No. 248 - Macでのファイルナビゲーションをおさらいする
～習得すれば仕事もスイスイ

■新iPodのニュースは機会をあらためて!

今回はニュースを書きたいが書くことができない。というのも日本時間の９日の夜に新型iPodが発表されるのがわかっているのだが、この原稿はその前に書いているからだ。新型iPodの詳細は続報でお伝えするとして、今回はその前段階のニュースを紹介しよう。

まずはアップル社主催のコンテストから。アップル社は小、中、高校、大学生、専門学校生を対象にした「学生デジタル作品コンテスト」を行っている。５分以内のQuickTime作品を募集するコンテストで、締め切りは12月18日。

Macと言えば映像だけでなく音楽制作でも定番のパソコンだが、多くのミュージシャンが愛用する音楽制作ソフト「Logic Studio」が９月４日に発売された。アップル社は11月６日に、Final Cut Studioによる映像編集とLogic Studioを使った音楽制作の魅力を紹介するワールドツアーイベント「Pro Studio World Tour 2009 東京」を開催する。

Macがビジネスシーンで、どんな威力を発揮するか知りたい人には、Mac OS X Server Snow Leopardを紹介する「Mac on Network」というイベントが９月25、26日に東京アップル本社のセミナールームで開催されるので、こちらも注目だ。

■Spotlight vs. フォルダの活用

さて、今回はMacでのファイル管理の方法について、あらためてまとめ直してみたい。

ほとんどは基本中の基本で、慣れたユーザーの人には周知のことだが、それでもまとめなおすことで何かが見えてくるかも知れない。

新OS、Snow Leopardの登場で変わった部分も紹介できればと思う。

もっとも、「ファイルの整理」がテーマと言いつつ、いきなりそれを否定するようだが、今のMac OS Xでは、「ファイルの整理」が一切不要であることが大きな魅力となっているので、まずはその点について紹介しよう。

・ファイル整理を不要にしたSpotlight

Mac OS XにはSpotlightという強力な検索機能があるので、これを使えばファイルを一切、整理しないで１つのフォルダに放り込んでおいても、いつでも簡単に目的のファイルを見つけ出すことができる。

Spotlightは、書類のタイトルに使われている文字列はもちろん、書類の中に登場する文字列でも検索できるのでとても便利だ。

例えば「美術館」について書いた書類を探しているとしたら、control+スペースキーでSpotlight検索メニューを表示させて、そこに「美術館」と打ち込めば、ファイル名に「美術館」とついているものはもちろん、書類中に「美術館」と記されているものも表示される。さらに、ここには最近、閲覧した美術館関連のWebページなども表示される。

もし今、仕事で「美術館」関係のプロジェクトを進めているなら、Spotlightメニューから「すべてを表示」を選んで「Spotlight」の検索ウィンドウを表示させる。

そしてウィンドウ右上の「保存」ボタンを押して、検索内容を保存しておけば、常に「美術館」関係のあらゆる情報が表示される検索ウィンドウがFinderのサイドバー（ウィンドウ左側）に追加される。「最後に開いた日」をクリックして、最近、開いた情報から順に表示されるようにしておけば、作業中の書類にもすぐにアクセスができて便利だ。

・サイドバーを活用

続いてはドックやサイドバーの活用について考えてみよう。

仕事関連の情報などは、名前をつけたフォルダなどに入れてひとまとめにしておくと便利であることは、あらためて言うまでもないだろう。

さらに、現在とりかかっているプロジェクトの関連書類など、１日に何度も利用するようなフォルダはFinderのサイドバーに追加しておくと便利だ。サイドバーには、いくつもの便利な特徴がある：

１．「開く」ダイアログに表示
サイドバーは「開く」ダイアログにも表示される。起動中のアプリケーションの「開く」ダイアログから、１クリックでプロジェクトのフォルダを呼び出し、目的のファイルを選ぶことができる。

