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株式会社ワイズマン

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掲載日: 2011 年 4 月 5 日

新たな情報共有基盤作りを目指して Microsoft Office SharePoint Server 2007 を導入。従来のファイル共有では不可能だったデータ資産の可視化や高速検索機能が、開発と営業との両面で活発な情報活用とアジリティ向上を実現

株式会社ワイズマン

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株式会社ワイズマン (以下、ワイズマン) は岩手県盛岡市に本社を置く、福祉・医療分野におけるパッケージ ソフトウェアのベンダーです。特に福祉分野には 1990 年にいち早く参入し、業界トップ クラスのシェアの実績を誇っています。同社では、開発体制強化に向けた迅速な情報共有やデータ資産活用、そして全国 20 か所に展開する拠点とのコミュニケーション活性化を目指し、新たな情報共有基盤の構築を計画。2010 年秋に、Office SharePoint Server 2007 を導入しました。この結果、従来のグループウェアによるファイル共有では不可能だった、ファイルの保存場所の明確化や高速検索などが実現し、さらに社内のコミュニケーションも活発化。将来のワークフロー整備などに向けた、新たな情報共有基盤が確立されました。

<導入背景とねらい>
自社ビジネスのアジリティ強化に向け、
情報共有基盤の整備を目指す

株式会社ワイズマン
管理本部
情報システム部
部長
大下 滋 氏

「今回の導入の背景には、"ファイル交換から情報共有へのステップアップ" というねらいがありました。福祉・医療の分野では毎年関連法規の改正があるため、それに合わせて当社製品パッケージ ソフトウェアも更新を行う必要があり、こうした動きに迅速に対応するには、必要な情報を関係者全員がいち早く共有して、製品やマーケティングにフィードバックできるしくみが必要です。それを Office SharePoint Server 2007 によって実現しようと考えたのです」と、管理本部 情報システム部 部長の大下滋氏は語ります。

これまで同社では長年にわたり、Microsoft Exchange Server のパブリック フォルダを使って社内の情報共有を行ってきました。しかし本来パブリック フォルダはグループウェアの機能の一部としてファイルの共有を行うものであり、同社の目指すような高度で柔軟な情報共有のしくみを実現するには、限界を感じていました。また同社ではパブリック フォルダに高度なカスタマイズを加えていたため、Exchange Server のバージョンアップに伴う移行ではかなり苦労したと言います。そうした労力を軽減する意味でも、今回はデフォルトのままで十分な情報共有機能を持ったツールを選ぶ必要性があったと大下氏は振り返ります。

「Microsoft Exchange Server 2003 を導入した 2006 年の時点で、既に Office SharePoint Server 2007 がリリースされていたこともあり、そろそろ本格的な情報共有の布石作りの時期に来ていると感じていました。またちょうど Exchange Server 2003 導入に合わせて、マイクロソフトのボリューム ライセンスである Enterprise Subscription Agreement 契約を導入しました。その Core CAL に Office SharePoint Server 2007 も含まれおり、将来使えるのではと考えていたのです」。

<導入の経緯>
カスタマイズの容易さと拡張性を評価して
Office SharePoint Server 2007 を選択

株式会社ワイズマン
管理本部
情報システム部
情報システム課
佐々木 昭二郎 氏

実際の導入に向けた検討が始まったのは、2008 年末でした。翌 2009 年 1 月には Office SharePoint Server 2007 ベースの計画が承認され、予算も確保されました。導入から現在の運用までを手掛けてきた、管理本部 情報システム部 情報システム課の佐々木昭二郎氏は、「既に社内の一部に他社のポータル製品が導入されていたので、そちらとの比較検討も行われました。しかしパブリック フォルダの時と同様、当社の業務に合わせてさまざまなカスタマイズを加えていくことが予測されます。そう考えると、Office SharePoint Server 2007 の方が何かと融通が利くため、結果的に活用の幅も拡がっていくという期待がありました」と選択の理由を語ります。

導入および構築の作業は、Enterprise Subscription Agreement 契約に含まれるソフトウェア アシュアランスの特典を利用して、株式会社大塚商会 (以下、大塚商会) に依頼しました。この委託先も何社か検討しましたが、Office SharePoint Server をはじめマイクロソフト製品でのソリューション構築に精通していることと、さらに候補の中で大塚商会だけが仙台に対応窓口を持っており、盛岡のワイズマン本社に最も近いという安心感もあって委託を決めたと言います。

「2009 年 5 月にはシステム移行に向けた準備が始まり、2010 年 1 月までマイクロソフトと大塚商会によるサポートを受けながら作業を進めました。その後、社内での細部にわたる詰めにさらに時間をとり、最終的に 2010 年の秋に稼働を開始しました。パブリック フォルダの移行も併行して行ってきましたが、こちらは膨大な数があるため 2011 年 2 月現在も移行作業を鋭意継続中です」 (佐々木氏)。

