Microsoft At Home マガジン > 議事録の達人になろう > 第 6 回「ファシリテーションと議事録を一体化させる」

メモの量が少ない上司の謎

若手の頃、議事録のチェックを上司に依頼した際に驚いたことがある。

筆者の作成した議事録 (もちろん、達人とは程遠い出来なわけだが) に対して、実に的確な赤入れ (赤ペンでの修正事項の指摘) をしてくれたものである。

にもかかわらず、上司の手元のノートに書かれている会議内容のメモ量は非常に少なく、ほぼ要点しか書かれていないことに驚いた。

会議直後ならいざしらず、しばらく時間が経過した後で、なぜさほどに分量の少ないメモで赤入れができるのかが不思議でならなかった。

が、実際に自分が会議の進行 / 仕切りを担うようになって、この疑問は氷解した。

議事録は会議への参加度合 (発言や質問など) が増せば増すほど、書きやすく / 直しやすくなるものなのである。

会議の仕切り / 進行を担い円滑な運営を担うスキルをファシリテーションと呼ぶが (定義はより複雑なのでここでは詳細は避ける)、最終号である今回は、ファシリテーションにより、会議への参加と議事録作成を一体的に行う術を考えていきたい。

会議運営スキル (≒ファシリテーション) とは?

会議の場面でファシリテーションを担うとはどのようなアクションを指すのだろうか。簡単に動き方の例を挙げると、

【会議の開始時】
　会議の冒頭で会議の目的を参加者に共有する
　議題や時間配分を設定する

【会議中】
　議論の交通整理をする
　参加者の発言の意図が分かりにくい場合に質問する
　一見対立する意見同士の間に合意点を導き出す

【会議の終了時】
　決定事項や合意事項について確認する

つまり「あの人がいるとなぜか議論がまとまるよね」と言われる人の行動パターン。

話を戻すと、当時の上司はまさにこのファシリテーションの動き方をしており、そのための事前準備を入念に進めていたことに、自分自身、会議運営を担うようになって気づいたのである。

次ページでは、「メモ取り」の方法について解説をします。

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