マイクロソフトにおける情報開示請求
マイクロソフトではお客様の個人情報 のうち、個人情報保護法が規定する「保有個人データ」について開示、訂正 (追加と削除を含む)、利用停止または消去の求めに応じる手続きの方法を 以下のとおり定めています。
1. 開示などの対象とならない個人データについて
以下の個人データは個人情報保護法が規定する「保有個人データ」に該当しないので開示などの対象となりません。
- マイクロソフトが業務受託しているに過ぎず、マイクロソフトに開示などの権限がない個人データ
- 6 ヶ月以内に消去することとなる個人データ (例: カスタマーインフォメーションセンターなどの通話音声ファイル)
- 存否が明らかになることで、公益その他の利益が害される個人データ
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2. 保有個人データであっても開示の対象とならない場合について
「保有個人データ」であっても以下に該当する場合には開示などの対象とならないことがあります。
- お客様ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
- マイクロソフトの業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれがある場合
- 法令に違反することとなる場合
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3. 個人情報保護法 24 条に基づく「保有個人データの利用目的」の通知について
マイクロソフトが保有する「保有個人データ」の利用目的は「マイクロソフトにおける個人情報の取り扱いについて」などのプライバシーに関する声明において公表しています。本公表をもって「保有個人データ」の利用目的の通知とさせて頂きます。
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4. 保有個人データの開示・訂正・利用停止または消去 (開示など) の受け付け窓口について
原則として下記の窓口で郵送にてお取り扱いいたします。下記窓口以外でのお取り扱いは行っておりません。また直接のご来社での受け付けは承っておりません。
〒 900-0005
沖縄県那覇市天久 905
琉球新報ビル 日本マイクロソフト株式会社
マイクロソフト個人情報お問い合わせ窓口
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5. 保有個人データの「開示などの求め」に際してご提出頂く書類について
- それぞれの用途に合わせて請求書があります。クリックしてダウンロードし、お持ちのプリンターで印刷してご利用ください。
- ファイルを開くにはアドビ システムズ社の Adobe® ReaderTM が必要です。お持ちでないお客様はダウンロードしてください。
- ダウンロードできないお客様は個人情報お問い合わせ窓口にご相談ください。
- 各請求書に加えてご本人様からの請求の場合には「本人確認書類」を、代理人の方からの請求の場合には「代理権確認書類」をあわせてお送り下さい。
特定の窓口・サービスにおける開示等の手続き >
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6. 本人確認書類について
ご本人様からの請求の場合には以下の (1) または (2) の本人確認書類をご用意頂き、「お名前」と「ご住所」が確認できる箇所の写しをお送りください。
(1) 一点でよいもの
お客様の「お名前」と「ご住所」が確認できるもの
- 運転免許証 (注 1)(注 2)
- 写真付き住民基本台帳カード
- 印鑑登録証明書 (発行日から 3 ヶ月以内のもの)
- 外国人登録証明書
(注 1) 裏面に記載事項がある場合には、裏面の写しも必要です。
(注 2) マイクロソフトは「本籍」に関する情報を意図的に収集していません。本籍記載の箇所に付箋を貼って写しをお取りください。
(2) [A] と [B] の 2 点が必要なもの
[A] お客様の「お名前」が確認できるもの
- 住民票 (発行日から 3 か月以内のもの) (注 3)
- 写真無し住民基本台帳カード
- 日本国旅券
- 健康保険証 (注 4)
- 年金手帳
- その他、公的機関が発行した資格証明書
上記に加えて
[B] お客様の「ご住所」が確認できるもの
- 住所が記載されている税金、公共料金などの請求書や領収書
- 官公庁からお客様のご住所宛に届いた郵便物で消印のあるもの
(注 3) マイクロソフトは「戸籍」(筆頭者と本籍地) に関する情報を意図的に収集していません。住民票の写しを請求される場合には、「戸籍の表示」がない住民票をお取りください。
(注 4) カードサイズの仕様で、裏面に記載事項がある場合には、裏面の写しも必要です。
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7. 代理権確認書類について
代理人の方からのご請求の場合には、それぞれの場合に応じて「本人確認書類」に代えて「代理権確認書類」をあわせてお送りください。
- 未成年者の法定代理人 (親権者または未成年被後見人) の場合
- 成年被後見人の法定代理人 (成年後見人) の場合
- 委任による代理人の場合
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8. 開示などの対象となる保有個人データの特定について
