Microsoft Project Online を 6 か月間にわたって使用したプロジェクトチームがどのような進化を遂げることができたのか？
計画作成の精度は上がったのか、進捗状況を的確に把握できるようになったのか、メンバー間のコミュニケーションは向上したのか、など気になる話をチームリーダーに伺いました。
現場と管理者の二重管理や転記をなくすために Project Online を活用。数十分かかっていた転記作業をほぼゼロにし、リアルタイムに進捗確認できる。
| 会社名: | イーパックシステムズ株式会社 |
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| URL: | http://www.ybc-net.co.jp/eps/ |
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| 住所: | 東京都千代田区神田須田町 2-17 神田 IN ビル 5 階 |
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| 担当部門: | 経営企画室、ERP 事業部 |
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| 業務内容: | 八木ビジネス コンサルタントと出光興産の共同出資により、2001 年に設立。ERP を中心に、IT コンサルティング、開発支援作業、システム保守 (アウトソーシング)、自社開発ソフト販売などを行う。 |
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1.キャンペーン応募の動機をお聞かせください。
a.お試し期間は無料で使えるのが魅力的でした。マルチベンダーの協業で開発フェーズから入っているプロジェクトの管理のために、Microsoft Project Online なら複数の組織間を横串で管理できると思い、応募しました。
2.製品についてどのようなイメージをお持ちでしたか。
a.Project Online であれば、実績を Excel で書いてもらって、管理者が転記する手間を省き、現場が直接入力できると感じました。オンラインで現場が入力できるものを探しているときにキャンペーンを知りました。
3.以前は何を使って Project 管理をされていたのですか?
a.Excel のマクロで、スケジュール管理、進捗管理、リソース管理を行っていました。しかし、タスクのやり取りやスケジュール調整を頻繁に行わなければならず、不満を感じていたため、オフライン版の Microsoft Project を使うようになりました。Excel のマクロでは、EVM 分析できないことも、Project を使い始めた理由です。
4.実際に使ってみた感想はいかがでした?
a.自動スケジュールが便利ですね。スケジュール調整や納期の変更をしなければならないときに、Excel ではついつい忘れてしまうことがありましたが、Project では自動でスケジュールの調整を行えます。レポーティング機能なども、今後はしっかり使っていきたいですね。リーダーにメンバーが 3 人以上いるプロジェクトや、複数のプロイジェクトを管理するのであれば、Project Online がお勧めだと思います。
5.導入の障壁はありましたか?
a.管理者はオフライン版の Project を使っていたので、操作に問題はありませんでした。現場のメンバーは、1 〜 2 回の説明ですぐに使えるようになっています。メンバーに入れてもらう項目を簡素化し、進捗の割合を規定して入力しやすくしたことも、スムーズな導入に役立ったと思います。
6.導入後の業務にプラス面はありましたか?
a.実績などの転記に管理者 1 人あたり数十分かかっていたのが、ほぼ手間をかけずに済むようになりました。管理者が 10 人いると考えれば、半日分の手間が省け、現場のリアルタイムの情報を確認できるようになりました。現場のメンバーにとっても、リアルタイムにタスクを確認できるのは大きなメリットだと思います。また、最新のツールでプロジェクト管理をしっかりと行っていることで、お客様へのアピールにもなります。
7.今後の展開と取り組みを教えてください。
a.キャンペーン後も、現場は Project Lite (15 ユーザー)、管理者は Project Online with Project Pro for Office 365 (5 ユーザー) を使い、ローカルの Project 2013 と組み合わせて使っています。開発部門で、Project Online の利用を広げていこうと思っていますが、保守部門では突発的な対応が多く、スケジュール管理ツールは合わない部門なので、どの範囲まで利用を進めるかを今後検討していきます。コンサルティングや WBS (Work Breakdown Structure) の計画でも展開できればよいと思います。Project Online のようなクラウド サービスは、コスト面でのメリットもあるので、Office 365 などの導入も検討したいですね。
8.支援ベンダーの評価をお願いします。
a.Project 自体は以前から使っていたので、操作に関するサポートは受けていません。サーバーの設定でとまどったこともありましたが、結局は質問せずに自分たちで解決しましたね。質問数の制限がなければよいとは、感じました。