Office 2010 活用 TIPS

Office アプリケーションを上手に活用して、作業効率を上げる実用的なテクニック集です。Microsoft Office 2010 を使いこなすためのヒントが見つけられますので、お役立てください。

Outlook 2010

送信ミスを取り消す

メッセージを送信したときに、ファイルの添付をし忘れた、記述した日程が間違っていたなどということがあります。
Outlook では、メッセージの取り消し機能によって、送信したメッセージを取り消したり、送信済みメッセージを修正した内容のメッセージに置き換えたりすることができます。

メモ
  • この機能は、Exchange Server 環境下で Outlook を使っているときにだけ利用できます。インターネット メールでは利用できません。
  • 受信者のメールの確認オプションで [会議出席依頼、会議出席依頼への返信、投票を自動処理する] がオフの場合は、相手に「メッセージの取り消し」という件名のメッセージが送信され、相手がそのメッセージを開くと元のメッセージが削除されます。オンの場合はこの作業が自動的に行われます。既定ではオンに設定されています。
  • メッセージの取り消しの処理は Exchange サーバーではなく Outlook が行うため、受信者が Outlook を起動している必要があります。
  • メッセージを取り消す前に相手が元のメッセージを既に開いている場合は、取り消しできません。
メッセージを取り消す

ここでは、既に送信が完了しているメッセージを取り消し、受信者がメッセージをまだ開封していない場合には [受信トレイ] から削除します。

Step 1

メッセージを取り消します。
ナビゲーション ウィンドウで [送信済みアイテム] をクリックして選択し、取り消したいメッセージをダブルクリックして開きます。

Step 2

送信済みメッセージが開きます。
[メッセージ] タブの [アクション] をクリックし、[メッセージの取り消し] をクリックします。

Step 3

[メッセージの取り消し] ダイアログ ボックスが表示されます。
[未読ならば、受信トレイから削除する] オプション ボタンが選択されていることを確認し、[OK] をクリックします。

ポイント : 置き換え用メッセージの作成

[未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える] を選択すると、置き換えるメッセージの作成画面が表示されます。ここで置き換え用のメッセージを作成して [送信] をクリックすると、メッセージの取り消しと、メッセージの置き換えが実行されます。

Step 4

取り消しを実行した送信済みメッセージの上部に、取り消しを実行したことを表すインフォメーションが表示されます。

ヒント : 取り消し状況を確認するには?

[メッセージの取り消し] ダイアログ ボックスで、[受信者ごとに取り消し状況を確認する] チェック ボックスをオンにした場合は、取り消しを実行したユーザーに、取り消し状況がメッセージで送信されます。
取り消しが成功した場合は「メッセージの取り消し成功 : 元のメッセージの件名」、失敗した場合は「メッセージの取り消し失敗 : 元のメッセージの件名」の件名のメッセージが送信されます。
メッセージの取り消しを実行したユーザーは、このメッセージで取り消しの実行の成功と失敗を確認できます。

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