インフォメーション ワーカーのためのコミュニケーション基盤

複雑な設定をすることなく、すぐに使える多様な並べ替え機能

Outlook 2003 では、複雑な設定をすることなく、既定でよく利用するメッセージの並べ替え機能を用意しています。日付だけでなく、差出人や件名による並べ替えによってフォルダから目的のメッセージをいち早く見つけ出すことができます。また、並べ替え機能は、メッセージの流れを確認する場合にも有益です。たとえば、テーマ別に並び替えを行うと、同一テーマ内のスレッドが階層表示され、発言の流れがより分かりやすくなります。メッセージのプレビューも併用すれば、冒頭 3 行が表示されるため、いますぐに読むべきメールかどうかを瞬時に判断でき、効率的にメッセージを処理できます。

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受信メッセージのフォローアップを忘れない、フラグ機能

相手先にメッセージの重要度を告知するフラグのほか、Outlook 2003 では処理が必要な受信メッセージの目印となるクイック フラグも追加されています。6 色のクイック フラグには、「返信が必要なメールには、赤色を利用」など、自分なりにルールを設定して利用できます。また、アラームも利用できますので、指定の時間までにフォロー アップを忘れる心配もありません。 Outlook 2003 に既定で用意されている検索フォルダ、［フラグの設定されたメール］では、フラグつきのメッセージだけを一覧で表示することも可能です。

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繰り返し行う作業を記録しておく、新感覚のフォルダ

電子メール メッセージの整理 (仕分け作業) では、物理的なフォルダに電子メール アイテムを移動することがありました。Outlook 2003 では、インフォメーション ワーカーがメッセージを効率的に整理できるよう、新しく 2 つのフォルダ機能を用意しています。メッセージを効率的に整理する新しいフォルダは、繰り返し行う検索作業をフォルダ化できるため、情報の処理能力も向上します。

検索フォルダ

以前のバージョンでは、複数のフォルダに格納されたメッセージを条件に従って一覧表示する場合、検索を行うか、メッセージを複数のフォルダに移動して保存しておく必要がありました。検索フォルダは、検索結果をそのままフォルダとして利用できますので、毎回検索を行う必要がありません。また、目的にあわせて作成しておけば、［受信トレイ］や［送信済みアイテム］のメッセージを物理的なフォルダに移動して整理する必要がなくなります。

お気に入りフォルダ

お気に入りフォルダは、よく利用するフォルダのショートカットです。メッセージの整理が進むと、用途に合わせて作成するフォルダや検索フォルダは増加します。フォルダは名前順で並ぶため、多数のフォルダが存在する場合、目的のフォルダを探すのに時間がかかってしまう場合もあります。頻繁に利用するフォルダはあらかじめ登録しおくことで、情報をスピーディーに利用できます。

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