２．「保存」ダイアログに表示
サイドバーは「保存」ダイアログにも表示される。なので、新規書類の「保存」先としても簡単に選択できる。

３．項目の追加が簡単
「サイドバー」に新規項目を追加するのは簡単だ。フォルダのアイコンをサイドバーの好きな場所にドラッグすればいい。ドラッグ先はFinderのサイドバーでも、開く／保存ダイアログボックスのサイドバーでもOKだが、ドラッグするフォルダはFinderからドラッグする必要がある

４．項目の取り外しが簡単
忘れられがちだが「サイドバー」は項目の取り外しも簡単だ。１週間単位でプロジェクトがクルクル変わるような人は、毎週始めにその週のプロジェクトのフォルダをサイドバーに追加し、翌週にはそれを外すといった操作を繰り返せばサイドバーがフォルダだらけにならずにすむ。

・ドックの活用

長期間にわたって使い続ける頻用ファイル、例えば「ひな形」書類などが入ったフォルダはドックに登録しておくと便利だ。

ドックに登録したフォルダは保存先として使う際にはとくに便利ではないが、たくさん用意された項目の中から目的の項目を選び出して「開く」という行為には非常に向いている。

特にLeopardから新たに追加され、Snow Leopardで強化された「スタック表示」機能は非常に便利だ。

ドックに登録しておくと便利なフォルダの代表格は、「アプリケーション」フォルダだろう。アプリケーションフォルダを登録し、「グリッド」表示を選んでおくと、たった１個のアイコンスペースから、すぐに目的のアプリケーションが呼び出せる。

これまでの「スタック」表示では、表示できる項目数に限りがあったが、Snow Leopardからはグリッド表示にスクロールバーが追加された。

他にも人に見せることが多いプレゼンテーションが入ったフォルダや、お気に入り写真を入れたフォルダなどはドック登録向きだ。

・ツールバーの活用

サイドバーやドックの項目が増えて困っている人には、あまり知られていないtipsを教えよう。実はMacのFinderではツールバーにもよく使う項目を追加できる。

項目の登録はドラッグするだけで、ほぼツールバーの登録方法と同じだ。ただし、項目を取り外すときはコマンドキーとoptionキーを押しながらドラッグする必要がある。

ツールバーのアイコンは、開く／保存ダイアログには表示されず、Finderでのみ利用ができる。Finderでのフォルダナビゲーションで起点としているフォルダ、例えば「デスクトップ」や「ホーム」フォルダなどを登録しておくと便利かも知れない。

「グリッド表示にスクロールバーが追加された」

■フォルダ内から目的ファイルを見つけ出す

ここまではフォルダへのアクセスをしやすくする方法の紹介だったが、ここからはフォルダ内のファイルへのアクセスについて考えてみよう。 たくさん項目が入ったフォルダの中から、目的のファイルをどうやって簡単に見つけ出すかだ。

・「並べ替え」の活用

「ツールバーの「アクション」メニューから並び順を変更」

非常に便利なのに意外と使われていないのが「並べ替え」の活用だ。

フォルダ内の「さっき修正したばかり」のファイルを探しているときは、フォルダ内表示をリスト表示に切り替えて（コマンド＋２）、「変更日」と書かれている部分をクリック。「変更日」の右隣に「▼」が表示された状態にする。こうするとファイルが更新日の新しい順に羅列される。

「あのファイルは確かPDF形式」のように書類の種類がわかっている場合や特殊なファイル形式の書類を探すときは、「種類」の欄をクリックする。

Finderは、名前、種類、書類の作成日、変更日といった属性で、瞬時にファイルの並びを変更できるので、これを使わない手はない

ちなみにSnow Leopardからは、リスト表示だけでなく、アイコン表示（コマンド＋１）、カラム表示（コマンド＋３）、Cover Flow表示のすべてで、項目の並び順を変えられるようになった。並び替えは「表示」メニューか、ツールバーの「アクション」メニューから行う。

・フォルダ内「検索」の活用

「Spotlight」には、検索範囲を絞り込んで検索する機能もある。

たくさん書類が入ったフォルダをFinderで開き、ウィンドウ右上のSpotlight検索ボックスに検索したいキーワードをタイプする。するとまずは、「このMac」に入っているすべての項目を対象とした検索結果が現れるが、ウィンドウの上の方に選択していたフォルダの名前が表示されるので、それをクリックすれば検索範囲を開いていたフォルダ内だけに限定できる。

