Microsoft At Home マガジン > すぐに使える～超具体的メール術 > 第 1 回 「断りたい依頼を綺麗に断る」メール

●テーマ

今回の連載では、6 回に分けて以下のテーマを解説することを予定しています。

では、早速進めていきましょう。

●第 1 回　今回のテーマ～綺麗に断るメール!～

仕事をしていると悩ましいのが、取引先や客先など立場の上の相手から来る「依頼」のメールです。いつも依頼を受けることができればよいのですが、「納品を明日に!」など、物理的に不可能な依頼や「いますぐ大阪に来てほしい」など、やや苛めも入っている不条理な依頼もあるでしょう。

そこで重要になるのが、「断るメールの書き方」です。しかし、ただ断ればよいというものではありません。相手は取引先や客先で非常に強い立場をもっています。もし、あなたの断り方が相手を怒らせれば、あなたの立場は台無しになり、上司からの評価も落ちることになります。

ここで必要なのが「綺麗に断る」という技術です。断っても相手から不満が出ないような配慮をすることで、綺麗に断るメールを書くことができます。

●ポイント

相手の立場で考えた「断る理由」を工夫する!

基本的に、人は誰でも断られることが嫌いです。特に、立場の強い人間 (EX: 大手取引先、顧客、上司) が、立場の弱い人 (EX: 納入業者、販売担当者、部下) から断られれば、非常に感情を害します。

そこで、断る理由にフォーカスしましょう。断る側が、自分の理由で断わるのは NG です。断るなら、相手の理由を使いましょう。

たとえば、

「どうしても時間がとれないので」
「上司から了承されないので　…」
「当方に利益がでないので　…」

というのは、それが事実であっても「自分都合」理由になってしまい、相手の不快感、怒りを買うことになります。

そうではなく、「相手の立場」で考えた理由をうまく使いましょう。それは、断る理由が、「相手のデメリット」になるような理由です。

たとえば、

① 相手にも面倒な作業が発生することを伝え、相手が「それなら嫌だな。まあ、あきらめようか」と考えるもの

② 法令違反などのコンプライアンス面で問題があることを伝え、相手が「それは危険だから、避けよう」と考えてあきらめるもの

③ 相手に「もっと簡単でメリットある代替策」があることを伝え、相手が「別の案のほうが得策」と依頼を取り下げるもの

があります。

次のページでは、いよいよ超具体的例の紹介です。