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株式会社タクティー

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掲載日: 2014 年 6 月 2 日

クルマとの関係をもっと楽しく快適に!
トヨタ グループのアフター マーケット事業をさらに活性化させるため、
情報共有・コミュニケーション基盤を Office 365 と Yammer で全面刷新

写真:株式会社タクティー

株式会社タクティー

「明るく 楽しく 元気良く」をモットーに、「より楽しく、より快適なカーライフ」の創造に貢献し続けている株式会社タクティー。ここではメール オンリーだった社内の情報共有/コミュニケーション基盤が、Office 365 と Yammer によって変革されています。Microsoft SharePoint Online 上に全社ポータルを構築することで情報共有の効率を高める一方、Yammer によるカジュアルなコミュニケーションで、社員どうしの交流を深めているのです。これによって情報伝達のスピードが大幅に向上すると共に、社員間の "見えない壁" も解消。日常的に情報を共有することで、会議も "報告の場" から "議論の場" へと変わりつつあります。今後はこのしくみをお取引先にも広げていくことや、Microsoft Lync の活用も検討されています。

<導入の背景とねらい>
旧来のメール文化からの脱却を目指し
全社ポータルとソーシャル サービスの導入へ

株式会社タクティー
管理部門 参与
水野 篤 氏

株式会社タクティー
経理・システム部
システム企画室
ゼネラルスタッフ
江崎 啓介 氏

近年多くの企業で、情報共有とコミュニケーションのあり方を根本から見直そうという動きが進みつつあります。これまでは電子メールが主要なコミュニケーション ツールの役割を果たしてきましたが、これでは十分なスピードを得ることができず、きめ細かさも不足しているという認識が広がっているのです。特に拠点が分散している企業にとっては、このような取り組みの重要性が大きくなります。拠点間に情報共有/コミュニケーションの壁が存在すると、社内の一体感を高めることが難しくなり、コミュニケーション ロスによって意思決定の質が低下する危険性もあるからです。

このような問題を、Office 365 と Yammer で解決しつつあるのが、株式会社タクティー (以下、タクティー) です。

同社はトヨタ自動車のアフター マーケット事業の一翼を担う戦略子会社として 1996 年 4 月に設立。自動車用各種部品/用品のマーケティング、卸売りと、カー用品とカー メンテナンスの専門店である「ジェームス (jms)」を事業の 2 本柱としています。事業所数は物流センターや海外事業所を含め 19 拠点。トヨタ部品共販店、全国ジェームス店、全国のホーム センターという 3 つのルートを通じて自動車部品/用品などを全国各地に迅速かつ確実に供給すると共に、消費者に対する最先端のカー ライフの発信も、ジェームス直営店の運営を通じて積極的に展開しています。

そのコミュニケーション基盤について「以前はメール オンリーであり、これが情報伝達の壁になっていました」と語るのは、株式会社タクティー 管理部門 参与 水野 篤 氏です。情報共有のためにファイル サーバーも立ち上げていましたが、ファイルやフォルダーの格納場所を知っている人しかアクセスできず、役割を十分に果たしているとは言えない状況だったと振り返ります。「既に個人レベルではスマートフォンや SNS の活用が広がっており、世の中の情報インフラは大きな進化を遂げています。これらを取り入れて社内の情報リテラシーを高め、だれでも当たり前のように使える環境を整えるべきだと考えていました」。

これに加え「電子メールの利用場所が社内に限られていたことも大きな問題でした」と指摘するのは、株式会社タクティー 経理・システム部 システム企画室 ゼネラルスタッフ 江崎 啓介 氏です。タクティーにおける事業の柱の 1 つは卸売りであるため、数多くの営業担当者が担当店舗や顧客先を回るなど、多くの時間を社外で過ごしています。また営業担当者以外の社員も、ジェームス直営店の店舗改装などで社外に出ていることが少なくありません。しかし社外ではメールをチェックできないため、いったん社内に戻ってからメールの返信を行う必要があり、これもコミュニケーション スピードを制約する要因になっていたのです。