ちなみにSnow Leopardの「Finder環境設定」では、検索実行時、まず「現在のフォルダ内」の検索結果を表示させるオプションも選べる。

ちなみに、Spotlight検索ではキーワードがわからない場合でも、書類の種類や最後に開いた日付、書類に埋め込まれたGPS位置データ、書類のオーナーやコピーライト情報、使用されたフォント、「赤目フィルタ」を使ったか否かなど、極めて事細かな条件で検索することもできる。

「Finder環境設定のオプション」

「細かな条件での検索」

そうした検索をするには、「ファイル」メニューの「検索」を選ぶ（あるいはコマンド＋F」を押して、検索モードに切り替え、ウィンドウ左上に表示される「種類」と表示されたメニューを使って条件を設定する。右側にある「＋」を選択すれば複合条件での検索も可能だ。

・ファイル間の細かな違いを区別する

同じ書類のバージョン違いなど、似た内容の書類がたくさん入っているフォルダでは、さらに詳細なナビゲーションが必要になってくる。ここでうまく使い分けたいのが、Finderの「アイコン」、「リスト」、「カラム」、「Cover Flow」の４つの表示モードと、QuickLookの「インデクスシート」を使った画像ナビゲーション機能だ。

１）QuickLookのインデクスシート

まずはあまり知られていないインデクスシートから紹介しよう。

まずフォルダ内の比較したい複数個の書類をあらかじめ選択する（すべてを選択しても構わない）。その状態で、ツールバーにある「目玉」のアイコンをクリックしてQuickLook機能を呼び出す。すると選択された書類の１つめの中身がQuickLook表示される。

この状態で、QuickLookの操作バーで右から２番目に表示されるボタンをクリックして、全画面表示に切り替えることをお勧めしたい。この状態で操作バーの右から３番目「インデクスシート」を選ぶと、選択しておいた書類の中身がエクスポゼ機能を実行したように画面一杯に展開されるので、見たい画像を選んでクリックして大写しにする。

再びマウスで「インデクスシート」ボタンを押せば、全書類が見渡せる。

表示させる画像は矢印キーを押して切り替えることもできる。区別がつかないほど似ている写真などを２つだけ選択して、左右矢印キーで素早く切り替えると、どこの箇所が違っているかがわかりやすい。

２）「アイコン」＆「Cover Flow」表示

この素晴らしいQuickLook機能に加え、Leopard以降では、書類のアイコンはサムネール表示（開いた状態の表示を縮小した表示）になり、さらにSnow LeopardのFinderでアイコンサイズが最大512×512ドットになったために、ほとんどの書類は開かないでも中身がわかるようになった。Finderのアイコン表示モードでは、ウィンドウ右下にスライダーが用意され、これを使ってアイコンサイズを自由自在にコントロールできる。

おまけにOffice書類やPDFファイルなどのような複数ページに渡る書類のアイコンには、カーソルを近づけると左右の矢印が表示されるので、これを使ってページめくりまでできる。ムービーならアイコン状態で再生ができるのだ。

同様にCover Flow表示も、アイコンを大写しにできるのが魅力だ。しかも、Cover Flowでは、まるで積み重ねられた雑誌の中から目的の雑誌をめくるような感覚で、ファイルを次から次へとプレビューできるのが楽しい。

３）「リスト」　＆　「カラム」表示

「インスペクタ」

では、「リスト」表示や「カラム」表示にはメリットがないのかというと、そんなことはない。

この２つは、例えば書類の変更日やファイルサイズなど、外観以外の特徴から書類を見つけ出すのに非常に便利だ。

「リスト」表示は、１つのフォルダ内だけに注目して、そこにある項目を好きな順番で並べ替えられるのが強みだ。

一方、「カラム」表示では、フォルダの上下階層を自由自在に移動できるのが強みとなっている。

これらを使って、たくさんのファイルを比較したい場合は、ぜひともoption＋コマンド+"I"を押して「インスペクタ」を表示することをお勧めしたい。

Finderでは、ファイルを選択して「ファイル」メニューから「情報を見る」を選ぶと、その書類に関するさまざまな詳細情報が表示されるが、インスペクタは、この「情報」ウィンドウの特別バージョンで、Finderでファイルを選択するたびに表示内容が切り替わり、今、選択中のファイルの詳細情報を表示してくれる。

