Microsoft At Home マガジン > 議事録の達人になろう > 第 4 回「議事録作成の要諦③ ～意思決定を促す議事録」

議事録はなぜ若手が担当するのか?

駆け出しの頃、上司から任される仕事の大半は「初歩的」に見えるものであり、当時は「もっと大きな仕事を早くしたい」と気持ちばかり焦っていたことを記憶している。実際にはその「初歩的」な仕事すら満足に進められず、ダメ出しを連発される毎日だったが･･･。

そんな中で段違いに難しい仕事が議事録だった(お客様に新入社員研修を提供する折、議事録作成のトレーニングを実施すると、新入社員の皆さんが一様に難しさに驚き、不安感を募らせている。昔も今も変わらないものである)。

難しさの要因は、判断すべき要素が非常に多く、また判断を行うために膨大な量の前提知識が求められることにあるだろう。

ではなぜ新入社員や若手社員が議事録を担当するのか? スキルと難易度のマッチングを考えると、違和感があるのだが、、、おそらく上司の意図はこんなところだろうか。

■ 会議で交わされる会話 (その裏側にある前提情報) に触れることで全体感を掴ませたい
■ 論理的思考 / 文章 (日本語) 力を培う場として活用させたい
■ 議事録の完成度から新入社員～若手の実力を見定めたい

議事録作成者は影の権力者?

エクセレント カンパニーの著者であるトム・ピーターズ氏は、著書「トム・ピーターズのサラリーマン大逆襲作戦 (2) セクシープロジェクトで差をつけろ!」の中で次のように議事録作成の醍醐味を整理している。

『(前略) メモを取ったり、会議の内容を要約したりしていると、思わぬ権力が転がりこんでくる。(中略) 議案づくりというつまらない仕事を押しつけられた人が、だいたい議題を決定してしまい、それがプロジェクトの骨格になってしまうというおそるべき事実!

これを権力と呼ばずして何と呼ぼう (下っ端にとって、これほどのぼりやすい権力の階段はない)。(中略) 私なら、どんなに疲れていても、たとえ 6 時間におよぶマラソン会議のあとでも、疲れた身体にムチ打って、会議終了から数時間以内に会議の内容を要約し、それを配布する。これをやれば、わけなく主導権を握れるし、論議の中心にわが身を置くことができる。そして、露骨に言えば、会社の「雲の上の存在」のところへ足を運ぶ口実ができる。』

(「トム・ピーターズのサラリーマン大逆襲作戦 (2) セクシー プロジェクトで差をつけろ!」より一部引用)

若手社員からみると難易度の高い議事録ではあるが、一方、格好の勉強材料でもあり、影響力を発揮する機会でもある。

議事録を通して発揮できる影響力、それは「意思決定の記録」である。最も情報力 + 判断力が問われる部分でもある「意思決定」に注目してみよう。

次ページでは、影響力を発揮するための戦略的議事録の作り方を解説をします。

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