資産台帳を確認することができますが、経営統合以降に入社した社員にはそれができません。図面を示しながら『これのことだ』と伝えればすぐに分かるのですが、図面とデータが結びついていない現状では、確認などに時間がかかってしまうのです」。

こうした課題を解消するために、「CAD 図面を利用しつつ誰もが作成できて」、なおかつ「相互にデータ連携ができる」ツールを求めていた同社が白羽の矢を立てたのが、Microsoft Visio Professional 2013 でした。

<導入経緯とシステム概要>
オフィスの資産管理に深化したソリューションから、より汎用的なパッケージを開発・導入

2012 年の人事異動で総務人事部に移動した長谷川 氏は、ISO や法務関連の管理業務を効率化するためにVisio の導入を即断したと言います。その理由は明快でした。

「とにかく、施設・設備を『見える化』した上にデータをマッピングして、各シート間で共通化し、管理を一元化する。このことを、一番簡単に実現する方法が Visio を活用することだったのです。私自身、違う部署にいるときに、Visio で作られたオフィスのファシリティ図を見て、その便利さを実感していました。Visio は、いわば Excel と PowerPoint の良いところを集めたようなツールだと思います」。

サクサ株式会社
総務人事部
小林 弥生 氏

サクサ株式会社
総務人事部
坂本 好広 氏

Microsoft Visio は、直観的な操作で作図できるアプリケーションです。画面左側に用意された豊富なステンシル (テンプレートによる図形や文字) を右側にある作図エリアにドラッグ アンド ドロップして配置していく簡便な操作でフロア図を描くことができたり、直線コネクタで図形を結んでワークフローを作成することができます。サクサのエンジニアの中には、統合前からこの Visio を「ネットワーク図やワークフローなどを作成する」ツールとして活用してきた人も多いと言います。

同社 総務人事部 坂本 好広 氏もまた、次のように Visio を評価しています。
「Visio は直観的な操作でワークフローなどを作図できるだけではなく、さまざまなグラフも作成できますし、テキストも普通に入力できます。頭の中にある形を、ドキュメントに落とし込むのが非常にスムーズですね。作成したワークフローなどの修正も簡単ですから、PDCA (Plan-Do-Check-Action) を回していくような業務には特に向いていると思います」。

そして 2009 年頃からは、「オフィスのファシリティを管理する」図面作成ツールとして以前から Visio が活用されてきました。それが、グループ会社でもある株式会社マイスター (以下、マイスター) の提供するファシリティ マネジメント ツール「FM ToolsⅡ」です。
FM ToolsⅡ では、施設の図面作成に CAD を採用する代わりに Visio を活用しています。マイスター 常務取締役 事業本部長 野澤 宇一郎 氏は次のように説明します。

株式会社マイスター
常務取締役
事業本部長
野澤 宇一郎 氏

「Visio は、アイデア プロセッサーとしてもとても有効なツールですし、作図ツールとしても非常に便利です。しかも、図形やテキストとデータベースをリンクさせることもできます。ですから、たとえば『複合機』を示すステンシルを Visio の図面上に配置すると、資産管理のデータベースと連携して『何階のどこに、複合機 1 を配置』といったデータを生成することができるのです。ただし、Visio 単体では複数の図面を一元管理することができません。そこで、FM ToolsⅡ では、Visio で作成した複数の図面をまたがってデータベースをリンクさせることができるようになっています。しかも、CAD を利用するよりも、はるかに安価にソリューションを提供することができます」。

マイスターの提供するこの FM ToolsⅡ はファシリティ マネジメントに特化したツールです。しかし、新たに工場の管理に適用するに際しては、ISO14001 など管理目標の違いが課題になりました。そこで、図面とデータベースの連携管理に的を絞り、FM ToolsⅡ の機能を限定し、より汎用的なパッケージとした「VEDA」を採用しました。

そして、この VEDA に活用する予定となっているのが、最新の Visio Professional 2013 だったのです。

<導入効果>
Excel、PowerPoint の利点を凝縮した、ストレスレスな使用感で業務を大幅に効率化

VEDA の本格導入に先立ち、サクサでは Visio Professional 2013 を活用。VEDA と Visio 2013 の性能を評価しています。この取り組みにおいて初めて Visio を操作したサクサ 総務人事部 小林 弥生 氏は、「欲しいと思っていた機能が全部あった、という感じです」とその感想を話します。

環境関連法令、設備、固定資産、火災通報区域等をレイアウト図面と DB を一元化して管理

環境関連法令、設備、固定資産、火災通報区域等をレイアウト図面と DB を一元化して管理 [拡大する]新しいウィンドウ

環境関連法令に紐づく設備図形の色を変えることで位置の認識が容易

環境関連法令に紐づく設備図形の色を変えることで位置の認識が容易 [拡大する]新しいウィンドウ

「Visio について、最初は『お絵描きツール』だと聞いていました。けれど、最初にプレゼンテーションを受けた時に『あ、こういうことができるのか』とすぐにいろいろなアイデアが浮かんできました。私は、ISO14001 に関連した管理を行っていますが、これまではデータと図面がバラバラにあって、誰がどのような図面、データを持っているかわからなかったので不便でした。『これを何とか一元的に管理したい』と思っていたら、あっという間に実現してしまった。そんな印象です (笑)」。