このインスペクタと「リスト」、「カラム」表示を組み合わせれば、属性からのファイル探しが簡単になるはずだ。

■「開く」、「保存」ダイアログのナビゲーション

「ダイアログ上でFinderからドラッグ&ドロップもできる」

Finder同様に、ファイルナビゲーションが重要なのが「開く」、「保存」のダイアログボックスだが、実はこちらのナビゲーション機能もかなり充実している。

Leopard以降では、Finder同様にアイコン、リスト、カラム表示の３つの表示モードとSpotlight検索による項目の絞り込みができるようになったのに加えて、Snow LeopardではQuickLook機能を使って（スペースを押して）、開く前に書類の中身を確認することも可能になった。

「開く」、「保存」のダイアログボックスでは、現在、選択中のフォルダ名がメニュー表示になっており、ここをクリックすると上の階層にあるフォルダが一覧表示される。また、メニューの仕切りの下には、最近利用したフォルダの名前が一覧表示される。

もちろん、これに加えてサイドバーから目的のフォルダを選ぶことも可能だ。

これでも足りなければ、Finderで開いている目当てのフォルダのアイコンを開く、保存ダイアログ上にドラッグ＆ドロップすることも可能だ。

■プロクシーアイコンを使ったナビゲーション

最後にプロクシーアイコンを使ったファイルナビゲーションについても紹介しよう。

プロクシーアイコンとは、ウィンドウの上に表示される、そのウィンドウを表すアイコンのことだ。

実はこのアイコンはドラッグが可能になっている。

例えばテキストエディットで書き始めたメモを、Wordを使って本格的な書類に昇格させようと思ったら、その書類のプロクシーアイコンをドラッグして、ドック上のWordのアイコンに重ねればいい。

あるいはWordで「開く」ダイアログを表示させておいた上で、そこにプロクシーアイコンをドラッグしてもOKだ。

このプロクシーアイコンについては、もう１つ秘密の機能がある。コマンドキーを押しながら、プロクシーアイコンをクリックすると、そのアイコンの実体（ファイル）が置かれているフォルダ階層が表示されるのだ。

例えば、その書類ファイルが入っているフォルダを開きたい場合は、コマンドキーを押しながら、プロクシーアイコンをクリックして、フォルダ名を選んだ状態でマウスボタン（トラックパッドボタン）をリリースすれば、Finderでそのフォルダが開く。

■Twitter、お題

今回はMacの中級者、上級者には基本中の基本だが、初心者の人には、用語的にも難しい部分が多かったかも知れない。だが、頑張ってこのあたりの操作をマスターしてしまうと、Macを使ったファイルナビゲーションの便利さに間違いなくほれぼれしてしまうことだろう。

さて、今回のTwitterのお題では、みなさんがMacのファイル管理でどんな工夫をしているかのアイディアを交換したい。

Twitterがどんなサービスか知らない人は、ぜひ、こちらの「No.238 「Twitter」のススメ」を読んでみて欲しい。

お題１．
フォルダを使ったファイルの仕分けで特に工夫している部分はありますか？
［タグ： #appleseye #folderorganization］
回答例：
#appleseye #folderorganization プロジェクト単位でフォルダをつくって、関連書類はすべてそこに保存しています。プロジェクトが終わったらそのままバックアップしています。
#appleseye #folderorganization プロジェクト単位でのフォルダ仕分けが難しいので１週間ごとの日付の名前がついたフォルダで書類を管理している

お題２．
Macでのファイル管理で、お題１の仕分け以外で工夫している箇所はありますか？
［タグ： #appleseye #fileorganization］
回答例：
#appleseye #fileorganization パソコンを持ち歩かない派なので、書類はすべてMobileMeのiDiskに保存しています。
#appleseye #fileorganization 面倒なので一切、整理していません。詳細はこちら