Office 2010 活用 TIPS

Office アプリケーションを上手に活用して、作業効率を上げる実用的なテクニック集です。Microsoft Office 2010 を使いこなすためのヒントが見つけられますので、お役立てください。

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PDF/XPS ドキュメントを作成する

社外に送信するドキュメントや Office プログラムでの編集を望まないドキュメントを PDF や XPS ファイルにしたいという場面は多くあります。
Office 2010 の多くのプログラムでは、Office ドキュメントからそのまま、名前を付けて保存をするのと同じ操作で PDF や XPS ファイルを作成できます。

PDF/XPS ファイルの作成

ここでは、Excel のワークシートから PDF ファイルを作成します。

Step 1

PDF ファイルを作成する Excel のワークシートを開きます。

Step 2

[ファイル] タブの [保存と送信] をクリックし、ファイルの種類で [PDF/XPS ドキュメントの作成] をクリックし、[PDF/XPS の作成] をクリックします。

Step 3

[ファイル名] ボックスにファイル名を入力します。

Step 4

[ファイルの種類] ボックスに [PDF] が選択されていることを確認します。

Step 5

保存したファイルをすぐに開く場合は、[発行後にファイルを開く] チェック ボックスをオンにします。
このチェック ボックスは、PC に PDF リーダーがインストールされている場合にのみ使用できます。

Step 6

[最適化] グループで [標準 (オンライン発行および印刷)] オプションをオンにします。

ポイント : ファイル サイズを削減するには?

印刷の品質よりもファイル サイズを小さくすることを優先する場合は、[最小サイズ (オンライン発行)] を選択します。

Step 7

保存先を選択し、[発行] をクリックします。

Step 8

PDF ファイルが作成されます。

ポイント : PDF ファイルを表示するには?

PDF ファイルを表示するには、PC に Acrobat Reader などの PDF リーダーがインストールされている必要があります。

ヒント : PDF が作成可能なプログラム

以下のプログラムのドキュメントを PDF や XPS ファイルとして保存できます。

  • Microsoft Word 2010
  • Microsoft Excel 2010
  • Microsoft PowerPoint 2010
  • Microsoft OneNote 2010
  • Microsoft Access 2010
  • Microsoft Publisher 2010
  • Microsoft InfoPath 2010
  • Microsoft Visio 2010

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