Access 2007 を使えばイベント大成功! (前編)
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Access 2007 を使えばイベント大成功! (前編)
年末に向けて、忘年会、クリスマス パーティーなどのイベントで幹事を担当する人も多いでしょう。大きなイベントになると、会費を決めたり、案内状や当日の名簿を作成するなど、仕事は山積み。
こんな時に、今まで、Excel 2007 (エクセル 2007) を活用していた人も多いと思います。しかし、今年の年末は、“できる幹事” を目指す皆様へ、Microsoft At Home マガジンが、Access 2007 (アクセス 2007) の技を伝授いたします。
これを読めば、急な会費変更や、集客力アップ、当日の受付係りの手間軽減など、できるイベント幹事にあなたも早変わり。
【まずは全体像を理解しよう】
「準備編」 ……(1) 急な会費変更にも耐えうる参加者リストを作ろう!
アクセス 2007 の「連絡先管理」のテンプレートを使えば、Outlook (アウトルック) から連絡先を簡単に取り込めます。さらに、急な会費変更にラクラク対応できます。参加者リストがカスタマイズ可能なアクセス 2007 だからこそ、簡単に実現できます。もちろん、エクセルからのインポート方法も解説してますよ。
その 1 :連絡先を Outlook から Access に取り込み、会費の管理をしよう
その 2 :会費のデータを入れるテーブルを作る
その 3 :参加者リストに項目を追加する
その 4 :参加者リストの一覧に会費を追加する
その 5 :出欠の項目を追加する
「人集め編」 ……(2)
人集めの基本は、特別対応。ひとりずつの名前が書かれた特別感のある案内状を作ろう!
幹事の大切な仕事といえば人集め。一人ずつの名前が書かれた案内状を作って、それぞれに送りましょう。また、男女で異なる会費をしっかり管理しているので、案内状に会費も印刷できます。
「当日編」……(3)
当日の気配りも重要。名前とフリガナ、会費だけを印刷した名簿を作ろう!
イベント会場の受付が混雑していたら、せっかくのイベントが台無し。でも、当日は、住所や電話番号などがいろいろ書かれた名簿は不要。名前と会費だけが書かれた一覧があれば OK です。ただし、受付を誰かに頼みたいので、フリガナも印刷しなくてはいけない……。悩みが絶えない幹事さんに、アクセス 2007 が活躍します。
テンプレート「連絡先管理」を使えばアウトルックの連絡先からデータを簡単に取り込めます。ここでは、性別によって会費を分けて管理する方法をご紹介します。あとから会費が変更になっても、1 箇所を変更するだけで、表全体が書き変わります。もちろん、エクセルからのインポート方法も解説してますよ。
尚、アウトルックで、管理していない場合は、「コラム：データをエクセルから入力する」を参照ください。
男女で会費を分けるため、そのデータを入れておくテーブルを作成します。
参加者リストに、性別の項目を追加します。男女で分かれる会費を管理するための準備となります。
参加者リストと会費のデータを付け合わせることで、誰の会費がいくらなのか一目でわかります。クエリという機能を使えば、2 つ以上のテーブルを組み合わせて別の見方ができます。
アクセス 2007 をまだお持ちでない方は、マイクロソフト ユーモールの「お得に買おう! Office 2007 購入ナビ 」を是非、ご覧ください。購入にまつわる皆様の疑問にお答えします。
