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伝説のプレゼンターを目指せ! 第2回 4ムダ無くして生産性アップ

1 フライト 50 枚?
プレゼンテーションソフトは、自らの思考を弱めうる両刃の剣だと前回論じた。思考の壁を打ち破るために、まずは言いたいことを文章で書き下し、アウトライン機能を使いこなそう。今回は、生産性の壁、だ。プレゼンテーション資料をどう生産性高く、上手に作るのか。

焦っちゃいけない。お客さまの前に立ってのプレゼンテーションにはまだ早い。まずは、しっかりした内容(コンテンツ)を作り上げよう。そのための、生産性。投入工数に対して、どれだけの付加価値を得るか、で測られるヤツだ。

ボストンコンサルティンググループ 在籍中に、世界中のマネジャーが集まる研修先で、こんなアンケートがあった。

「出張の1フライト中に、平均何枚のスライドを書いていますか?」

一種のお楽しみアンケートなのだが、みなマジメに答えていて、海外のマネジャーたちの平均は確か 50 枚程度だったか。つまりたった数時間のフライト中に、顧客向け報告資料の大体が出来てしまうということだ。これは凄まじい生産性の高さと言えよう。邪魔の少ない閉鎖空間(機内)のなせる技か …

もちろん、こんな「枚数生産性」なんて何の意味もない。付加価値のあるスライドでなくては、何百枚数あってもただのゴミだ。でも、どうコンテンツ自体の付加価値を上げるかは、前回のテーマ。これ以上ここでは扱わない。

それでも生産性を上げるには?そう、生産性=付加価値÷投入時間。分子がダメなら分母で勝負。投入時間・労力を如何に減らすかで勝負するのだ。

目次
探すムダ、迷うムダ、動かすムダ
探さず、迷わず、動かさない
編集容易性を上げて、編集の手間(ムダ)を減らす

探すムダ、迷うムダ、動かすムダ
コンサルタントとして、お客さまの企業にお邪魔して、気が付く「ムダ」が幾つか。その一つが、パソコン操作スキルの低さ、だ。驚くほど、低い。きっと業務に支障はなくて、年配の方よりは上手く使えて、でも多分それで満足しちゃってる。スキルの低さを自覚せずに、上手だと思い込んでいる。

だから低いまま。

ある企業でホワイトカラーの詳細な時間分析を行ったときのこと。そのプロジェクトの目的はズバリ、労働時間の 15 % 短縮。でも教育投資を 5 % 分増やしたいから、必要な削減分は 20 % 。一日平均労働時間が 10 時間とすれば、 2 時間もの短縮だ。

実際プロジェクトでは、様々な施策を行い、それを8割方達成した。でも、実はもっと簡単な方法もあった。それが、パソコン操作スキルの向上、だ。

そのIT先進企業のホワイトカラーたちは、日々膨大な量の資料を作成していた。労働時間の7割方はパソコンに向かっていただろう。会議中ですら、そうだ。でも、我々から見てそのパソコン操作スキルは十分高いモノでは決してなかった。若手バリバリのヒトですら。

タッチタイピングのスピードはもちろんだが、実はそれより大きなムダがいっぱいある。

それが探すムダ、迷うムダ、動かすムダ、だ。それらを無くせば (特に PowerPoint の場合)、資料作成に要する時間を軽く 2 ~ 3 割は短縮できる。

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PROFILE

三谷 宏治

三谷 宏治

1964 年大阪生まれ、 2 歳半から福井で育つ。 福井県立 藤島高校卒業後、浪人し上京。駿台予備校を経て東京大学 理科一類に入学。理学部 物理学科に進学するも、学部卒での「文系就職」の途を選ぶ。

87 年~ 96 年、ボストンコンサルティンググループ勤務 (内、 91 年夏~ 92 年末まで INSEAD 留学 MBA 修了、 1 年半のフランス、欧州生活を送る。

96 年~ 2006 年までアクセンチュア勤務。03 年~ 06 年まで同社 戦略グループ統括 エグゼクティブ・パートナー。同グループの 200 名超への成長に貢献。

現在、『子どもたちへの教育』を主軸に活動中。金沢工業大学大学院 客員教授、グロービス経営大学院 客員准教授、早稲田大学 非常勤講師。妻、長女、次女、三女と東京都世田谷区に在住。

※著書より

著書

「トップコンサルタントがPTA会長をやってみた - 発想力の共育法」(英治出版)

「トップコンサルタントがPTA会長をやってみた」(英治出版)


「突破するアイデア力」(宝島社新書)

「突破するアイデア力」(宝島社新書)


「観想力 空気はなぜ透明か」

「観想力 空気はなぜ透明か」


「CRM 顧客はそこにいる」(共著)


「crmマーケティング戦略 顧客と共に」(いずれも東洋経済新報社)

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