月間 1,000 枚以上の点検レポートなどを電子化し、データ分析可能な環境で一元的に管理。ノート PC や スマートフォンなどを使い、社外からもセキュアにアクセスできる環境を、低コストで実現
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中部地方を中心とした 6 拠点で昇降機のメンテナンスを行っている総合サービス株式会社。同社では、メンテナンス業務のレポートやエレベーター製品、保守部品の情報を、紙ベースで保存・管理しています。しかし、膨大な量のファイルから必要な情報を探し出す手間と時間が課題となっていました。この課題を解決するために同社では IT システムの導入を検討。選ばれたのは、わずかなコストで導入でき、情報共有を容易に行うことができる Windows Small Business Server 2011 Essentials と、追加オプションとして、高度な情報分析が可能になる Windows Small Business Server 2011 Premium Add-on でした。
＜導入の背景とねらい＞
膨大な量の "紙" から情報を探す時間を省き、最新の情報を皆で共有。「商談の迅速化」と「業務の効率化」の実現へ  | 
総合サービス株式会社
代表取締役社長
澤田 政宏 氏
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総合サービス株式会社 (以下、総合サービス) は、エレベーターを始めとする各種昇降機の保守点検、修理、改修から設計施工、法定検査まで安全で快適に利用するためのメンテナンス サービスを提供している会社です。
同社は、名古屋本社を中心に静岡県の浜松、袋井、愛知県の豊川、東京都の錦糸町、千葉県の浦安の 6 拠点を展開。18 名の従業員で、月に約 700 台の昇降機のメンテナンスを行っています。
広範囲にわたり業務を受注していることもあり、メンテナンス担当者は、自宅から直行直帰で 3 ～ 4 か所の現場を巡回。万一のトラブルが発生した場合には、現場に最も近くにいる人間がすぐに駆けつけられる 24 時間 365 日対応可能な体制をとっています。
こうして、柔軟かつ迅速にお客様からのご要望に対応するため、総合サービスでは、各現場の状況をカーボン複写用紙に手書きした点検レポートを、ファイルにとじて管理しています。しかし、紙だけでは統計的な管理を行うことが難しいため、ある程度レポートがたまった段階で Microsoft Excel に入力し直し、社内に設置された NAS (ネットワーク接続ストレージ : Network Attached Storage) に保存・活用してきました。
しかし、FAX や郵送などで届けられるレポートは月に 1,000 枚以上。これを誤りなく入力するには、大変な手間がかかっていました。
また、NAS を利用し "一か所に" ファイルを保存することはできていたものの、理想とする "ファイルの一元管理" とは程遠く、「常に最新の情報を確認できる」ことや「社外からファイルへアクセスして、内容を確認する」などといった利便性を得ることができなかったと、総合サービス 代表取締役社長 澤田政宏氏は話します。
「当社では、点検レポートのほか、昇降機の製品情報など、紙で管理している情報が非常に多くあります。しかし、紙のため、後でいろいろと調べようと思っても、分厚いバインダーを開いて、薄い複写用紙を何ページもめくって求めている情報を得ていくのは大変な手間です。
そこで、点検レポートなどのファイルを一部電子化し、一元的に管理することを理想として、数年前に NAS を導入しました。しかし、要望を満たすには機能が足りませんでした。セキュリティの強化なども考え、『やっぱり、こういう風にできないか?』と相談するたびに、『それを行うにはこれが要ります』と、新しいものを提案されてしまうという状態が続いていました」
そして、2011 年に数年間利用してきた NAS のサポートが切れることを契機として、総合サービスでは改めて理想的な機能を備えた製品を探し始めます。
澤田氏が求めた要件は、大きく分けて下記の 3 点になります。
1. 低コスト運用
2. 高セキュリティ
3. データの一元管理と、社外からのファイル アクセス
「社外からファイル アクセス」を求めた理由について、澤田氏は第一に「商談の迅速化」を挙げています。
「たとえば、商談を行っている際に『メンテナンス要員の直近の稼働状況』や『昇降機のスペック』など確認したい資料があったとして、会社に電話をかけます。しかし、資料が紙でファイリングされていますから、すぐに探し当てることができません。さらに言えば、ファイルが分散しているために、誤って古い情報を伝言されることもありました。商談の時間によっては、事務員もオフィスにはいません。私一人でも確認できる状態が必要でした」
そしてもう一点、欠かせない目的が「メンテナンス担当者間の連携」でした。
「たとえば、深夜にエレベーターが故障して、お客様が閉じ込められるといった緊急のトラブルが発生した際には、担当・担当外を問わず、その時一番近くにいるものが現場に駆けつけるようにしています。そうした時に、当該エレベーターの過去の点検レポートなどを参照できるかどうかで、大きな差が生じます」
こうしてビジネスの迅速化と業務の効率化に貢献する製品を探しているときに紹介を受けたのが、マイクロソフトの新製品である Windows Small Business Server 2011 Essentials でした。
＜システム概要と導入効果＞
IT 専任の従業員がいなくても、比較的容易に設定を完了2011 年 5 月に発売されたばかりの Windows Small Business Server 2011 Essentials を、いち早く導入した最大の理由について、澤田氏は「安くて使いやすいこと」と説明します。
「当社は中小企業ですから、基本的に投資は低く抑えたい。それが第一です。後はやはり使いやすさ。導入したのはいいけれど難しくて使えないというのでは意味がありません。その意味で、Windows Small Business Server 2011 Essentials を使っていて、大きなメリットだと感じるのは IT 専任の従業員がいない当社においても、比較的容易に設定を行い、運用することができるということです」
総合サービスでは、Windows Small Business Server 2011 Essentials の機能をフルに活用。社内のファイル サーバーとしてセキュアに活用するために Active Directory を使って、ファイルへのアクセス権限を詳細に設定。確かなセキュリティを実現しています。
