Microsoft At Home マガジン > 議事録の達人になろう > 第 1 回 「なぜ議事録は難しいのか」

とある研修会場にて

とある大手 SI 業向けの研修に講師として参加した際に面白い話を聞いた。

ちょうど部下育成に関するトピックで議論が盛り上がっていたのだが、

「最近の若手社員は全く日本語がなってないね、特に議事録を書かせるとひどいもんだ」

「あれじゃあ、怖くてクライアントとの会議に同席させられないよ」

不満大爆発である。やや性質の悪い質問だと思いながら一つ質問してみた。

「なるほど、では皆さんはどうやってきちんとした議事録を書けるようになったのですか? それを教えてあげればよいのではないですか?」

申し訳ないほど、相手は黙り込んでしまったのだが、確かに議事録というものは「どうすればうまく書けるか」を教えることが難しいことなのは間違いがない。

議事録いろいろ

議事録と一口に言っても、幾つか種類がある。

そもそも、「議事」＝会合して協議すること。また、協議すべき事柄。+「(記)録」＝のちのちまで残すために物事を書きしるすこと。また、その書きしるしたもの、が議事録である。会議での発言を全て (口癖も含めて!) 記載したものもあれば、決定したことのみをコンパクトに箇条書きにまとめるタイプのものもある。

中堅社員達が「若手社員が全然書けない」と嘆いていたのはこのどちらでもなく、「議事要約録」と呼ばれる、決定事項ならびにそこに至る経緯をまとめたものである。この議事要約録が最も難しいと言ってよいだろう。

確かに多くの現場で件の中堅社員が腹を立てるのも頷けるような、お粗末な議事録もどき達が氾濫している。>でもよくよく考えてみると、実は難しくて当たり前なのだ。議事録作成を主に担当する新人～若手社員達からすると、それまでの生活においてほぼ使ったことのない力をいきなり求められるのが議事録であり、今も昔も変わらない。

中堅社員の皆さん、昔は皆さんも同じように苦しんできたのですよ。

次ページでは、素晴らしい議事録を作るために理解しなくてはいけない「議事録の果たすべき要件」について解説します。

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