年末に向けて、忘年会、クリスマス パーティーなどのイベントで幹事を担当する人も多いでしょう。前回は、イベント参加者管理について、説明しましたが、やはり、イベントの要と言えるのが人集め。
名簿作りを Excel 2007 (エクセル 2007) を活用していた人も多いと思います。今回は、人集めを行うためには、どのようなことが必要か、そして、それに Access 2007 (アクセス 2007) がどのように役に立つのかを徹底解剖。
これは読めば、あなたも “人を呼べる” 幹事として、注目を集めることは間違いなし?
アクセス 2007 の「連絡先管理」のテンプレートを使えば、Outlook (アウトルック) から連絡先を簡単に取り込めます。さらに、急な会費変更にラクラク対応できます。参加者リストがカスタマイズ可能なアクセス 2007 だからこそ、簡単に実現できます。もちろん、エクセルからのインポート方法も解説してますよ。
その 1 : 連絡先を Outlook から Access に取り込み、会費の管理をしよう 11 月 25 日公開
その 2 : 会費のデータを入れるテーブルを作る 11 月 25 日公開
その 3 : 参加者リストに項目を追加する 11 月 25 日公開
その 4 : 参加者リストの一覧に会費を追加する 11 月 25 日公開
その 5 : 出欠の項目を追加する 11 月 25 日公開
「人集め編」 ……(2)
人集めの基本は、特別対応。ひとりずつの名前が書かれた特別感のある案内状を作ろう!
幹事の大切な仕事といえば人集め。一人ずつの名前が書かれた案内状を作って、それぞれに送りましょう。また、男女で異なる会費をしっかり管理しているので、案内状に会費も印刷できます。
その 1 : ひとりずつの名前が書かれた特別感のある案内状を作ろう
その 2 : 案内状の中身を作成する
その 3 : 会費の総額と参加人数を集計する
「当日編」……(3)
当日の気配りも重要。名前とフリガナ、会費だけを印刷した名簿を作ろう!
イベント会場の受付が混雑していたら、せっかくのイベントが台無し。でも、当日は、住所や電話番号などがいろいろ書かれた名簿は不要。名前と会費だけが書かれた一覧があれば OK です。ただし、受付を誰かに頼みたいので、フリガナも印刷しなくてはいけない……。悩みが絶えない幹事さんに、アクセス 2007 が活躍します。
その 1 : 名前とフリガナ、会費だけを印刷した名簿を作ろう
人集めも幹事の大切な仕事です。一人ずつの名前が書かれた案内状を配布すれば、出席者も増えることでしょう。男女別に管理している会費を表示するのも、アクセス 2007 を使えば面倒ではありません。
案内状の中身を作成しましょう。文字を入力したり、会費を表示できるようにします。
会費の総額と参加人数を簡単に集計できます。たとえば、出欠や会費のデータを後から更新してもすぐに反映されますから安心です。
イベント当日は、幹事は何かと忙しいもの。受付は誰かに頼めるとよいでしょう。住所や電話番号まで書かれた名簿をそのまま印刷してしまっては使いにくいですし、個人情報の観点からの好ましくありません。会社名、名前とフリガナ、会費など、必要な情報だけをピックアップした名簿を作成します。これで、受付業務がスムーズなことは必至です。
アクセス 2007 をまだお持ちでない方は、マイクロソフト ユーモールの「お得に買おう! Office 2007 購入ナビ 」を是非、ご覧ください。購入にまつわる皆様の疑問にお答えします。
