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今回は、第 2 回目です。それでは、進めていきましょう。 ●第 2 回 今回のテーマ～賢く見える「仕事完了」報告メール!～成果は「冷静に」、「賢く見える」ようにアピールしよう! 仕事をすれば、仕事が完了したことをメールで関係者・・・特に上司に報告すると思います。ここでは、できるだけ「成果をアピール」したいものですね。 ここで間違わないで欲しいのは、「すごく頑張った」、「俺だからできた」、「苦労した」という具合に「情緒的」、「感情的」にアピールしても、上司を含めた周囲の人は苦笑するしかないということです。 ×の例 「周囲の頑張りにも助けられ、よい結果となって非常によかったと思っている。今後、この頑張りとチームワークのよさを生かして、どんどん難しい仕事にチャレンジしていきたい。」 ○の例 「当初計画したとおり、第 1 フェーズの進捗率は 100%、第 2 フェーズは 98%、第 3 フェーズは 102% であり、それぞれ、品質指標も 100% を超えており、満足のいく結果となった。第 2 フェーズのみ 100% を下回ったのが残念だが、他は当方が予測したとおりになり、問題の発生を事前に対処したことが成果に繋がった。詳しい原因分析としては・・・・・・・ 上記の○の例の通り、「成果」は、感情的な自己満足的な眉唾な評価ではなく、あくまで「客観的」に書いて冷静にアピールすることが必要です。 ●ポイント・仕事の目的に照らして成果を評価、あくまで客観的に冷静に書く。 ・さらに、仕事で学んだことや今後の抱負にも言及! 「目的があって評価する」が基本 仕事が完了した際に関係者や上司に報告するメールでは、「目的に照らして成果がどうだったのか」をレポートすることがポイントになります。 また、その成果評価は、可能な限り計数的に表現し、客観性をもたせ、納得感のあるものにしなければなりません。 さらに、今回の仕事を通じて 「何を学んだのか」、 「次に生かせることはあるのか、ないのか」、 「今回うまくいかなかったので、次回改善したいことはなにか」 などをあわせてレポートしておくと、次回につながる、よい報告になり、周囲から「アイツは賢い」と言われる報告になるのです。 では、事例で見てみましょう。 ●超具体的例で見てみよう新人研修の仕事をやった大野さんが、結果を営業課の上司である大阪さんや、各部長、課長にメールで完了報告するメールです。 【普通のメール】 件名：営業職 2 年目研修完了の件 営業部 営業課 大野です。 ・今年度の営業職 2 年目研修の全カリキュラムが完了しました。 ①カリキュラムの内容が不明 ②当初の目的が不明 ③具体的にどれくらいよいのか不明 以上 ●問題点問題は以下の 3 つです。 ①何をやったかがそもそも分からない このメールでは、簡単に営業職の 2 年目研修の報告がなされていますが、そもそも、カリキュラムの内容が書かれていないので、「十分目的が達成された」と書いてあっても、本当にそれが妥当か、正しいのかの判断ができません。 仮に、このメールが、出し手である「営業課の大野さんの直属の上司で、毎回細かく報告しているという前提ならこれでもよいかもしれませんが、このメールのあて先は、各部長や課長とあるので、誰がみてもわかるようなものにすべきでしょう。 ②成果を評価する対象の目標が分からない 同様に、研修目的の説明も必要です。目的がなければ、それに対してどうだったかの評価、振り返りはできません。 ③成果評価の根拠に納得感がない ・全体としては、十分今回の研修目的を達成できていると評価。 ・講師の評価もよく、テストの点数も例年よりも高い。 ・この理由は、実践型研修がよかったからだと思います。(今回は、例年よりもフィールド実践研修を増やした) このように書かれても、計数的な裏づけがまったくないので、成果は判断が難しいでしょう。 また、実践的研修がよかったという根拠もないので、この主張も曖昧で独りよがりなものになってしまっています。これでは、他人から「賢く」は見えないでしょう。 では、これらは、どう修正すればよいでしょうか? 
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