ビジネスマンが毎日必ず使うものの一つとして、E メールは外せないだろう。メールは通常の手紙に比べて、用件を簡潔に伝えることが非常に重要である。用件以外に入れる内容としても、初頭に「お疲れ様です」「お世話様です」、末尾には「宜しくお願いします」程度のものとなるだろう。

しかし、自分も企業に勤めて、社内やベンダー、海外などと多くのメールのやり取りをしてきたが、あまりにも簡素すぎるというか、書き手に心がないんじゃないだろうか、というような機械的メールをもらうと、受け手としては気持ちゲンナリしてしまう。やはり、メールとはいえ大事なコミュケーション手段だ。心のないメールばかりでは寂しくなってしまう。顔をあわす機会がない相手だからこそ、自分の人柄を伝えるのにメールは大切な手段であるともいえるだろう。

簡潔で短いメールであっても、ほんの少しだけでも「メール心」が欲しい、そこに美学をもとめてしまう。例えば、少々面倒なことを頼む時には「恐縮ですが」や「申し訳ないのですが」と入れるだけでも随分印象は変わるものだし、感謝の気持ちを伝えたいときには、「心より感謝いたします」や「有り難く思っております」と語尾に入れるだけでも全然違う。

自分がそのように確信していても、相手にとって都合が悪く言いにくい内容は、「～ように思われるのですが」や、「～でいかがでしょうか」と少し遠まわしにいれるだけでもいい。読み手も素直な気持ちで、内容を聞き入れることができるだろう。個人的に好きな使い方としては、「～していただけると幸いです」という言い回しだ。「～してください」というよりもずっと相手側の立場に立ってものを言っている印象に伝わるし、相手も悪い気はしない。

そう、メールも自分都合だけで書くのではなく、読む人の立場に立ってメールを書くということも大事だ。これはビジネスに最も必要である、高いコミュニケーション力を保つことに関係していくとはいえないだろうか。メールひとつで繋がるビジネスが、このネットワーク社会にはいくらでも存在しているのだから。

短い言葉の中にも、伝えるべき内容と共に気持ちを伝える、そんなビジネス メールをサラリと嫌みなく書けるようになれば、あなたもメール上級者と言われること間違いない。