<システムの概要>
高品質な情報共有と活用が実現して、
開発現場をはじめビジネスの機動力がアップ

「今回の Office SharePoint Server 2007 導入で、ようやく "ファイル交換から情報共有へのステップアップ" という目標にふさわしい情報基盤が築かれつつあると感じています」と語る大下氏は、その具体的なメリットを 3 つ挙げます。

ワイズマンポータルTOP

ワイズマンポータルTOP [拡大図]

「第 1 は、当初の目標であった、質の高い情報共有と活用の基本的なしくみが実現できたことです。今までのパブリック フォルダにも情報は入っていましたが、それを知らない人には利用できません。また何か情報を共有化するにも基本はメール添付でのやりとりなので、情報が個人のメール ボックスに埋もれてしまい、肝心の時にあわてて探し回るという繰り返しが続いていたのです。これを Office SharePoint Server 2007 で整理してポータル上に置き、場所を公開することで、欲しい情報がどこにあるのかが誰でもすぐにわかるようになりました。この結果、情報を起点にした一連のアクションが速くなり、業務全体のアジリティが大きく向上したのです。一方では、ファイル添付のメールがぐんと減ってメール サーバーの管理負荷も軽減できました」。

2 つ目のメリットは社内コミュニケーションの活性化、とりわけ離れた拠点での情報共有基盤が確立されたことです。メールではどうしても一方通行になりがちだったのが、ポータル化で双方向のコミュニケーション環境が生まれました。特に本社から拠点へ情報を送る場合、従来はつい一方的に送りつけるだけで、肝心の受け手が適切に受け取れない、情報の存在に気付けないといったことが何度も起きていたのがようやく解決できたと言います。

「社内の一部の部署では、部内のコミュニケーション用にパブリック フォルダを応用して作ったポータルが既に使われています。これを 2011 年夏から Office SharePoint Server 2007 上に移行していきます。ポータルの中身が整理できている部署から順次移して、未整理分に関しては、"トライ & エラー" で進めます。Office SharePoint Server 2007 は一度作った後の変更が容易なので、とりあえず移行してしまい、使いながら様子を見て繰り返し直していくといったことができます。また新しいポータルですから、使っていくうちに各職場のユーザーからもいろいろな要望が上がってくるはずです。それを盛り込むにも、Office SharePoint Server 2007 の "修正しやすさ" には期待しています」。

3 番目のメリットとして、佐々木氏は Office SharePoint Server 2007 の検索機能を挙げます。

「パブリック フォルダのころは、せっかく有用な情報があってもそれを探すすべがありませんでした。Office SharePoint Server 2007 には強力な検索機能が備わっているので、さまざまな業務分野での活用が期待できます。とりわけ開発部門では必要な情報をすぐに検索、共有できることで、開発の機動力が大きくアップできます。既に開発部門には Office SharePoint Server 2007 の試用版を使って技術情報の部内共有を試みた好例があり、担当者レベルではかなり好評でした。それが今回の正規導入で全社的な規模に拡がっていく可能性も考えられます」。

さらに佐々木氏は、自社製品のユーザー サポート部門が膨大なサポート情報の検索に Office SharePoint Server 2007 を利用することで、サポート力強化の可能性も示唆します。

同社における戦略的なソリューション導入を容易にしている背景には、今回の Office SharePoint Server 2007 導入でも利用した Enterprise Subscription Agreement 契約があると大下氏は指摘します。

「当社の製品には長年にわたるユーザーが多く、お客様の環境や使用製品のバージョンも新旧さまざまです。そうした個別の状況にお応えするためには、開発で使うツールのバージョンも常時フル ラインナップで揃えておかなくてはなりません。また製品開発プロジェクトでは、工程の進捗に合わせてチームの人数も大きく増減します。常時約 600 名いるスタッフが時期によって約 100 名の幅で増減し、最大で 700 名という時期もあります。ライセンスをそのつど購入していたらコストが大変です。その点、 Enterprise Subscription Agreement ならば、人数が動いてもライセンス料の増減がないので省コストになるのはもちろん、ID 管理の負荷が大きく減ります。また、安定した予算計画が実現するといったメリットもあります。当初はワイズマン本体だけの契約でしたが、現在は子会社 2 社も含めて契約しています」。

全社インフォメーション

全社インフォメーション [拡大図]

本社インフォメーション

本社インフォメーション [拡大図]

<今後の展望>
マイクロソフト製品の連携による
シンプルで高機能なシステム環境創造を

今回導入した Office SharePoint Server 2007 を、今後は社内の情報共有だけでなく業務支援や業務強化にも活用したいと大下氏は展望を語ります。

「Office SharePoint Server 2007 エンタープライズ CAL で提供されるビジネス インテリジェンス機能には、大いに関心があります。それと何よりも、ワークフローを Office SharePoint Server 2007 で実現したい。過去に導入したポータル製品やパブリック フォルダに作り込んだワークフローを順次移行していきながら、さらに便利な機能を追加していきたいと考えています」。