また、社外からのファイルへのアクセスに関しては、リモート Web アクセス機能を活用。ノート PC でもスマートフォンでも、端末に依存することなく、ドキュメントを閲覧できるようになっています。
さらに総合サービスでは、リモート Web アクセス機能を使うことで、東京にいる IT に詳しいスタッフが本社のサーバーの運用・管理を行うことができるようにしています。澤田氏は次のようにそのメリットを説明します。
「私自身が今からシステムを覚えるのは大変ですが、リモートで手を借りることができますので、安心です。東京から名古屋まで移動するコストが不要であるということ。いつでも自由な時間に設定などを見てもらえるという手軽さは、非常に重要なことだと思います」
蓄積したデータと BI の活用で情報の利用価値を高めるセキュリティの強化と、社外からのアクセス。そして、兼任者がリモートで行う低コストな運用・管理と、求めていた要件の多くを実現した総合サービスが、もう 1 つ大きな期待を寄せているのが、「データの一元管理」です。
この目標を満たすためには、紙ベースの情報を単純に電子化するだけでは足りないと澤田氏は言います。
「今まで、NAS を使って電子化したファイルを保管していましたが、それは 1 台のサーバーにデータを集めたというだけのことであって、本当の意味での一元管理ができていたわけではありません。データ活用という意味では、1 つのフォーマットの中にデータを全部入れて、そこから、『A 社製のエレベーターの部品情報』とか『ある月期分の保守件数』など、自分が指定した切り口でデータを拾い出せる状態になるのが理想です」
そのためにはデータベースの構築が必要なりますが、「Windows Small Business Server 2011 Premium Add-on であれば、コスト的にも見合うと判断した」と、澤田氏は言います。
Windows Small Business Server のオプションとして用意されている Microsoft Windows Small Business Server 2011 Premium Add-on には、Microsoft SQL Server 2008 R2 が同梱されており、データベースの構築のみならず、Analysis Services や Reporting Services といった機能を活用することで、蓄積されたデータを高いレベルで整理・分析できる BI (Business Intelligence) まで実現できます。そのため澤田氏は、Small Business Server 2011 Premium Add-on さえ導入すれば、「それ以上の追加コストを心配する必要がないのが良い」と、評価したのです。
「例えば 1 回に 10 万円の投資を行う場合、2 年後にはシステムを追加購入しなければいけないものと、10 年間のスパンでシステムを作ることができ、ずっと使い続けられるものを比べれば、同じ金額でも後者への投資効果が高いと言えます。しかも、本格的なデータベースを構築できるサーバー システムを、当社のような中小企業で持てるほどの低価格だったということもあり、将来も考えて Premium Add-on の導入も決定しました」
こうして総合サービスでは、Microsoft SQL Server 2008 R2 を導入。入力のフロントエンドとして Excel のピボット テーブルを活用してさまざまなデータを入力。指定した条件に沿って、データを抽出・分析できる BI 環境の構築を予定しています。
＜今後の展望＞
6 つの拠点から FAX などで集まる、月 1,000 枚のレポートの一元管理を目指す総合サービスでは今、社内でのよりスムーズな情報共有のために、社内メールやポータルサイトの導入も検討していると言います。
「お客様との連絡には、メールも多く使っていますので、独自ドメインを取得してメールを運用することも考えています。
それから情報共有に関して、たとえば『価格改定されました』という連絡にしても、ポータルサイトの掲示板を皆が閲覧する習慣を持てば、簡単に伝達できるようになるでしょう。
しかし、この 2 つの要件に関しても、コストとの釣り合いが取れるかどうかが一番の問題です。新しいパブリック クラウド サービスである Microsoft Office 365 は月額約 600 円で活用できると聞いています。必要なライセンス数だけ、必要な時だけ使用できるという意味でも、十分検討に値するかなと思っています」
最後に、澤田氏は次のように締めくくります。
「私たちは IT のプロではありません。ですから、IT ベンダーの担当者と話をしていても、専門用語で要件を伝えることはできません。NAS の時がまさにそうだったのですが、導入が終わってから『こういうことはどうすればできますか?』と改めて質問すると、『いや、それは伺っていないのでできません。別途、●●が必要です』と、次々に費用のかかる提案をされてしまいます。
でもそれは、私たちからすれば、そんな簡単に納得のいく話ではありません。最初の時点で IT ベンダーに相談しているのは、私たちのニーズをくみ取って、アドバイスをして欲しいからです。しかし現実には、難しい専門用語を並べて、『高くて当り前』という提案をされる方が多かった。
しかし、今回 Windows Small Business Server 2011 Essentials の紹介を受けたときに初めて、導入後の使用法など含めて納得のいく話を聞くことができました。価格設定も非常に親切ですし、Microsoft Office 365 などのサービスともいずれ連携すると聞いています。中小企業にとって、運用管理が必要なく、必要なシステムを必要な時だけ利用できるクラウド サービスは非常に魅力的です。
そうなっていく中で IT ベンダーの皆様には、良きアドバイザーとして相談できることを願っています。日本には中小企業がたくさんありますから。サービスやシステムを選ぶ際に必要な知識、活用の知恵などをアドバイスして、導いてくれる存在であると助かります」
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本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoft は、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。 | |
