シートのフォーマットを作成した人とは別の人が作業する場合、意図しないセルに入力してしまったり、本来の目的とは異なるデータを入力してしまったりといったトラブルが起こりがちです。対象のセルやシートにあらかじめ各種の設定を行っておくことで、こうしたトラブルを回避できます。
たとえば、あるセルには一定の範囲の数値しか入力しない、といったケースはよくあると思います。この場合、「データの入力規則」の機能を利用することで、それ以外のデータの入力を拒否するように設定することができます。
ここでは、目的のセル範囲に、2009 年 3 月の日付しか入力できないように設定します。入力規則を設定したいセル（範囲）を選択し (3-1)、リボンの [データ] タブの [データツール] グループの [データの入力規則] をクリックします (3-2)。
[データの入力規則] ダイアログ ボックスの [設定] タブで、[入力値の種類] で [日付] を選択します。
[データ] が[次の値の間] になっている状態で、[次の日付から] に「2009/3/1」、[次の日付まで] に「2009/3/31」と入力し (3-3)、[OK] ボタンをクリックします (3-4)。
対象のセルに設定した範囲以外の日付、または数値や文字列などを入力しようとすると、エラーメッセージが表示され、入力が拒否されます。
○Point
[データ] としては、[次の値の間] 以外にも、[次の値に等しい]、[次の値以上] などさまざまな指定方法が可能です。また、[データの入力規則] ダイアログ ボックスの [エラーメッセージ] タブで、表示されるエラーメッセージの内容などを設定することもできます。
どんなデータを入力すればいいかわかりづらい場合は、そのセルを選択したときにメッセージを表示させることもできます。この機能も、「データの入力規則」の設定によるものです。
メッセージを表示させたいセル（範囲）を選択し (3-5)、リボンの [データ] タブの [データツール] グループの [データの入力規則] をクリックします (3-6)。
[データの入力規則] ダイアログ ボックスが表示されたら、[入力時メッセージ] タブをクリックし、[タイトル] と [メッセージ] を入力して (3-7)、[OK] ボタンをクリックします (3-8)。
対象のセルを選択すると、設定したメッセージが表示されます。
数式のセルなど、一見空白に見えても、実は何らかのデータが入っている場合があります。そうしたセルに間違って入力されてしまわないようにするためには、ワークシートを保護しておくというのもいい方法です。
ワークシートを保護すると、初期設定の状態では、すべてのセルが入力・編集できなくなります。
シートの保護を実行する前に、まず、データを入力・編集してもよいセルだけ、“ロック”の状態を解除しておく必要があります。目的のセル範囲を選択し (3-9)、リボンの [ホーム] タブの [セル] グループの [書式] をクリックし、[セルのロック] をクリックします (3-10)。
リボンの [ホーム] タブの [セル] グループの [書式] をクリックし、[シートの保護] をクリックします。
[シートの保護] ダイアログ ボックスが表示されます。ここで保護したい内容を設定し、必要に応じて [シートの保護を解除するためのパスワード] を設定して (3-11)、[OK] ボタンをクリックします (3-12)。念のため、もう一度パスワードを入力するダイアログ ボックスが表示された後、ワークシートが保護されます。
シートが保護された状態になり、あらかじめロックを解除しておいたセル以外は変更できなくなります。変更しようとすると、下のようなメッセージが表示されます。
○Point
シートの保護を解除したい場合は、リボンの [ホーム] タブの [セル] グループの [書式] をクリックし、[シート保護の解除] をクリックします。パスワードを設定した場合は、表示されるダイアログ ボックスにそのパスワードを入力します。
ここで紹介した 3 つのテクニックをマスターして、作業のミスの防止にぜひ役立ててください。
次に紹介するのは、大きな表で作業するときに便利なテクニックです。