保有個人データの「開示などの求め」にあたっては、各請求書記載の方法に従ってご請求の対象となる保有個人データを特定していただきますようお願いします。 マイクロソフト内に複数の保有個人データが存在すると思われる場合には、その数分だけ請求書をご提出ください。 対象となる保有個人データが特定されない場合には、「開示などの求め」に応じることはできません。 また、1 枚の請求書でマイクロソフト内に存在するお客様の保有個人データすべてについて「開示などの求め」に応じることはできません。
「保有個人データ」を特定するための情報| 開示理由 | ご提供いただく情報 |
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| 1. 「電話」でのコンタクトがあった | - コンタクトのあった電話番号
- コンタクトのあった日時
- コンタクトしたマイクロソフトの担当者の所属部署名と氏名
- 用件
- その他「保有個人データ」の特定に役立つと思われる情報
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| 2. 「郵送物」が送付された | - 送付先住所 (宛名の住所を略さずそのままお書きください)
- 宛名 (略さずそのままお書きください)
- 差出人名 (部署名)
- 郵送物の内容 (例: xx セミナーのご案内)
- 送付された月日
- 宛名面に記載された記号や番号など
- その他「保有個人データ」特定に役立つと思われる情報
上記の情報提供を、受け取られた郵送物現物のご提出に代えることができます。「保有個人データを特定するための情報」欄には、郵送物の提出で代替」とご記入ください。なお、頂いた「郵送物」は返却いたしません。必要に応じて写しをお取りください。
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| 3. 「電子メール」を受信した | - 送り先 (お客様) の電子メールアドレス
- 差出人名 (部署名)
- 件名
- (記載のある場合には) 件名に記載の SR から始まる番号
- 送付された日時
- その他「保有個人データ」の特定に役立つと思われる情報
上記の情報提供を、受け取られたメールを印刷した書面のご提出に代えることができます。「保有個人データを特定するための情報」欄には、「メールを印刷した書面の提出で代替」とご記入ください。なお、頂いた「受け取られたメールを印刷した」書面は返却いたしません。
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| 4. 1 ～ 3 以外の理由 | - 個人情報を提供された年月日
- 個人情報を提供された窓口やサービスまたはウェブページの名称
- 個人情報を提供された具体的な状況 (例: xx のアンケートに回答した、xx のキャンペーンに応募した)
- 提供された個人情報の項目 (例: 住所、氏名、電子メールアドレス)
- 4 で提供された個人情報の内容 (例: 登録や提供された電子メールアドレス)
- その他「保有個人データ」の特定に役立つと思われる情報
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9. 保有個人データの開示などの手続きに要する手数料
当面の間無償とさせていただきますが、将来実費を勘案して合理的な範囲内において手数料を設定させていただく場合があります。なお、お客様からマイクロソフトに書類をお送りいただく際の送料などの通信費はお客様負担とさせていただきます。マイクロソフトからお客様に書類を送る際の通信費はマイクロソフトが負担します。
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10. 保有個人データの「開示などの求め」への回答方法について
- 請求がありました保有個人データの開示書などは申請書に記載された住所宛に「本人限定受取郵便 特例型
」で郵送いたします。 - 郵便局からはお客様宛に電話連絡がありますので、ご希望の配達日時をご指定ください。
- 電話連絡に要するため封筒には連絡先の電話番号を記載します。
- 受け取りの際には郵便局が定めた氏名、住所および生年月日の記載がある本人確認書類の提示が必要ですので予めご準備をお願いします。
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11. 開示などに必要な日数
保有個人データの「開示などの求め」に必要なすべての書類が担当窓口に届いてから概ね 10 営業日以内に書面で回答いたします。なお、窓口が混雑している場合や米国本社へ の調査依頼を要する場合などは、回答が遅延する場合がございますので予めご了承ください。
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12. その他
- 所定の書類に不備がある場合は、一旦返却させていただく場合があります。
- 委任状などは所定のフォームをご使用ください。
- 代理権の確認のため、請求者ご本人に連絡させていただく場合があります。
- ご提出頂いた書類は返却いたしません。
- 本開示など手続きで提供された個人情報は開示などの手続きに必要な範囲で使用します。頂いた本人確認書類または代理権確認書類は、確認作業後ただちに適切な方法で廃棄します。また、請求書などにおいても手続き終了してから一定期間が経過した後、適切な方法で廃棄します。詳細はマイクロソフトの [個人情報の取り扱いについて] をご参照ください 。
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