一方で佐々木氏は、「システムを作るうえでは、できるだけシンプルにしていきたいと考えています。機能のわかりやすさはもちろん、使い勝手もシンプルに揃えて、ユーザーのわかりやすさと運用の楽さを兼ね備えた手間のかからないシステムが理想です。ユーザー インターフェイスを Microsoft Office Outlook で統一すれば、どの製品でも最小限の同じスキルで使えます。そういった点でも、当社がマイクロソフト製品を多く導入しているメリットが今後生きてくると思っています」。

同社では今後、全社のソリューション環境自体をシンプルに絞り込んでいく方向を目指すと大下氏は語ります。

「今いろいろなソリューションが社内に混在していますが、最終的には Office SharePoint Server、Microsoft SQL Server、Exchange Server の 3 本で置き換えれば機能や運用、システム連携といったさまざまな面ですっきりさせられると考えています」。

一方では、営業力強化に向けて顧客情報システムについても早々に検討を始めたいと考え、既に Microsoft Dynamics CRM の情報収集も行っています。

「何よりそうした幅広い可能性を確保するためにも、近い将来 Microsoft Office SharePoint Server 2010 にアップグレードしたいですね。同時に Office のアップグレードも必須です。Microsoft Office 2010 にすることで他の Microsoft Windows プラットフォーム製品との連携が良くなるのは明らかなので、ぜひ関係各部署と相談して実現していきたいと考えています。また情報システム部として今最も深い関心を抱いている課題には、クラウドの活用があります。限られたマン パワーを本来の業務に集中していくうえでも、社内システムの運用コストを削減する意味でも、活用できる新しいソリューションは積極的に使っていきたいですね」と語る大下氏。

今回導入された新しい情報共有基盤が、そうしたステップアップに向けた強力な布石となることは間違いありません。

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ソリューション概要

プロファイル

株式会社ワイズマン外部サイトへ移動するため、別ウィンドウで開きますは、岩手県盛岡市の本社をはじめ全国 20 か所に拠点を展開し、福祉事業者および医療機関を対象としたコンピュータ システムの企画、開発、販売、サポートを展開。1983 年の創業以来、福祉分野におけるシステム開発のパイオニアとして業界をリードし続け、現在、同分野でトップ クラスのシェアを誇っています。また、豊富な実績とノウハウを基に、福祉、医療を連携したトータル ソリューションの実現に向けて、医療分野での製品力強化や福祉分野の ASP サービス事業などにもさらに力を注いでいます。

シナリオ

  • 長年にわたり社内の情報共有に使ってきた Microsoft Exchange Server のパブリック フォルダが膨大な数に膨らみ、管理しきれなくなっていた。この結果、必要な情報が見つからない、有用な情報が業務に活かせないといった問題が起こり、新たな情報共有基盤の構築が急務となっていた。
  • パブリック フォルダに代わる本格的なポータル ソフトウェアを検討した結果、カスタマイズの容易さと拡張性を評価して Microsoft Office SharePoint Server 2007 を選択。必要な情報を整理してポータル上に公開し、なおかつ高速な検索機能を提供することで、情報共有と活用促進を実現した。
  • Office SharePoint Server 2007 の導入では、ボリューム ライセンスである Enterprise Subscription Agreement 契約を活用。製品開発プロジェクトにおける人員数の増減によるライセンス料の追加などを懸念することなく、年間を通じて安定した予算計画と ID 管理などの負荷軽減を実現。さらに、将来的なソリューション導入における省コスト化、省力化の道筋をつけた。

導入メリット

Office SharePoint Server 2007 の多彩で高度なポータル機能が、社内の情報共有基盤を提供。情報資産の体系的で効率よい整理と公開によって、社員の効率的な情報共有や活用の環境を容易に実現します。また、独自の高速検索機能を備え、デスクトップから必要な情報を瞬時に探し出すことで、ビジネスの要求に迅速に対応する情報の機動力を現場に提供します。さらに、ワークフロー機能によるサービスの自動化などが実現でき、業務の工数削減とシステム運用の負荷軽減を同時に実現。TCO 削減にも大きく貢献できます。

ユーザーコメント

「Exchange Server のパブリック フォルダでは管理しきれなかった膨大な情報ファイルを、Office SharePoint Server 2007 で整理してポータル上に公開することで、欲しい情報がどこにあるのかが、誰でもすぐにわかるようになりました。この結果、情報を起点にした一連のアクションが速くなり、業務全体のアジリティが大きく向上しました」

株式会社ワイズマン
管理本部
情報システム部
部長
大下 滋 氏

本ケーススタディに記載された情報は初掲載時のものであり、閲覧される時点では変更されている可能性があることをご了承ください。
本ケーススタディは情報提供のみを目的としています。Microsoft は、明示的または暗示的を問わず、本書にいかなる保証も与えるものではありません。

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