Microsoft Project Online を 6 か月間にわたって使用したプロジェクトチームがどのような進化を遂げることができたのか？
計画作成の精度は上がったのか、進捗状況を的確に把握できるようになったのか、メンバー間のコミュニケーションは向上したのか、など気になる話をチームリーダーに伺いました。
社内システム構築の進捗状況確認に活用。ライセンス コストを抑え、Office 365 との連携も目指す。
1.キャンペーン応募の動機をお聞かせください。
a.全社的なシステム導入の支援を行う中で、WBS の管理でベンダーから Microsoft Project を使いたいという話が出てきました。ファイル共有サービスの改善も検討している中、マイクロソフトに相談したところ、Office 365 の SharePoint Online と組み合わせて Project Online を利用すれば、閲覧だけする人は CAL を持っていなくても Web で確認を行えるという提案をいただき、ぜひ使ってみようと思ってキャンペーンに応募しました。
2.製品についてどのようなイメージをお持ちでしたか。
a.パートナーからは、Microsoft Project を使って WBS を管理し、ガント チャートを出したいと言われていました。せっかく Project を使うのであれば、PDF に出力してファイル共有して参照するのではなく、Project Online で直接パートナーと共に作業状況を把握できると考えました。
3.以前は何を使って Project 管理をされていたのですか?
a.Microsoft Project も使っていましたし、Excel や OpenProject、Redmine も使っていました。プロジェクトによって使う管理ツールが異なることも課題でした。OpenProject や Redmine はガント チャートの印刷がうまくいかない点が不満で、PDF 変換しても無駄な余白や変な改ページが発生してしまいます。Excel は、項目の追加や共同編集がやりづらいことが問題でした。
4.実際に使ってみた感想はいかがでした?
a.いつでも進捗状況を確認できる点がよかったですが、リアルタイムに確認できるところまでは行きませんでした。忙しくなるとプロジェクト メンバーによる更新がしっかりと行われていなかったので、運用ルールをしっかりと決めることが今後の課題です。ベンダー側でリーダーのみが Project Online を使っていたことも、入力頻度が少なかった原因だと思います。
5.導入の障壁はありましたか?
a.インストールや操作の質問をしてくる人が多かったと思います。今回は WBS という考え方を初めて知ったメンバーも多かったので、予測ができずに入れ方がわからない人がいました。
6.導入後の業務にプラス面はありましたか?
a.導入前は、できる人に仕事が集中して負荷を分散できていませんでしたが、導入後はだれにタスクが過剰にかかっているかを管理しやすくなりました。ベンダーとプロジェクトやファイル共有を行えることもよかったですね。プロジェクトごとに参加する人数が増減するので、月額で利用できる点もよいと思います。
7.今後の展開と取り組みを教えてください。
a.新しいファイルを作成しやすく、プロジェクトも派生しやすいなど、Microsoft Project は操作しやすいので、クラウドとともにどのように活用していくかが今後の課題です。また、SharePoint Online でコミュニケーションの向上や Lync Online の活用を進めたいです。複数のマイクロソフト製品を使って、連携させることで、業務効率の向上などを目指したいと思います。また、社外でのメール確認などのクラウドを活用したしくみの要望が出てきているので、これらにも挑戦していきたいと思います。