Microsoft At Home マガジン > 議事録の達人になろう > 第 5 回「会議中のメモを高度化する」

議事録作成の最初の壁

ここまでの連載の中で、おもに決定事項のまとめかたや議事の構成について触れてきたが、議事録を初めて担当する際は、実はその手前で困ってしまうケースが多い。

つまりメモが思うようにとれないことが最初の壁になるのだ。

私自身、最初の頃は、あとで読み返そうにも、ほとんど判読不可能な、ミミズの這ったような文字が並んでいるノートを見て頭を抱えたものだ。

特に打ち合わせが連続する場合に、2 つめの会議が終わった後には、既に 1 つめの会議のメモを読み返して理解できる内容ではなく、上司に頭を下げて会議の内容を教えてもらった記憶がある。

議事録作成を一連の作業の流れに分解すると、次の 3 つに分けられる。

【会議参加の準備】 ⇒ 【会議参加/メモ取り】 ⇒ 【議事録作成】

2 つめのプロセスである【会議参加 / メモ取り】が機能しないと、議事録を作成する手前で、手が止まってしまうのである・・・。

優れたメモってどんなメモ?

議事録作成を目的とした会議中のメモ、どのようなメモが優れたメモと言えるだろうか。

まず挙げられるのが「正確なメモ」である。

決定事項やそれに至る議論の経緯が漏れなく記載されていることで、確かな品質の議事録を作成するための準備は整うだろう。とはいえ、すべての発言を一言一句メモを取るのは至難の業であるため、次の点を考えてみよう。

「議事録作成のスピードを高めるメモ」を次に挙げたい。

議事録作成に時間がかかる人の様子をよく観察していると、実メモを読み返している時間が非常に多いことが分かる。書き始める前に一通り目を通して、一文書いてはまた読み返す、これを繰り返しているから時間もかかる。決定事項と重要な経緯にあらかじめ印をつけておくなど、工夫の余地は多くある。

最後に挙げたいのが「議事録に直結するメモ」である。

最初に挙げた「正確なメモ」と矛盾するようだが、極言すると、議事録に書かない会話についてのメモをいかに減らせるかが鍵である。メモの分量が少ない方が読み返す時間も減らすことができ、また構成を検討する材料も減らすことができる。

では、具体的なメモ法を確認してみよう。

次ページでは、レイアウトを工夫するメモ方法の解説をします。

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