Microsoft At Home マガジン > 議事録の達人になろう > 第 2 回 「議事録作成の要諦①　～議論の道筋を通す」

とあるクライアントの現場にて

コンサルティングをしていると、クライアントの書く議事録にお目にかかることも多々ある。

ここで例に挙げるのは、とあるクライアント内の営業チームの打ち合わせの議事録で、クライアントの若手 A さん (入社 2 年目) が書いたものだ。

ざっと見出しの流れだけ整理すると、このようなもの。

1.今月の営業成績
2.営業部長からの訓示
3.来月の新規顧客獲得セミナーについて
4.営業アシスタントの増員について
5.来月に向けた営業アクションについて
6.お客様センターとの情報共有について
7.今後の顧客開拓方法について

1-7 それぞれをテーマとして、会議で交わされた会話が羅列されているのだが、皆さんはこの流れを見てどう思われるだろうか。この議事録のまずい点を考えてみよう。

「論点」の単位で考える

最もやりがち例をひとつ挙げたが、議事録を書こうとして最初につまづくのは「論点」(実際に言葉が交わされた議題) だろう。

A さんの書いた議事録は、会議での論点を捉え切れていないことが一番の問題。

例えば、【3．来月の新規顧客獲得セミナーについて】は【7．今後の顧客開拓方法について】に含まれる話題である。また、【1．今月の営業成績】と【5．来月に向けた営業アクションについて】が一続きの話題なのは会議に出ていなくても想像がつく話である。

会議に参加し終え、議事録を書き始める際にまず考えてほしいのが、

■ 論点の数 (話はいくつあったのか)
■ 論点の関係性 (どれとどれがつながる話か)
■ 論点の順序 (どの順番で読むと分かりやすいか)

この 3 つをまず整理してみよう。会議に参加していないメンバーでも理解できる読み物にするためには、論点を考えることが先決だ。

関係性をパターン分けしてみよう

とはいっても、簡単な話ではないので、関係性のパターンについて紹介しよう。

経験上、「次のパターンのどれかにあてはまるか?」を考えると、頭の整理がしやすい。

パターン1．上下関係にある論点 (A は B に含まれる)
パターン2．前後関係にある論点 (A そして (その次に)B)
パターン3．左右関係にある論点 (A と B は横並び)
パターン4．無関係

これらの発想をもとに、論点の関係性をまずは形にしてみよう。

1 行 1 行、悩みながら書いては消して、を繰り返すよりも、、、急がば回れ!

次ページでは、議事録の順序として外せない 2 つの原則についての「議事録は何順に書くもの?」についての解説をします。

1 | 2 >>