<導入の経緯>
利用者の使い勝手と信頼性を評価し
マイクロソフトのサービスを採用

検討を開始したのは 2013 年 2 月。マイクロソフトのサービスだけではなく、サイボウズや Google Apps も含め、サービス比較が行われました。その結果、2013 年 5 月に Office 365 と Yammer の採用を決定しています。

「マイクロソフトを採用した理由は大きく 2 つあります」と水野 氏。まず第 1 は、ユーザーにとって慣れ親しんだユーザー インターフェイスをそのまま利用できること。タクティーではメールやスケジュール管理などに Microsoft Outlook を使い続けていますが、Office 365 ならこのクライアント環境を変更せずにクラウド化できます。第 2 はサービス提供者の信頼性です。「マイクロソフトは企業向けの製品やサービスに高い実績があり、十分に信頼のおける企業だと判断しました」。

その一方で江崎 氏は、拡張性の高さも大きな魅力だと指摘します。「SharePoint Online は基本容量が十分に大きく、1GB あたり 17 円程度で容量を増やせるオプションもあります。これなら低コストで柔軟に容量を変更でき、長期にわたって安心して使えます」。

2013 年 10 月には試行運用を開始。対象を一部の部署に限定したうえで、SharePoint Online と Yammer の提供をスタートします。約 3 か月間のトライアルを経て、2014 年 1 月にはこれらを全社展開。さらに 2014 年 3 月末には、Microsoft Exchange Online へのメール移行も完了しています。

タクティーにおける現在の情報共有/コミュニケーション手段は、大きく 4 種類に分けることができます。

まず第 1 は、SharePoint Online 上に構築された全社ポータルです。これは「TACTI T-Share」と呼ばれており、社員全員が共有すべき「会社からのご案内」、各種申請書やマニュアルといったドキュメント類、全社イベント情報、各種社内委員会からの情報などが掲載されています。またブログ機能を活用した「社長の行動日記」も作成されており、社長の日々の活動を全社員が把握できるようになっています。

「トライアルも含めて約半年が経過しましたが、自然な形で活用が広がっています。マニュアルの必要もなく、説明会も行っていません。非常にスムーズに移行できました」 (水野 氏) 。

SharePoint Online 上に構築された全社ポータル「T-Share」のトップ ページ。「会社からのご案内」や全社イベント、社内委員会からの情報、各種申請マニュアルなどにアクセスできます。また予定表や連絡先、メールといった Exchange Online の機能にも、ここからリンクが張られています。[拡大図] 新しいウィンドウ


SharePoint Online のブログ機能で実現されている「社長の行動日記」の画面。社長が日々どのような活動をしているのか、全社員に公開されています。 [拡大図] 新しいウィンドウ


第 2 は「みんなのアンテナ」です。これは T-Share の中に設けられた、だれもが投稿できる場であり、管理部門からの連絡、各店舗の状況報告、イベント レポートなど、多様な情報が寄せられています。全社ポータルの一部ではありますが、よりカジュアルな使い方が可能な場所になっています。

T-Share の中に用意された、だれでも投稿できる「みんなのアンテナ」の画面。本社管理部門からだけではなく、全国の事業所からの情報や、イベント レポートなどが掲載されています。 [拡大図] 新しいウィンドウ


第 3 は Yammer です。これは「みんなのアンテナ」よりもさらにカジュアルです。全社員が自由に投稿し、気軽に情報を共有し伝達できます。タクティーでは Yammer を全社規模の交流の場として位置付けており、 "友達" をイメージさせる「T-tomo」という名前が付けられています。また、親しみがわきやすいように、「ROCKY (ロッキー)」「TAMMER (タマー)」というキャラクターも用意されています。Yammer の運用に関する投稿は、これらのキャラクターの名前で行われています。

