Microsoft At Home マガジン > すぐに使える～超具体的メール術 > 第 3 回 「漏れなく確実な指示」メール

●テーマ

今回は、第 3 回目です。それでは進めていきましょう。

●第 3 回　今回のテーマ～「漏れなく確実な指示」メール!

仕事をする上では、誰かに仕事の指示を出すことが多いはずです。一般に、会社での仕事は多人数・・・チームでおこなわれており、一つの大きな単位の仕事を数人～数百人規模までの「関係者」に向けて「仕事内容」を指示すると思います。

こんな場合は、確実に、早く、間違いなく伝わる指示内容にしたいものです。ここで「曖昧、抽象的、分かりにくい」内容の指示をしてしまうと、指示の結果完成した仕事は「こんなはずでは・・」という具合になってしまいます。

その結果「指示が悪いからだ」と責められ、「頑張った割には報われない」という報われない状態になってしまうので注意しましょう。

では、簡単にどんな指示メールが駄目で、どれがよいのかを見てみましょう。

→これは指示が抽象的で曖昧になっている例です。

→このように「仕事の指示」は「曖昧で抽象的」なものでなく、あくまで明確、「具体的」に書くことがことが必要です。

では、もっと具体的に見ていきましょう。

●ポイント

明確に「指示する」ことが基本

ビジネスは一人では仕事を完了することが難しく、多くの人との協業が前提になっています。そこで重要になるのは、仕事を他人にどのように指示するかです。

指示はできるだけ具体的に、明確にすることが仕事の基本ですので、メールでも同様に指示します。

そして具体的に指示項目としてメールに書きたいのは、

●超具体的例で見てみよう

営業企画課長の徳島さんが、結果を営業課の上司である大阪さんや、各部長、課長にメールで完了報告するメールです。

【普通のメール】

①曖昧な指示

このメールの大きな問題は、指示が曖昧ということです。

このような曖昧な指示は、指示を受ける側との関係が長く、いわゆる「あうん」、「以心伝心」のような関係ならよいのでしょうが、通常はこの指示では正しいアウトプットは出てきません。

②この指示の次のステップが不明

また、「明日チェック」と書いてありますが、明日の何時からどのいうにチェックするのか、その後修正時間があるのか、先方にはいつ説明にいくのかも明確でありません。

これでは指示を受けたほうは段取りを組むことができないのです。

では、これらは、どう修正すればよいでしょうか?

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