Microsoft At Home マガジン > すぐに使える～超具体的メール術 > 第 4 回 気持ちよく仕事してもらう「依頼」メール

●テーマ

●第 4 回　今回のテーマ～「気持ちよく仕事をしてもらう依頼メール」!

誰でも一人では仕事ができません。営業をしている人でも、システム開発を担当するエンジニアでも、それぞれの仕事の役割分担に応じて、他の職種・・・たとえば、客先と契約を取りかわすときには法務担当者、税務担当者、経理担当者などに仕事上のお願いをする必要があるはずです。

特に企業では、その仕事の専門性などによって、部門を分けて協業する体制になっていますので、必要に応じて、他部門の人に仕事を「依頼」する必要があるわけです。

依頼する場合は、相手に「確実に、素早く」仕事をしてもらいたいものです。

ここで、相手から「今、忙しいのですぐにできない!」「なぜ、この仕事をやらなくてはならないのか!」と言われてしまうと、仕事がまったく進まない状況になってしまいます。

その結果「あいつは人に動いてもらえないヤツだ」と上司など、周囲に責められ、「うまくいかない」という状態になってしまうので注意しましょう。

●ポイント

●分かりやすい理由で気持ちに訴える

依頼する際の書き方が悪いと、相手の心象を害してしまい、助けてもらうことができません。一方、うまい頼み方をすれば、相手も気持ちよく仕事を手伝ってくれるものです。つまり、仕事を頼む、協力を願いするというメールに必要なものは、以下のようなことです。

では、これを考慮して具体的にメールを解説していきましょう。

●普通のメール

①協力が必要である理由が見えない

当社の契約書雛形は使えないとの話しになったので。( 先方の法務部門に通らないようです)

このメールで、大黒さんは、大崎さんに協力を依頼していますが、なぜ、協力してほしいのか、なぜ、大崎さんでないといけないのかという理由がありません。このような内容では、読み手は「なぜ、協力する必要があるのか」を理解できないのです。

②自分本位で勝手な要求

私としては、明後日しか矢崎商事に訪問する日程がないので、明日までにチェックをしてもらえると助かるのです。

自分の都合を優先する印象が感じられ、非常に腹立たしい感じを受ける書き方になっています。

③相手への配慮がない

このメールの添付ファイルで契約書を送りました。

さらに、メールで一方的に送りつけられては相手へは怒ってしまうでしょう。

人に何かを頼むなら、少なくとも「あなただから」、「あなたが適任だから」、「あなたしかできない、他の人ではできない」という相手の「気持ち」を掴むキラーワーズをメールに書き、さらに必要なのは直接会ってこのような言葉を相手に告げることです。

では、これらは、どう修正すればよいでしょうか?

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