タクティーにおける Yammer の画面。 "友達" をイメージさせる「T-tomo」という名称が付けられており、親しみがわきやすいように「ROCKY (ロッキー)」「TAMMER (タマー)」というキャラクターも作られています。 [拡大図] 新しいウィンドウ


そして第 4 が Exchange Online によるクラウド型の電子メールです。社外からもアクセス可能になったため、利便性が向上しています。ただし現在では、社内の日常的なコミュニケーションの多くが Yammer へと移行しているため、メールの利用は社外とのやり取り専用になりつつあります。

ユーザー数は約 450 名。2014 年 3 月には新たにノート PC を配布しており、全社員がノート PC を持ち歩きながら、これらの情報共有/コミュニケーション手段を活用できる環境になっています。

<導入効果>
一般社員や地方事業所も積極的に情報を発信
わずか数カ月間で社内文化を大きく変革

株式会社タクティー
経理・システム部
システム企画室
松原 由佳 氏

SharePoint Online 上に全社ポータル T-Share を構築したことで、社内の情報共有はスムーズになりました。以前は管理部門からの連絡は電子メールでの一斉送信が利用されていましたが、現在では T-Share に掲載されています。これによって情報伝達の確実性が高まり、過去に掲載された情報の検索も容易になっています。

また、T-Share の中に「みんなのアンテナ」を用意することで、情報発信のハードルも下がりました。本社の管理部門はもちろんのこと、各部門や地方の事業所からも気軽に投稿できるため、それぞれの部門や地域で何が起きているのか、全社員が把握しやすくなっています。

よりカジュアルで日常的なやりとりは、Yammer 上で行われるようになっています。これはコミュニケーションのスピード向上に貢献していますが、それ以上の効果ももたらしています。短期間で社内文化を大きく変えつつあるのです。

「メールを使ったコミュニケーションでは、上から下への情報伝達や、横方向のやり取りがほとんどでした。これに対して Yammer には、下から上への情報発信を活性化する効果があります」と水野 氏。一般社員が行った書き込みに対し、社長や役員が「いいね!」やコメントを付けるケースも多いと語ります。「この 4 月には新入社員が入社翌日に自己紹介を投稿していました。Yammer は単なる情報伝達の手段ではなく、社内の人々を縦横無尽に、より深くつなぐツールだと感じています」。

本社経営陣が地方の現場の状況を把握する手段としても、Yammer は重要な役割を果たしています。「役員が地方のお取引先を訪問する際に、Yammer で事前に情報収集するケースも増えています。現場の状況をあらかじめ具体的に知っておくことで相手との会話も弾み、より良好な関係を築くことができます」 (水野 氏) 。また江崎 氏は、現場が発信する情報は、他の現場にとっても役立つものだと指摘します。「たとえば、タクティーには全国ジェームスのピット サービスを回る "ピット企画部" という部署があるのですが、ここからは各店舗のユニークな取り組みが頻繁に紹介されています。このような情報は他の店舗にとっても重要なナレッジであり、同じような取り組みをまねするケースも少なくありません。また特に優れた取り組みは、本社が標準サービスに取り入れ、全国展開することもあります」。

日常的なコミュニケーションが活発化することで、会議のあり方も変化しています。月次で全国の部長クラス以上の社員が 50 ~ 60 名程度集まる定例会が行われていますが、以前は各事業所からの報告会としての色合いが強く、次の施策の議論に十分な時間を割くことは困難でした。しかし現在では Yammer で事前に情報を共有しているため、定例会で改めて報告する必要はなくなり、次の施策に関する議論をすぐに始められます。議事進行が効率化され、密度の高い会議が行えるようになったのです。

「定例会で配布する紙の資料も不要になりました」と言うのは、株式会社タクティー 経理・システム部 システム企画室 松原 由佳 氏です。以前は各事業所からの 1 か月分の報告書が、会議参加者の数だけ印刷されており、膨大な紙が消費されていたと語ります。「1 か月間の印刷物にかかるコストは数 100 万円に上っていました。膨大な印刷物をプリントするため、印刷所クラスの大型プリンターを社内に 2 台も設置していたほどです。しかし今ではプリントアウトが大幅に減ったため、1 台を小型モデルに置き換えています」。

