電子メールは、現在の世界で最も使われ、最も重要とされるコミュニケーション ツールの 1 つになっています。このため、組織には、ユーザーの生産性向上に帰依する新しい機能を提供しつつ、電子メールシステムの継続稼動、データの損失回避、セキュリティ脅威からの保護を徹底することが今まで以上に求められるようになっています。

ユーザーは、予定表の情報、ログイン状態、活動状態、およびユーザー設定情報などを基に、最適なコミュニケーション手段を使って相手と連絡を取ることができます。地理的に分散しているメンバでチームが構成されることが多くなったため、プレゼンス情報はメンバの共同作業を可能にする接着剤の役割を果たします。1 回のフィードバックに丸 1 日を費やしてしまうような作業でも、メンバの空き時間が重なる時間を効率よく使えるため、以前よりも迅速に行うことができます。

従業員の多くは、一般的なインスタントメッセージング (たとえば MSN® Messenger、AOL® Instant Messenger™ Yahoo!® Messenger など) を各自で導入しているものです。しかし、それらにはセキュリティがほとんど備わっていません。広く知られたインスタントメッセージングの価値およびリスクの両方を認識している組織は、高いセキュリティで保護されたコミュニケーション手段を手に入れるために企業向けのシステムに目を向けつつあります。

複数の場所に分散しているメンバが、その必要が生じたときに情報交換を行って共同作業できるようになります。ユーザーは、電話回線を使って話しているときも各自のコンピュータに表示されたプレゼンテーションやドキュメントを見ることができます。質問をチャットを介して文字情報で交換することもできます。会議ソリューションを使えば、インフォメーションワーカーは席を離れることなく相手と連絡を取り合うことができるようになります。これは、生産性と効率性の上昇につながります。

日常的に使うアプリケーションにこの機能を統合することで、電子メール、予定表、ボイス メール、ユニファイド メッセージング、インスタント メッセージング、および会議と音声通信が統合され、現在のレガシシステムの特徴である分断環境では得ることが難しい簡素化された操作性を得ることができるようになります。