坂本 氏も「すべてのデータが図形にひもづいているので、過去の設備名などに惑わされることがなくなった」と話します。

「私は、2004 年にサクサが誕生して以降の入社であるため、統合前の名称を知りません。でも、多くの人は旧名称を普通に使用しています。そのため、たとえば修繕の申請が上がってきても、資産台帳にはその名称がどこにも見当たらず、私には見当がつかないということもありました。しかし、Visio で作成した図面には過去のデータもひもづけられますので、旧名称もすべて分かります。非常に助かります」。

さらに、坂本 氏は Visio 2013 が日常業務を効率化する上でも「役に立つ」と続けます。

「たとえば私たちの部署では、規程に関する書類を作成し、社内に周知を図ることが多いのですがフローを文書で説明しても分かりにくいものです。そこで Visio を使ってフロー図を作成します。ここからが重要なのですが、当社では、Visio のライセンスは、全社員に付与されているわけではありません。ですから、Visio で作成した図を、そのまま社内に配布するわけにはいかないのです。そこで、Visio で作成した図をコピーして、Word のドキュメントに貼り付けるのです。そうすると、Word 文書の横幅に、ぴったりと収まるのです。Excel で同じことをしようとすると、セルの幅調整などが大変なのですが、Visio なら一発で収まります。事務作業にかかる時間は圧倒的に減りました」。
しかも、Visio 2013 の使い勝手は、過去のバージョンに比較して、「最も優れていた」と坂本 氏は笑顔を見せます。

「Visio はバージョン 2003 から使っていますが、2010、2013 とバージョンがアップするにつれて、着実に動作が軽くなっていると思います。しかも、ステンシルをドラッグ アンド ドロップして配置した際にもグリッドが表示されるので、ピタッとキレイに配置できますし、コネクタでつなぐ際にもずれるようなことが少なくなり、非常にストレスレスになっています。初めて使う方でも、すぐに馴染むと思います」。

小林 氏は、こうしてさまざまなドキュメントをストレスなく描ける Visio の機能を使えば、「生産現場内の “力量管理” もスムーズになるのでは」と話します。
「Visio なら、組織図も簡単に作れると思います。さらに、顔写真を貼りこんだところに、所有資格などのデータを連携させることで、組織図と人員構成表と力量管理まで一気に作成して管理できるのではないかと思います。その他にも、いろいろな使い方が考えられると思います」。

こうして「力量管理」への活用なども考えられるのは、「分かりやすいビジュアルゆえのこと」と長谷川 氏は言います。
「Visio は、やはり Excel よりもビジュアル的な訴求力が強いドキュメントを作りやすいですよね。だからこそ、組織図なども作りやすいのだと思います。また、Visio 2013 はデザインが Windows 8 のように変わり、よりキレイになりました。しかも、ステンシルを色付けして、細かいグラデーションやぼかしまで設定できるようになりました。PowerPoint ではお馴染みの操作なのですが、Visio としては重要な進化だと思います。やはり、ドキュメントは人に見せるために作成していますから、見た目を分かりやすく、美しく整えられるというのは非常に大きなポイントです」。

<今後の展望>
タッチ インターフェイスに対応した高性能で工場管理のさらなる効率化へ

サクサでは現在、Visio 2013 を使った VEDA を工場で活用するためのルール作りを進めており、本格的な導入は 2013 年 4 月頃になると言います。しかし、Visio 活用のイメージはその先にまで広がっていると、長谷川 氏は言います。

「今後は、元工場であった相模原オフィス、そして工場のある米沢事業所で本格導入していくのですが、できればタブレット端末を活用できれば、より効率的な管理ができると思います。相模原も米沢も、施設が広いですから機動力が重要なのです。Visio 2013 はタッチ対応していますので、タブレット端末での利用にも優れています。米沢は、特に冬になるとつららによって設備の破損が起きることもあります。私たちとしては破損などが起きた際には『すぐ』に報告が欲しいのですが、以前は現場での対応が終わった後で報告をもらうケースが多くありました。しかし、タブレット端末であれば、現場まで携帯して内蔵カメラで現場を撮影して、そのままメールに添付してもらえれば初期報告が完了します。施設内を確認して回るときも、その場で朱入れして、自席に戻ってから清書すればいいのですから、非常に効率的だと思います」。

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ソリューション概要

プロファイル

サクサ株式会社外部サイトへ移動するため、別ウィンドウで開きますは、ネットワーク技術・ビジュアル技術・セキュア技術を融合させたソリューション事業を展開し、お客様のご要望に合わせたシステム・機器を、開発・販売している情報通信機器メーカーです。オフィス、アミューズメント、社会インフラ、文教/介護、交通・決済、海外の各マーケットに向けて、お客様の視点に立った安心・安全・快適で便利な環境を実現するソリューション (ネットワーク・セキュリティ) を提供しています。

パートナー企業

Microsoft Partner Silver Independent Software Vendor (ISV)

導入メリット

  • 直観的な操作で業務フロー図などを作成可能
  • 作成した図版は、Word にキレイに貼り付けて共有可能
  • グラフ作成やテキスト入力も容易
  • Visio 2013 からはタッチ インターフェイスにも対応。タブレット端末でのドキュメント作成も容易に。

ユーザーコメント

「管理業務を『見える化』したいというニーズに対して、Visio は非常に有効だったと思います。とにかく直観的な操作で手早く作図できて、データベースとも連携できます。お陰で子会社に委託している設備管理と、当社で行っている施設管理を一元化でき、コミュニケーションがスムーズになりました。管理がバラバラなままだと、法令が改正された時など、『誰かが対応しているだろう』というミス コミュニケーションが発生しがちでしたので、非常に大きな意義があります」。

サクサ株式会社
総務人事部
総務担当部長
長谷川 正治 氏

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