このようにタクティーでは Yammer が積極的に活用され、大きな効果をもたらしています。短期間でこれだけ利用が広がった背景には、利用にあたっての制約を特に設けず、自由に使ってもらうという方針を貫いていることが挙げられます。Yammer 内に設けられているグループも、部門ごとのオフィシャルなものだけではなく、趣味の情報共有や雑談を目的にしたものが数多く存在します。

「その中でも特に活発なのが、新車情報を共有するグループです」と江崎 氏。タクティーには仕事柄、車好きの社員が多く、新車に関するマニアックな情報がここでやり取りされていると言います。また松原 氏は「3 月には期間限定で "お花見プロジェクト" というグループも開設されました」と語ります。場所取りの担当者が公園からこのグループに投稿することで、開催場所の伝達をリアルタイムに行うことも可能になったと言います。

<今後の展望>
今後はお取引先など社外への展開も検討
新規事業を加速するツールとしても期待

「Office 365 と Yammer によって、メール オンリーの文化から、大きな一歩を踏み出せました」と水野 氏。2014 年はこれらを活用することで見えない壁を取り払い、全社の一体感をさらに高める年にしたいと語ります。また将来は社内だけではなく、社外に展開することも考えられています。たとえばお取引先でも SharePoint Online や Yammer を使えるようにすることで、情報共有の幅を広げることが検討されているのです。「これらの導入効果はお取引先にも既にお伝えしていますが、多くの方が興味を持たれているようです」。

新たな事業展開を加速するツールとしても期待が寄せられています。「最近ではタクティー オリジナルの商品開発も始めていますが、新規事業に費やせる人員は限られています」と言うのは江崎 氏です。しかし Yammer で全社員の智恵を集めれば、少人数での開発も可能になるはずだと説明します。

近い将来には Lync Online を活用することも視野に入っています。特に Web 会議は、リアルタイムできめ細かい情報共有ができる手段として有効だと評価されています。今後トライアルを通じて利用方法の研究を行ったうえで、全社展開していく予定です。

「今回のプロジェクトではまずマイクロソフトにお礼を言いたいと思います。マイクロソフトは導入と切り替えに際して手厚いサポートをしてくれました。今後も IT リテラシー向上のため、ソフトウェアの提供のみならず、ツールの使い方や意識変革も含め、サポートしていただきたいと考えています」 (水野 氏) 。

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ソリューション概要

プロファイル

株式会社タクティー外部サイトへ移動するため、別ウィンドウで開きますは、トヨタ自動車のアフター マーケット事業の一翼を担う戦略子会社として、1996 年 4 月に設立された企業です。自動車用各種部品/用品のマーケティング、卸売り事業と、カー用品とカー メンテナンスの専門店である「ジェームス (jms)」事業を柱にビジネスを展開。「明るく 楽しく 元気良く」をモットーに、現地現物の視点でマーケティング活動を行い、顧客に満足していただける商品とサービスを提供し続けることで、「より楽しく、より快適なカーライフ」の創造に貢献し続けています。

導入ソフトウェアとサービス

導入メリット

  • SharePoint Online 上に全社ポータル T-Share を構築したことで、社内の情報共有がスムーズになった
  • 全社員が Yammer に気軽に投稿することで社内の "見えない壁" が解消され、全社の一体感が強まった
  • 会議の内容も "報告の場" から "議論の場" へと変わり、効率が高まった。また会議での報告用資料が不要になったため、ペーパーレス化の効果も得られている

ユーザーコメント

「Office 365 と Yammer によって、メール オンリーの文化から大きな一歩を踏み出せました。マイクロソフトには今後も、IT リテラシー向上に向けたサポートを期待しています」

株式会社タクティー
管理部門 参与
水野 篤 氏

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